Microsoft 365-prenumeration är en populär tjänst som ger många möjligheter. Enligt Microsofts data finns det mer än 120 miljoner användare över hela världen nu. Men många människor känner inte till alla funktioner som den erbjuder. I den här guiden lär du dig hur du enkelt får ut det mesta av din prenumeration.
Tjänster du får
I många fall använder proffs oftast Outlook såväl som klassiska Microsoft-produkter som Word och Excel. Men många går miste om avancerade funktioner och lösningar som följer med prenumerationen. Dessa kan öka produktiviteten, optimera processer och göra ens liv enklare.
Det är viktigt att förstå exakt vad du får för att använda det mesta av sviten. De flesta elever vet bara hur man skriver i ett Word-dokument. Men om du är en av dem som tänker ”jag skulle hellre betala någon för att skriva mitt papper än att göra det själv”, skulle du vilja hitta fler sätt att använda Microsofts verktyg.
Och man behöver veta om alla tjänster de får, som gratis revisioner, valda deadlines och expertråd från erfarna skribenter. Det är en fantastisk möjlighet för studenter. De kan ha stor nytta när de vet om det. Detsamma gäller för att göra det mesta av ditt Microsoft 365-abonnemang.
Sammantaget, med denna svit får man tillgång till:
- Ord;
- excel;
- Power Point;
- Microsoft Defender;
- Redaktör;
- Syn;
- OneDrive;
- En anteckning.
Och det är avgörande att veta hur man använder dem till din fördel. Du kan till exempel dela ditt abonnemang med upp till 5 personer om du väljer ett familjepaket. Detta kan vara ett prisvärt sätt att få alla produkter för en grupp människor.
Här är några andra tips om hur du får ut det mesta av detta köp.
Funktioner du kan använda i Microsoft 365-prenumeration
Börja med "Berätta för mig"
Om du är ny på den här lösningen är den perfekta funktionen att börja med "berätta för mig." Det är vanligtvis placerat överst i alla appar du använder. Den fungerar som en sökmotor för att hjälpa användare att hitta genvägar och funktionella funktioner. Kanske finns det saker du kan göra mycket snabbare och bättre med avancerad funktionalitet du inte visste om.
Och det är ganska bekvämt att komma åt alla hjälpsamma life hacks direkt från appen istället för att googla på den.
Fokuserad inkorg
Tidigare fanns det en Clutter-funktion. Nu är den ersatt av en fokuserad inkorg. Huvudsyftet är att göra din e-posttjänst mer användbar och bekväm.
När du slår på den kommer applikationen att samla in data om vilka bokstäver du läser och vad du låter hänga. Detta ger lösningen en förståelse för vilka budskap som är högsta prioritet. Baserat på det skapar det preferenser för dig. Efter det kommer alla dina bokstäver att separeras i fokuserade och andra.
Det betyder att du först och främst ser de högsta prioriteringarna. Och alla meddelanden med låg prioritet finns i "Övrigt". Du kan också ändra status för dem genom att högerklicka på meddelandet och välja "Flytta till fokus" eller "Flytta till annat."
Det är en effektivt verktyg för dig som sysslar med mycket professionell korrespondens.
Öka säkerheten med Microsoft Defender
Detta är en fantastisk app som enkelt hanterar onlinesäkerhet. Du kan skydda dina enheter och data med det, vilket är avgörande i den digitala tidsåldern.
En av de största fördelarna är att alla tjänster och statusar finns på ett ställe. Det finns funktioner för skydd mot skadlig programvara och nätfiske samt antivirusgenomsökningar. Appen ger också varningar och råd om onlinebedrägerier och skumma metoder, så att du kan vara mer försiktig online.
Använd Office Lens
Denna applikation är utmärkt för att ta anteckningar oavsett om du är student eller professionell. Det är ganska enkelt – ta en bild av en text eller ett papper och förvandla det till en digital anteckning. Det sparar enormt mycket tid när du behöver lagra lite information snabbt.
Denna teknik gör lära sig mer engagerande. Det hjälper också att hålla reda på alla anteckningar och ha digital tillgång till dem hela tiden.
Lagra allt i OneNote
Om du har många anteckningar och tar dem ofta är OneNote en fantastisk programvara för att hålla dem alla på ett ställe. Här kan du:
- Skapa anteckningar;
- Skriv att göra-listor;
- Organisera anteckningsböcker, sidor och avsnitt;
- Markera viktiga punkter;
- Dela anteckningar med andra;
- Rita något;
- Lägg till olika multimediafiler (ljud, video eller dokument);
- Spara anteckningar på din enhet.
Det är ett exceptionellt tidshanterings- och organisationsverktyg som kommer väl till pass för alla.
Återkalla meddelanden
En av de trevliga funktionerna som Outlook har är möjligheten att återkalla skickade brev som inte har lästs ännu. Hur många gånger har du till exempel glömt att lägga till en fil i brevet och behövt skicka en ny? Ja samma. Den enda nackdelen är att det bara fungerar om ni båda (du och mottagaren) använder Microsoft 365 eller Exchange.
Välj bara bokstaven, öppna den och välj fliken "meddelande". Du kommer att se en lista med "åtgärder" och ett alternativ för att "återkalla det här meddelandet." Efter det, radera de olästa kopiorna eller välj att ta bort olästa kopior genom att ersätta dem med en ny bokstav.
Organisera dokument med Sharepoint
Sharepoint är en enastående molnbaserad lösning för att hantera alla typer av dokument. Man kan skapa anpassade vyer och lägga alla viktiga filer där. Nu har du alltid tillgång till dem oavsett var du är.
Du kan också organisera dem baserat på olika filter från prioriteringar till platser. Detta hjälper till att hitta rätt på några sekunder. Man kan också få tillgång till dokument för att dela dem med andra eller samarbeta i ett dokument med kollegor.
Och med Share+ kan du lägga till ett dokument i form av en delbar länk till dina e-postmeddelanden istället för att ladda upp bilagor.
Få tillgång till tidigare kopior
Saker händer. Ibland tar du bort en fil av misstag, och då måste du göra allt flera gånger. I Microsoft 365 kan du dock få tillbaka tidigare sparade kopior i SharePoint eller OneDrive. Du har upp till 25 dokument att återställa om du behöver.
Öka produktiviteten med mallar
Med verktyget Templafy kan man skapa och dela alla typer av mallar för dokument och presentationer. Detta är fördelaktigt även för företag och enskilda företagare. Istället för att skapa något från grunden kan du helt enkelt komma åt dina mallar och spara lite tid.
Det fungerar med alla andra Microsoft-applikationer och levererar konsekvent formatering och varumärke.
Andra användbara funktioner
- Smart Lookup låter dig lära dig allt du skriver om. Med ett klick får du ett Bing-sökresultat för alla ord eller nyckelfraser du är nyfiken på;
- Du kan samarbeta och bli medförfattare i Word-dokument som sparats i OneDrive eller SharePoint;
- Man kan använda olika kortkommandon för att vara effektivare;
- Du kan också signera alla dina dokument med en DocuSign-app;
- Lägg till personer i specifika grupper för enkel kommunikation.
Sammanfattningsvis
Microsoft 365 är en kraftfull svit som har mycket funktionalitet som många proffs inte känner till. Med ett kunnigt förhållningssätt kan du organisera ditt arbete mycket mer effektivt.
Bildkälla: https://unsplash.com/photos/mbLr6NEatMI
Lämna en kommentar
Har du något att säga om den här artikeln? Lägg till din kommentar och starta diskussionen.