Hoe u het meeste uit uw Microsoft-abonnement haalt

Microsoft 365-abonnement is een populaire service die veel mogelijkheden biedt. Volgens gegevens van Microsoft zijn er nu wereldwijd meer dan 120 miljoen gebruikers. Maar veel mensen zijn niet op de hoogte van alle functies die het biedt. In deze handleiding leert u hoe u gemakkelijk het meeste uit uw abonnement kunt halen. 

Diensten die u krijgt 

In veel gevallen gebruiken professionals voornamelijk Outlook en klassieke producten van Microsoft zoals Word en Excel. Veel mensen missen echter de geavanceerde functies en oplossingen die bij het abonnement worden geleverd. Deze kunnen de productiviteit verhogen, processen optimaliseren en het leven gemakkelijker maken. 

Het is belangrijk om te begrijpen wat u precies krijgt om het grootste deel van de suite te gebruiken. De meeste studenten kunnen alleen typen in een Word-document. Als u echter een van degenen bent die denkt: "Ik zou liever... iemand betalen om mijn paper te schrijven dan het zelf te doen”, zou je meer manieren willen vinden om de tools van Microsoft te gebruiken. 

En je moet op de hoogte zijn van alle diensten die ze krijgen, zoals gratis revisies, gekozen deadlines en deskundig advies van ervaren schrijvers. Het is een geweldige kans voor studenten. Ze kunnen enorm profiteren als ze ervan op de hoogte zijn. Hetzelfde geldt voor het optimaal benutten van uw Microsoft 365-abonnement.

Over het algemeen krijgt men met deze suite toegang tot: 

• Word; 
• uitblinken; 
• PowerPoint; 
• Microsoft-verdediger; 
• Editor;
• Outlook; 
• Een schijf; 
• OneNote. 

En het is cruciaal om te weten hoe u ze in uw voordeel kunt gebruiken. Zo deel je je abonnement met maximaal 5 personen als je kiest voor een gezinspakket. Dit kan een betaalbare manier zijn om alle producten voor een groep mensen te krijgen. 

Hier zijn enkele andere tips om het meeste uit deze aankoop te halen. 

Functies die u kunt gebruiken in Microsoft 365-abonnement

Begin met "Vertel me"

Als deze oplossing nieuw voor u is, is de perfecte functie om mee te beginnen 'vertel het me'. Het wordt meestal bovenaan alle apps geplaatst die u gebruikt. Het werkt als een zoekmachine om gebruikers te helpen snelkoppelingen en functionele functies te vinden. Misschien zijn er dingen die je veel sneller en beter kunt doen met geavanceerde functionaliteit die je niet kende. 

En het is best handig om toegang te krijgen tot alle handige life-hacks rechtstreeks vanuit de app in plaats van te Googlen. 

Gerichte postvak IN

Voorheen was er een rommelfunctie. Nu wordt het vervangen door een gerichte inbox. Het belangrijkste doel is om uw e-mailservice bruikbaarder en handiger te maken. 

Als je hem aanzet, verzamelt de applicatie gegevens over welke letters je leest en wat je laat hangen. Dit geeft de oplossing inzicht in welke berichten topprioriteiten zijn. Op basis daarvan creëert het voorkeuren voor u. Daarna worden al je brieven gescheiden in gericht en anders. 

Het betekent dat u allereerst de topprioriteiten ziet. En alle berichten met een lage prioriteit staan ​​in de "Overige". U kunt de status voor hen ook wijzigen door met de rechtermuisknop op het bericht te klikken en 'Verplaatsen naar gericht' of 'Verplaatsen naar ander' te kiezen. 

Het is een effectief hulpmiddel voor degenen die te maken hebben met veel professionele correspondentie. 

Verhoog de beveiliging met Microsoft Defender

Dit is een geweldige app die gemakkelijk online beveiliging beheert. Je kunt er je apparaten en data mee beschermen, wat cruciaal is in het digitale tijdperk. 

Een van de belangrijkste voordelen is dat alle services en statussen op één plek staan. Er zijn beveiligingsfuncties tegen malware en phishing, evenals antivirusscans. De app geeft ook waarschuwingen en advies over online oplichting en duistere praktijken, zodat u online voorzichtiger kunt zijn. 

Office-lens gebruiken

Deze applicatie is geweldig om aantekeningen te maken, of je nu een student of een professional bent. Het is vrij eenvoudig: maak een foto van een tekst of een vel papier en maak er een digitale notitie van. Het bespaart enorm veel tijd wanneer u snel wat informatie moet opslaan. 

Deze technologie maakt boeiender leren. Het helpt ook om alle notities bij te houden en er altijd digitale toegang toe te hebben. 

Alles opslaan in OneNote

Als je veel aantekeningen hebt en ze vaak maakt, is OneNote een geweldige software om ze allemaal op één plek te bewaren. Hier kan je:

• Maak notities; 
• Takenlijsten schrijven; 
• Notitieboeken, pagina's en secties ordenen; 
• Markeer belangrijke punten;
• Deel notities met anderen; 
• Teken iets; 
• Voeg verschillende multimediabestanden toe (audio, video of documenten); 
• Bewaar notities op uw apparaat. 

Het is een uitzonderlijke tool voor tijdbeheer en organisatie die voor iedereen van pas komt. 

Berichten oproepen

Een van de leuke features van Outlook is de mogelijkheid om verzonden brieven die nog niet gelezen zijn terug te halen. Hoe vaak bent u bijvoorbeeld vergeten een bestand aan de brief toe te voegen en moest u een nieuwe sturen? Ja hetzelfde. Het enige nadeel is dat het alleen werkt als jullie allebei (jij en de ontvanger) Microsoft 365 of Exchange gebruiken. 

Kies gewoon de brief, open deze en kies het tabblad "bericht". U ziet een lijst met 'acties' en een optie om 'dit bericht terug te roepen'. Verwijder daarna de ongelezen exemplaren of kies voor het verwijderen van ongelezen exemplaren door ze te vervangen door een nieuwe letter. 

Documenten ordenen met Sharepoint

Sharepoint is een uitstekende cloudgebaseerde oplossing voor het beheren van alle soorten documenten. Men kan aangepaste weergaven maken en alle belangrijke bestanden daar plaatsen. Nu heb je er altijd toegang toe, waar je ook bent. 

Je kunt ze ook ordenen op basis van verschillende filters van prioriteiten tot locaties. Dit helpt om binnen enkele seconden de juiste te vinden. Men kan ook toegang krijgen tot documenten om ze met anderen te delen of samen te werken aan één document met collega's. 

En met Share+ kunt u een document in de vorm van een deelbare link aan uw e-mails toevoegen in plaats van bijlagen te uploaden. 

Toegang tot eerdere exemplaren

Dingen gebeuren. Soms verwijder je per ongeluk een bestand, en dan moet je alles herhaaldelijk doen. In Microsoft 365 kunt u echter eerder opgeslagen exemplaren in SharePoint of OneDrive terugkrijgen. Je hebt maximaal 25 documenten om te herstellen als dat nodig is. 

Verhoog de productiviteit met sjablonen

Met de tool Templafy kan men alle soorten sjablonen voor documenten en presentaties maken en delen. Ook voor bedrijven en individuele ondernemers is dit voordelig. In plaats van iets helemaal opnieuw op te stellen, hebt u eenvoudig toegang tot uw sjablonen en bespaart u wat tijd. 

Het werkt met alle andere Microsoft-toepassingen en levert consistente opmaak en branding. 

Andere handige functies

• Met Smart Lookup kunt u alles leren waarover u schrijft. Met één klik krijg je een Bing-zoekresultaat voor elk woord of elke sleutelzin waar je nieuwsgierig naar bent; 
• U kunt samenwerken en co-auteur worden van Word-documenten die zijn opgeslagen in OneDrive of SharePoint; 
• Men kan verschillende sneltoetsen gebruiken om efficiënter te zijn; 
• U kunt ook al uw documenten ondertekenen met een DocuSign-app; 
• Voeg mensen toe aan specifieke groepen voor eenvoudige communicatie.

Samengevat

Microsoft 365 is een krachtige suite met veel functionaliteit die veel professionals niet kennen. Met een deskundige aanpak kunt u uw werk veel efficiënter organiseren.

Uitgelichte afbeeldingsbron: https://unsplash.com/photos/mbLr6NEatMI