Cómo aprovechar al máximo su suscripción de Microsoft

La suscripción a Microsoft 365 es un servicio popular que brinda muchas oportunidades. Según los datos de Microsoft, ahora hay más de 120 millones de usuarios en todo el mundo. Pero mucha gente no conoce todas las funciones que ofrece. En esta guía, aprenderá a aprovechar al máximo su suscripción con facilidad. 

Servicios que obtiene 

En muchos casos, los profesionales utilizan principalmente Outlook, así como productos clásicos de Microsoft como Word y Excel. Sin embargo, muchas personas se pierden las funciones y soluciones avanzadas que vienen con la suscripción. Estos pueden aumentar la productividad, optimizar los procesos y hacer la vida más fácil. 

Es importante comprender qué es exactamente lo que obtiene al usar la mayor parte de la suite. La mayoría de los estudiantes solo saben escribir en un documento de Word. Sin embargo, si eres de los que piensa: “Prefiero pagarle a alguien para que escriba mi trabajo que hacerlo yo mismo”, le gustaría encontrar más formas de usar las herramientas de Microsoft. 

Y uno necesita saber acerca de todos los servicios que obtienen, como revisiones gratuitas, plazos elegidos y asesoramiento experto de escritores experimentados. Es una gran oportunidad para los estudiantes. Pueden beneficiarse enormemente cuando lo saben. Lo mismo ocurre con aprovechar al máximo su suscripción a Microsoft 365.

En general, con esta suite, uno tiene acceso a: 

• Palabra; 
• Excel; 
• PowerPoint; 
• Microsoft Defender; 
• Editor;
• Perspectiva; 
• OneDrive; 
• OneNote 

Y es crucial saber cómo usarlos en tu beneficio. Por ejemplo, puede compartir su suscripción con hasta 5 personas si elige un paquete familiar. Esta puede ser una forma económica de obtener todos los productos para un grupo de personas. 

Aquí hay algunos otros consejos sobre cómo aprovechar al máximo esta compra. 

Funciones que puede usar en la suscripción de Microsoft 365

Comience con "Cuéntame"

Si es nuevo en esta solución, la característica perfecta para comenzar es "dime". Por lo general, se coloca en la parte superior de cualquier aplicación que esté utilizando. Funciona como un motor de búsqueda para ayudar a los usuarios a encontrar accesos directos y funciones funcionales. Tal vez hay cosas que puede hacer mucho más rápido y mejor con funciones avanzadas que no conocía. 

Y es bastante conveniente acceder a todos los trucos útiles para la vida directamente desde la aplicación en lugar de buscarlo en Google. 

Bandeja de entrada enfocada

Anteriormente había una función de Clutter. Ahora se reemplaza por una bandeja de entrada enfocada. El objetivo principal es hacer que su servicio de correo electrónico sea más útil y conveniente. 

Al encenderlo, la aplicación recopilará datos sobre qué letras lees y qué dejas colgando. Esto le da a la solución una comprensión de qué mensajes son las principales prioridades. Basado en eso, crea preferencias para usted. Después de eso, todas sus letras se separarán en enfocadas y otras. 

Significa que, en primer lugar, ve las principales prioridades. Y todos los mensajes de baja prioridad están en el "Otro". También puede cambiar el estado para ellos haciendo clic derecho en el mensaje y eligiendo "Mover a Enfocado" o "Mover a Otro". 

Es un herramienta efectiva para quienes manejan mucha correspondencia profesional. 

Aumente la seguridad con Microsoft Defender

Esta es una gran aplicación que administra la seguridad en línea con facilidad. Puede proteger sus dispositivos y datos con él, lo cual es crucial en la era digital. 

Una de las principales ventajas es que todos los servicios y estados están en un solo lugar. Hay funciones de protección contra malware y phishing, así como análisis antivirus. Además, la aplicación brinda alertas y consejos sobre estafas en línea y prácticas sospechosas, para que pueda ser más cauteloso en línea. 

Usar lente de oficina

Esta aplicación es ideal para tomar notas tanto si eres estudiante como profesional. Es bastante sencillo: toma una foto de un texto o una hoja de papel y conviértela en una nota digital. Ahorra una gran cantidad de tiempo cuando necesita almacenar información rápidamente. 

Esta tecnología hace aprender más atractivo. También ayuda a realizar un seguimiento de todas las notas y tener acceso digital a ellas en todo momento. 

Almacene todo en OneNote

Si tiene muchas notas y las toma con frecuencia, OneNote es un excelente software para guardarlas todas en un solo lugar. Aquí puedes:

• Crear notas; 
• Escribir listas de tareas pendientes; 
• Organice cuadernos, páginas y secciones; 
• Resalte los puntos importantes;
• Comparte notas con otros; 
• Dibujar algo; 
• Agregue diferentes archivos multimedia (audio, video o documentos); 
• Guarda notas en tu dispositivo. 

Es una herramienta organizativa y de gestión del tiempo excepcional que resulta útil para cualquier persona. 

Recuperar mensajes

Una de las buenas características que tiene Outlook es la oportunidad de recuperar las cartas enviadas que aún no se han leído. Por ejemplo, ¿cuántas veces te has olvidado de añadir un archivo a la carta y has tenido que enviar uno nuevo? Si igual. El único inconveniente es que solo funciona si ambos (usted y el destinatario) usan Microsoft 365 o Exchange. 

Simplemente elija la carta, ábrala y elija la pestaña "mensaje". Verá una lista de "acciones" y una opción para "recuperar este mensaje". Después de eso, elimine las copias no leídas u opte por eliminar las copias no leídas reemplazándolas con una nueva letra. 

Organizar documentos con Sharepoint

Sharepoint es una excelente solución basada en la nube para administrar todo tipo de documentos. Uno puede crear vistas personalizadas y colocar todos los archivos importantes allí. Ahora siempre tienes acceso a ellos sin importar dónde estés. 

También puede organizarlos en función de varios filtros, desde prioridades hasta ubicaciones. Esto ayuda a encontrar el correcto en segundos. También se puede obtener acceso a documentos para compartirlos con otros o colaborar en un documento con colegas. 

Y con Share+, puede agregar un documento en forma de enlace para compartir a sus correos electrónicos en lugar de cargar archivos adjuntos. 

Acceder a copias anteriores

Las cosas pasan. A veces, elimina un archivo por error y luego tendrá que hacer todo repetidamente. Sin embargo, en Microsoft 365, puede recuperar copias guardadas anteriormente en SharePoint o OneDrive. Tiene hasta 25 documentos para restaurar si es necesario. 

Aumente la productividad con plantillas

Con la herramienta Templafy, se pueden crear y compartir todo tipo de plantillas para documentos y presentaciones. Esto es ventajoso para empresas y empresarios individuales también. En lugar de redactar algo desde cero, simplemente puede acceder a sus plantillas y ahorrar algo de tiempo. 

Funciona con todas las demás aplicaciones de Microsoft y ofrece un formato y una marca coherentes. 

Otras funciones útiles

• Smart Lookup permite aprender sobre cualquier cosa sobre la que estés escribiendo. Con un clic, obtendrá un resultado de búsqueda de Bing para cualquier palabra o frase clave que le interese; 
• Puede colaborar y convertirse en coautor en documentos de Word guardados en OneDrive o SharePoint; 
• Uno puede usar varios atajos de teclado para ser más eficiente; 
• También puede firmar todos sus documentos con una aplicación DocuSign; 
• Agregue personas a grupos específicos para facilitar la comunicación.

En resumen

Microsoft 365 es una suite poderosa que tiene muchas funciones que muchos profesionales desconocen. Con un enfoque bien informado, puede organizar su trabajo de manera mucho más eficiente.

Fuente de imagen destacada: https://unsplash.com/photos/mbLr6NEatMI