首先让我们弄清楚板门户定义,特别是如果您以前没有遇到过这种类型的门户。
因此,可以将此软件与包含所有经理和董事的 Web 应用程序进行比较。 首先,创建此门户是为了促进董事会任务的完成。 此外,这些服务还提供对董事会文件(过去和现在)的保密访问。
此外,用户可以访问工具,使管理员更容易为董事会会议做准备、召开会议和分析会议结果。
借助虚拟董事会会议,可以改善各个董事会成员之间的互动,即使他们位于不同的大陆。
在今天的评论中,您将通过 iDeals、Boardmap 和 Boardvantage 服务的示例了解会议室的基本功能。 更多详细信息,您可以访问 https://boardroommind.com/.
转向 Board Portal 软件的原因
数字化和技术的发展已经触及人们活动的所有领域,包括商业。 相对最近,运输不便且制造文件夹成本高的纸质文档管理已普及。 为存储文件、快递等分配空间需要额外的费用。
如今,大多数公司已经转向使用董事会管理软件,其主要特点是易用性、安全性和效率。
在使用会议室时,公司可以依靠确保公司数据的机密性和安全性。 董事会软件允许在准备阶段、会议期间或会议结束时解决复杂的问题。 借助高级过滤器和标记选项,查找文档只需点击几下。
这提高了公司的效率,降低了劳动力和时间成本。
董事会门户服务的主要优势
现在,让我们来看看虚拟会议室的最大优势,这些优势已经使它们成为所有行业企业的必备工具。
根据业务类型的不同,收益的优先级可能会发生变化,但最常见的优先级如下所列。
- 董事会门户几乎可以同时向所有接收者提供必要的机密数据。 对于具有适当权限级别的平台的所有用户,文档、更新和修订中的所有更改也会同步显示。
- 在高度可靠和安全的门户中提供对会议文档、消息、档案材料等的集中访问。 由于 AES 加密、两因素身份验证等,大多数最新的董事会文档管理软件都提供了信息保护。 此外,公司数据受到保护,不会受到来自外部的恶意破坏。
- 为导演提供安全的在线笔记和协作。 在这种情况下,所有消息、数据、董事会会议记录都会被存档,并且可以在必要时进行后续分析。
- 提高分发书籍和其他文件的生产和分发效率。
- 高度准确的会议安排,能够快速做出更改,推迟等等。
选择 Board Portal 软件时要比较的主要功能
第一个董事会门户软件出现在 2000 年代初期。 然后这些技术没有我们现在看到的发展程度:它们存在安全问题,存储大小限制等等。 此后,棋盘门户软件经历了几个发展阶段。 目前,乍一看,您可以找到大量提供类似产品的会议室提供商,因此在它们之间进行选择可能是一项艰巨的任务。
下面,您可以看到您应该注意的基本标准以及一流的董事会门户服务的一些示例:Boardmaps、iDeals 和 Boardvantage。
管理管理工具的可用性
重要的是要了解特定服务如何帮助管理员更轻松地为董事会会议做准备,以及在时间、日期或文件发生变化时如何更新信息。 这将帮助您将在当前条件下花费多少时间与您将使用该服务的情况进行比较。
在这个阶段,您还应该决定门户网站的易用性。 例如,如果您查看 iDeals 或 Boradmap 服务,您会注意到界面是多么的简约以及适应它是多么容易。
移动性和便捷交互
大多数董事和董事会成员必须经常出差。 这种日常职责可能会导致问题,因为他们可能无法及时发现有关公司的新闻和更新信息。 在董事会软件的帮助下,可以保持董事会董事 100% 参与公司的生活。 因此,您应该了解服务提供的便利性,包括在 iDeals、Boardmaps 和 Boardvantage 服务中实施的手机应用程序。
实现安全
这是最重要的条件之一,因为董事会文件的机密性和消息的安全性是关键。
寻找能够保护信息并使其更易于访问的软件。 指定信息的存储方式(本地或云中),在紧急情况下保存数据的选项有哪些等。例如,iDeals 和 Boardmap 带有 256 位加密和双因素身份验证。 至于 Boardvantage,它还经过了 SOC 2 Type II 审核。
支持服务
在这里,您需要了解在出现问题时可以获得的支持级别:
- 平台上有培训资料吗?
- 您需要为支持服务付费还是包含在您购买的套餐中?
- 支持团队什么时候可用,是否支持多种语言?
- 您可以通过哪些沟通渠道联系支持团队?
如果您查看 Boardmaps、iDeals 和 Boardvantage,那么所有这些服务都提供 24/7/365 多语言帮助台,包括实时聊天和电话支持。
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