Phòng dữ liệu ảo do siêng năng - Xem điều gì quan trọng

Thẩm định pháp lý là một giai đoạn bắt buộc trong quá trình thu hút vốn hoặc ký kết các thỏa thuận về việc sáp nhập các công ty. Quá trình này thường mất vài tuần đến vài tháng, nhưng với sự ra đời của các dịch vụ phòng dữ liệu, nó có thể nhanh hơn nhiều, cho phép mỗi bên tận dụng tối đa.

Phòng dữ liệu ảo là gì? Đây là phần mềm đặc biệt cho phép lưu trữ và chuyển giao thông tin giữa các công ty hoặc trong một tập đoàn theo những cách đáng tin cậy và an toàn mà không có nguy cơ bị truy cập trái phép vào dữ liệu quan trọng. Chỉ người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào giấy phép, tài liệu tài chính, pháp lý, thuế và các thông tin khác và chủ sở hữu công ty hoặc cá nhân chỉ có thể tham gia phòng dữ liệu ảo bằng lời mời đặc biệt.

Bây giờ, hãy nói về tầm quan trọng của chức năng như vậy đối với công ty của bạn và những gì bạn cần biết chính xác trước khi quyết định chọn phần mềm phòng dữ liệu phù hợp.

Sự siêng năng đến hạn là gì, và VDR áp dụng cho nó như thế nào?

Chúng ta đã quen với việc sử dụng phòng dữ liệu m & a và điều đó không còn ngạc nhiên nữa, nhưng phạm vi ứng dụng VDR rộng hơn nhiều và bạn có thể thấy rằng ngay cả trong tình huống của mình, đó chỉ là những gì bạn cần. Ngoài trách nhiệm giải trình, các giao dịch kinh doanh khác nhau có thể được thực hiện với sự tham gia của các phòng dữ liệu điện tử. Chúng sẽ cần thiết cho các mục đích sau:

1. Phân tích người mua hoặc người bán trước khi ký hợp đồng thông minh hoặc trước khi có giấy phép;
2. Gây quỹ để mở rộng hoặc phát triển một công ty khởi nghiệp;
3. Cung cấp lưu trữ đáng tin cậy cho thông tin công ty: tài liệu, công thức nấu ăn, bằng sáng chế, giấy phép, báo cáo, v.v.
4. Đảm bảo giao tiếp thuận tiện với nhân viên, đối tác và nhà đầu tư.

Mỗi công ty phải đối mặt với những thách thức riêng và do đó mục đích sử dụng phòng điện tử có thể khác nhau. Điều chính là mỗi mục tiêu như vậy sẽ đạt được và bạn sẽ thấy những lợi thế của riêng mình mà phần mềm phòng dữ liệu mang lại cho bạn.

Các phần chính của phòng ảo để kiểm tra thích hợp

Khi sử dụng phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến để thẩm định, bạn có thể áp dụng công cụ này cho nhiều mục đích kinh doanh khác nhau. Do đó, bạn có thể cần các phần như:

• Kiểm tra hành chính
• Sự siêng năng về pháp lý, tài chính hoặc M&A
• Kiểm toán thuế hoặc kiểm toán tài sản, v.v.

Khi bạn chọn phần mềm, chỉ chú ý đến chức năng cơ bản là chưa đủ. Bạn cũng nên xem xét liệu các phần cụ thể này có sẵn không vì chúng có thể tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho công việc của bạn với các tài liệu.

Làm thế nào để phân loại dữ liệu trong thư mục phòng dữ liệu ảo?

Phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến cho phép tổ chức tài liệu và dữ liệu kinh doanh một cách thuận tiện nhất. Tốt nhất, cấu trúc nên có thứ bậc, với các thư mục riêng biệt cho từng bộ phận của công ty. Sự sắp xếp này sẽ cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết và phân phối dữ liệu mới vào các thư mục thích hợp.

Cơ cấu chính xác hoàn toàn phụ thuộc vào các chi tiết cụ thể của các hoạt động của công ty bạn và cách tổ chức các vấn đề kinh doanh cũng như cơ cấu của chính tổ chức đó. Ví dụ: bạn có thể tạo các thư mục sau trong phòng dữ liệu ảo:

• Chứng từ tài chính;
• Thông tin tiếp thị: chiến dịch quảng cáo, khách hàng, bài thuyết trình, v.v.;
• Hồ sơ của nhân viên và những người ứng tuyển vào các vị trí nhất định;
• Hợp đồng, thỏa thuận, nghĩa vụ;
• Bằng sáng chế, giấy phép, công thức nấu ăn hoặc công thức, v.v.

Cấu trúc của phòng dữ liệu điện tử có thể có bất kỳ hình thức nào, tùy thuộc vào việc sắp xếp mà thuận tiện hơn cho bạn. Bạn có thể tự mình suy nghĩ về cấu trúc VDR hoặc sử dụng các mẫu tạo sẵn do dịch vụ cung cấp dataroomreviews.org để cho bạn thấy khả năng tối đa của phần mềm đó và tạo điều kiện thuận lợi cho những bước đầu tiên trong quá trình tương tác của bạn với công cụ này.

Sau khi bạn đã suy nghĩ kỹ về cấu trúc và thứ bậc của các thư mục, bạn có thể điều chỉnh quyền truy cập vào chúng và đóng một số phần nhất định để truy cập công khai. Do đó, bạn không chỉ tổ chức tài liệu kinh doanh mà còn thiết lập sự bảo vệ đáng tin cậy nhất cho nó. Đây chính là điều mà doanh nghiệp cần trong điều kiện ngày nay.

Tại sao Sử dụng VDR cho sự siêng năng giải quyết thay vì thực hiện theo cách truyền thống?

Mỗi công ty bắt đầu sử dụng phòng dữ liệu ảo vì những lý do riêng. Thường xuyên hơn không, đó là sự thẩm định khi gây quỹ hoặc sáp nhập các công ty là động lực để tích hợp các phòng dữ liệu trực tuyến vào các hoạt động kinh doanh thường ngày của bạn. Sau đó, những lợi thế của phần mềm như vậy trở nên rõ ràng và không thể chối cãi, vì vậy một khi bạn sử dụng công cụ này, bạn sẽ không muốn từ bỏ những lợi thế của nó.

1. Bảo mật ở mức cao nhất. Thẩm định là một quá trình kinh doanh cởi mở tối đa khi một doanh nghiệp phải tiết lộ thông tin về các vấn đề tài chính, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển đầu tư, dữ liệu về giấy phép và bằng sáng chế, tài liệu thuế và bất kỳ thông tin nào khác vẫn bị công khai truy cập. Phòng dữ liệu ảo sử dụng các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cao nhất và kết hợp một số phương pháp mạnh mẽ để đảm bảo mức độ bảo mật mà bạn cần.
2. Truy cập vào dữ liệu cần thiết ở mọi nơi trên thế giới. Bằng cách này, bạn có thể hợp tác với các đối tác từ các quốc gia khác nhau mà không có bất kỳ hạn chế nào.
3. Sự đơn giản của các cài đặt cho phép người dùng với bất kỳ trình độ đào tạo nào có thể dễ dàng hiểu các chức năng có sẵn và hiểu cách mọi thứ hoạt động. Điều này mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho bất kỳ ai giao dịch với các thương vụ M&A.
4. Thống kê và báo cáo phân tích cho phép bạn biết khi nào và ai đã xem hoặc tải xuống một số tài liệu nhất định.
5. Sự tiện lợi của việc tổ chức dữ liệu có nghĩa là bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tổ chức phòng dữ liệu chính xác theo cách bạn cần để làm việc suôn sẻ và cộng tác với các đối tác.
6. Kiểm soát quyền riêng tư thuộc về chủ sở hữu doanh nghiệp. Bạn định cấu hình các cấp độ truy cập khác nhau cho những người dùng khác nhau và giữ kín dữ liệu bí mật với các bên thứ ba. Gửi lời mời cho phép đối tác chỉ xem thông tin bạn sẵn sàng chia sẻ.

Đã đến lúc tốc độ ra quyết định là rất quan trọng. Các công ty không còn có thể dành hàng tháng trời để thẩm định chỉ trong các cuộc họp trực tiếp. Vì vậy, phòng dữ liệu trực tuyến trở thành một công cụ định hình cho sự lớn mạnh và phát triển, củng cố nỗ lực của bạn với sự hỗ trợ của các đối tác.