Mẹo Gmail đơn giản nhưng hiệu quả mà bạn nên thử ngay hôm nay

Gmail chắc chắn là Nhà cung cấp Dịch vụ Email và Hộp thư đến Email tốt nhất! Chúng tôi thích sử dụng nó cho cá nhân của chúng tôi và mục đích nghề nghiệp, và nó sẽ giống nhau đối với hầu hết các bạn. Ngoài những gì Google đã thêm vào Gmail, bạn có thể sử dụng một số tính năng không xác định cũng như các mẹo và thủ thuật của bên thứ ba. Trong một trong những bài viết trước đây của chúng tôi, chúng tôi đã đề cập đến phần đầu Thủ thuật Gmail để tiết kiệm thời gian của bạn, bằng cách sử dụng các tính năng có sẵn và các dịch vụ khác.

Tuy nhiên, giờ đây, chúng tôi có một số việc khác phải làm với Hộp thư đến của Gmail. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số Thủ thuật Gmail đơn giản nhưng hiệu quả chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian của bạn. Hầu hết chúng đều được cung cấp bởi các tính năng có sẵn của Gmail nhưng những tính năng này ít được biết đến. Vì vậy, chúng ta sẽ bắt đầu chúng?

1. Bật và thiết lập tính năng trả lời thư trong kỳ nghỉ của Gmail cho các kỳ nghỉ lễ

Quản lý email của bạn là một nhiệm vụ khó khăn khi bạn là một người bận rộn! Và, bạn có thể tưởng tượng ra tình huống tồi tệ nhất khi bạn đang đi nghỉ lễ dài ngày. Bạn có thể nhận được rất nhiều email và thật không lịch sự nếu để chúng không trả lời. Tuy nhiên, việc cho họ biết rằng bạn đang đi nghỉ và cung cấp thông tin liên lạc khẩn cấp nếu bạn muốn là một việc làm chuyên nghiệp. Đây là những gì chúng tôi có thể thực hiện bằng cách sử dụng tính năng Thư trả lời thư của Hộp thư đến của Gmail. Điều này hoạt động trong cả tài khoản Gmail bình thường và tài khoản Google Apps.

Về cơ bản, Gmail Vacation Responder là một tin nhắn mà bạn gửi cho mọi người. Tất cả các email nhận được vào thời điểm cụ thể sẽ được trả lời lại bằng mẫu Người trả lời bạn đã tạo. Thư trả lời tự động của Gmail có thể bao gồm văn bản, số điện thoại và thậm chí cả Chữ ký số của bạn nếu bạn có. Bạn có thể tạo nội dung bằng cách sử dụng WYSIWYG Editor của Gmail. Bây giờ, chúng ta sẽ xem cách bạn có thể kích hoạt hệ thống Trả lời tự động này trong Hộp thư đến Gmail của mình.

Làm cách nào để bật tính năng trả lời thư trong kỳ nghỉ của Gmail?

Các bước rất đơn giản về cách thiết lập không có mặt tại văn phòng trong Gmail, chỉ cần làm theo chúng.

1.  Đi tới Cài đặt Gmail. Bạn có thể làm điều đó bằng cách nhấp vào nút Cog ở phía trên bên phải và chọn 'Cài đặt'.
2. Trong tab Cài đặt chung, có một phần được đặt tên là 'Trình trả lời thư khi nghỉ'.
3. Bây giờ, hãy nhấp vào nút 'Bật trả lời kỳ nghỉ' để kích hoạt hệ thống trả lời tự động.

Tại đây, bạn có thể cung cấp các thông tin khác nhau. Bạn có thể xác định thời gian hoạt động để bật tính năng - Ngày đầu tiên và Ngày cuối cùng. Trong phần nội dung, bạn phải đưa ra các dữ liệu như Chủ đề và Thông điệp. Bạn cũng có thể quyết định xem bạn có muốn gửi email trả lời cho những người có trong danh sách liên hệ của bạn hay không. Tức là, một người lạ sẽ không nhận được phản hồi tự động từ Gmail. Nếu bạn đã bao gồm thông tin bí mật như số liên lạc, bạn phải bật nút đó.

Với các bước này, bạn có thể thiết lập Gmail không có văn phòng nói chung và tài khoản Google Apps. Tuy nhiên, nếu bạn quan tâm, bạn cũng có thể thiết lập một số hành động bổ sung. Ví dụ: bạn có thể tự động chuyển tiếp một số email cụ thể nhờ các bộ lọc và nhãn mạnh mẽ của Gmail. Nhân tiện, bạn làm gì để tự động hóa email không quan trọng, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn tắt tất cả những điều này khi trở về sau kỳ nghỉ.

XEM THÊM: Các phím tắt trong Gmail để cải thiện năng suất » 

2. Tạo một thư mục mới trong Gmail

Bạn có nhận được hàng trăm email quan trọng trong Hộp thư đến Gmail của mình không? Khi bạn là một chuyên gia bận rộn, điều đó khá tự nhiên. Mặc dù thực tế là Gmail có năm danh mục khác nhau - chẳng hạn như Xã hội, Quảng cáo và Cập nhật - tất cả các email được gửi riêng sẽ nằm trong chính 'Hộp thư đến'. Và, bạn nên tạo các thư mục trong Gmail để quản lý tốt các email của mình. Trên thực tế, không có khái niệm chính xác về Thư mục trong Gmail, đó là về nhãn và danh mục. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng chúng thành thạo, Nhãn Gmail là cách tốt nhất để quản lý tất cả các email bạn nhận được. Bạn có thể gán các nhãn khác nhau cho một email.

Cách tạo một thư mục mới trong hộp thư đến của Gmail?

1. Bạn phải chọn thư Email mà bạn cần thêm vào thư mục mới.
2.  Trên đầu thư, bạn có thể thấy một vài nút và biểu tượng. Từ chúng, chọn biểu tượng 'Nhãn' có ảnh của thẻ.
3. Ở đó, bạn có danh sách các Nhãn Gmail hiện có và liên kết để tạo một nhãn mới. Nhấp vào nút 'Tạo Mới' để tiếp tục.
4. Bây giờ, bạn phải cung cấp tên của Nhãn. Ngoài ra, nếu muốn, bạn có thể thêm nhãn này vào dưới nhãn khác.
5. Nếu Thành công, bạn cũng có thể thấy tên Nhãn trong thông tin Email.

Bây giờ trở đi, bất cứ khi nào bạn nhận được email thuộc một danh mục cụ thể, bạn có thể thêm chúng vào nhãn. Phần tốt nhất của Gmail là nó học được thói quen của bạn theo thời gian. Như chúng tôi đã nói, bạn có thể hưởng lợi từ tính năng Nhãn của Gmail trong một số trường hợp nhất định, chẳng hạn như khi bạn có hàng trăm email cần được trả lời. Nhờ nhãn, bạn có thể nhận được chúng theo danh mục.

XEM THÊM: Outlook và Gmail: Tìm những gì mỗi chúng có để cung cấp cho bạn » 

3. Đăng nhập toàn bộ trang web của Gmail trên điện thoại di động

Bạn chưa truy cập Hộp thư đến Gmail từ trình duyệt web trên điện thoại di động của mình? Sau đó, bạn biết rằng Google đã thiết lập một giao diện sạch sẽ, đơn giản và hiệu quả để đọc và trả lời thư của bạn. Chúng tôi không nói về Ứng dụng Gmail chính thức cho Android và iOS, mà là trang web dành cho thiết bị di động. Tuy nhiên, đôi khi bạn phải tải toàn bộ trang Gmail trên thiết bị di động. Ví dụ: bạn có thể phải kiểm tra một tính năng chỉ có trong phiên bản Máy tính để bàn. Phiên bản đầy đủ có thể không hoàn hảo trong màn hình thiết bị di động, nhưng bạn có thể làm những gì bạn muốn.

Vì vậy, để tải phiên bản Gmail dành cho máy tính để bàn trên điện thoại di động, bạn có thể làm theo các bước sau.

1. Mở trình duyệt Google Chrome trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn. nếu bạn chưa có, bạn có thể tải xuống trình duyệt từ Play Store hoặc App Store.
2. Mở 'Chế độ ẩn danh mới' từ Menu của trang Tab mới.
3. Khi bạn ở chế độ Ẩn danh, hãy tải một số trang web ngẫu nhiên.
4. Sau khi trang web tải xong, bạn phải nhấn vào ba dấu chấm dọc để cài đặt. Từ danh sách các tùy chọn, hãy chọn 'Yêu cầu trang web trên máy tính để bàn.
5. Bây giờ, bạn sẽ ở trong phiên bản Máy tính để bàn đầy đủ của trang web.
6. Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhập www.mail.google.com để truy cập giao diện Gmail dành cho máy tính để bàn đầy đủ thay vì trang web Gmail dành cho thiết bị di động.

Như chúng tôi đã nói, điều này sẽ giúp bạn khi bạn cần toàn bộ chức năng của Gmail trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình. Sẽ rất tuyệt nếu bạn có một thiết bị có kích thước màn hình lớn hơn.

Có một giải pháp thay thế để khởi chạy phiên bản Gmail dành cho máy tính để bàn trên điện thoại của bạn. Đầu tiên, bạn phải đăng nhập vào Gmail bằng cách tải phiên bản di động. Sau khi đăng nhập, bạn có thể dán https://mail.google.com/mail/h/ trong thanh địa chỉ. Điều này sẽ dẫn bạn đến phiên bản HTML của Gmail, phiên bản này khá cơ bản nhưng toàn màn hình.

XEM THÊM:  Mẹo về Lịch Google mà bạn nên biết »

4. Cách Gửi Email đến Tất cả Địa chỉ Liên hệ của Bạn trong Gmail

Bạn có biết cách gửi email đến tất cả các địa chỉ liên hệ trong Gmail không? Vâng, bạn đã nghe đúng. Điều này rất hữu ích nếu bạn có một email dành riêng cho nhu cầu nghề nghiệp hoặc cá nhân. Bằng cách này, bạn có thể gửi một thư quan trọng cho tất cả mọi người trong một tổ chức - mà không cần nhập tên từng người một. Gmail có một tính năng tích hợp cho phép bạn gửi hoặc chuyển tiếp một email đến tất cả các địa chỉ liên hệ của bạn. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau để hoàn thành việc đó.

1. Nhấp vào nút 'Soạn thư' trên giao diện Gmail và màn hình bật lên sẽ nằm ở phần dưới cùng bên phải.
2. Trong không gian đầu tiên, bạn có thể thấy một liên kết có tên 'Tới'. Nhấp vào liên kết đó và bạn có thể thấy cửa sổ bật lên trên màn hình.
3. Từ Cửa sổ bật lên, bạn có thể chọn các địa chỉ liên hệ mà email sẽ được gửi đến.
4. Nhấp vào 'Chọn tất cả' và nhấn nút 'Chọn'.
5. Nhấn nút 'Gửi' và email sẽ được gửi đến tất cả các địa chỉ trong danh bạ của bạn.

Vì vậy, đó là câu trả lời của bạn cho câu hỏi của bạn về cách gửi email đến tất cả các địa chỉ liên hệ trong Gmail. Không sử dụng tính năng này cho thư rác, nhưng điều này có thể hữu ích cho việc chia sẻ hàng loạt thông tin quan trọng như thông báo toàn công ty và tất cả.

XEM THÊM: Cách Thêm Chữ ký trong Hộp thư đến Gmail »

5. Tìm vị trí của người gửi trong Gmail

Đôi khi, bạn có thể phải tìm vị trí của người gửi để có gửi email cuộc trò chuyện tốt hơn. Giả sử bạn nhận được một lời đề nghị tốt từ một quốc gia không xác định và bạn phải trả lời phù hợp với vị trí của cô ấy / anh ấy. Do đó, không có cách nào để tìm vị trí của người gửi trong Gmail. Điều đó đã nói, bạn có thể thử hai bước được đề cập bên dưới để có được ý tưởng.

• Phương pháp 1: Trong một số trường hợp, mặc dù không cần thiết, Gmail bao gồm địa chỉ IP của Người gửi. Điều này có thể áp dụng nếu người gửi đã sử dụng các ứng dụng email chuyên dụng như Outlook hoặc Thunderbird để quản lý email. Trong trường hợp đó, bạn có thể tìm thấy địa chỉ IP trong phần 'Thêm' của email đã nhận. Như bạn đã biết, địa chỉ IP có thể được sử dụng để tìm.
• Phương pháp 2: Giả sử rằng người gửi đến từ một quốc gia khác, sẽ có sự khác biệt về Múi giờ. Bạn có thể hiểu Múi giờ hiện tại từ giao diện thư Gmail riêng lẻ. Bằng cách tìm kiếm với Múi giờ, bạn có thể tìm thấy vị trí của người gửi trong Gmail.

Không có gì chắc chắn rằng các phương pháp này có thể hoạt động để tìm vị trí của người gửi. Tuy nhiên, bạn có thể thử hai cái này để bắt đầu.

XEM THÊM: Bộ lọc thư rác của Gmail hoạt động như thế nào? »

6. Tìm người đứng sau địa chỉ email trong Gmail

Địa chỉ Email thực sự là một cách hiệu quả để theo dõi ai đứng sau nó. Rốt cuộc, một ID email dường như là địa chỉ kỹ thuật số thực sự được tin cậy. Giả sử bạn nhận được một email từ một địa chỉ không có trong danh bạ của bạn. Bạn phải làm gì khi muốn tìm ra kẻ đứng sau email? Bạn có thể thử tìm kiếm nó trên Google. Nhưng kết quả có thể không tốt như vậy, đặc biệt nếu người đó không sử dụng email trong các không gian web công cộng. Và, đó là lúc chúng ta có thể sử dụng Reverse Lookup Email trong Gmail. Sau đây là hai phương pháp bạn có thể sử dụng để tìm kiếm ngược email.

• Phương pháp 1: Bạn có thể làm theo các bước chúng tôi đã nói trong mẹo trước để theo dõi vị trí. Tùy thuộc vào địa chỉ IP, bạn cũng có thể biết rõ về vị trí của người đó. Một lần nữa, điều này chỉ hữu ích nếu người gửi sử dụng một ứng dụng email chuyên dụng.
• Phương pháp 2: Bạn có thể sử dụng Facebook để thực hiện tìm kiếm ngược email. Quá trình này rất đơn giản. Bạn phải dán địa chỉ email vào thanh Tìm kiếm trên Facebook. Nếu có tài khoản Facebook được liên kết với ID email, bạn có thể xem Hồ sơ ngay lập tức. Nó có lẽ là cách hiệu quả nhất, vì hầu như tất cả mọi người đều có tài khoản Facebook ngày nay.

• Phương pháp 3: Có một số Dịch vụ Tìm kiếm Người như pipl và Spokeo. Bạn có thể nhập địa chỉ email vào thanh tìm kiếm và nhận thông tin về những địa chỉ này ngay lập tức. Nếu hai phương pháp nêu trên không giúp ích được gì cho bạn, bạn có thể thực hiện tìm kiếm rộng rãi thông qua các công cụ tìm kiếm người này.

• Phương pháp 4: Bạn cũng có thể sử dụng Email Sherlock. Email Sherlock sẽ giúp bạn tra cứu ngược email miễn phí trong Gmail, Yahoo, Hotmail hoặc bất kỳ dịch vụ email nào khác đã được hiển thị trong hộp thư đến của bạn. Như tên cho biết, Email Sherlock sẽ giúp bạn tìm xem id email có phải từ một người đã được xác thực hay không.

Kết luận - Mẹo Gmail đơn giản nhưng hiệu quả

Vì vậy, đây là những Mẹo Gmail đơn giản nhưng hiệu quả mà chúng tôi đã nói với bạn trong phần giới thiệu. Không nghi ngờ gì nữa, Trình trả lời thư trong kỳ nghỉ của Gmail và Tạo nhãn hữu ích cho hầu hết mọi người dùng Gmail. Ngay cả khi bạn đang sử dụng nó cho các nhu cầu cá nhân, việc quản lý email của bạn đúng cách là một điều tuyệt vời. Nhân tiện, bạn có mẹo Gmail đáng chú ý nào khác sẽ hữu ích cho người dùng phổ thông không? Chúng tôi rất vui được nghe từ bạn.