Tại sao bạn cần một chữ ký email doanh nghiệp?

Có một chữ ký email giống như đưa danh thiếp cho ai đó mỗi khi bạn gửi email. Bạn muốn trông chuyên nghiệp và thể hiện cá tính của công ty bạn.

Bạn sẽ không cung cấp cho khách hàng tiềm năng một mẩu giấy trắng với thông tin liên hệ của bạn được viết trên đó vì chữ ký email có thể là một công cụ có giá trị và dễ thực hiện.

Chữ ký email doanh nghiệp (chữ ký email chuyên nghiệp) chứa các chi tiết liên hệ rất quan trọng đối với cơ sở của bạn, vì vậy điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn là bảo vệ dữ liệu email bằng dịch vụ chữ ký email thích hợp.

Trình tạo chữ ký email có thể là một giải pháp tạm thời, tuy nhiên, bạn chỉ cần thực hiện một vài cú nhấp chuột để bảo vệ dữ liệu của mình. Hiện nay trên thị trường có một công cụ tạo chữ ký email miễn phí cho một chữ ký email chuyên nghiệp.

Chữ ký Email là gì?

Chữ ký email chỉ đơn giản là một hỗn hợp các từ được nhúng trong phần kết luận email. Nó có thể được chạy tự động hoặc được chèn vào chỉ bằng một nút bấm.

Bạn có thể hình dung nó giống như danh thiếp trực tuyến của bạn, nó hiển thị tất cả thông tin doanh nghiệp của bạn, bao gồm tên, số liên lạc và địa chỉ, cho người nhận.

Nó làm cho thẻ tổ chức email chữ ký của bạn trở thành công việc kinh doanh của bạn và giải phóng bạn khỏi nhu cầu chia sẻ số liên lạc và liên kết trên các trang web với bất kỳ ai mà bạn gửi email.

Một chữ ký email chuyên nghiệp có thể rất dễ tùy chỉnh và có thể phục vụ nhiều mục đích, bao gồm

• thể hiện phép lịch sự chuyên nghiệp;
• xây dựng nhận biết thương hiệu;
• dẫn đầu thế hệ;
• thúc đẩy lưu lượng truy cập đến trang web và phương tiện truyền thông xã hội của bạn;
• tạo ra một kết nối tích cực với chính bạn và doanh nghiệp mà bạn đại diện.

Những lý do hàng đầu khiến doanh nghiệp của bạn cần chữ ký email

Chuyển giao chuyên nghiệp

Khi bạn tiếp xúc với ai đó lần đầu tiên, họ không biết bạn là ai hoặc bạn là ai hoặc liệu những gì bạn đang nói có bất kỳ sự tin cậy nào hay không. Mặt khác, nếu email cũng chứa danh thiếp, nó có thể chứng minh rằng bạn là người hợp pháp.

Nó cho thấy rằng bạn là một doanh nhân thành lập hoặc điều hành một công ty hợp pháp với nhiều khách hàng và người theo dõi. Bạn có nhiều khả năng nhận được câu trả lời hơn khi mọi người có thể nhìn thấy thông tin liên hệ, trang web và các liên kết mạng xã hội của bạn.

Tạo liên hệ trực tiếp

Thông tin liên hệ cũng là công cụ hoàn hảo để đưa mối quan hệ của bạn với người nhận lên một tầm cao mới. Sau đó, bạn có thể làm điều kỳ diệu của mình để xây dựng lòng tin và biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng hoặc thậm chí là đối tác kinh doanh gắn bó.

Nuôi dưỡng khách hàng

Cần có thời gian để các mối liên hệ của bạn ấm lên đối với bạn và thương hiệu của bạn, vậy điều gì là vô giá trong trường hợp này? Đưa họ đến các trang mạng xã hội của bạn, nơi họ có thể nhanh chóng kết nối với các khách hàng khác, đọc các bài đánh giá và bài đăng mới nhất, đồng thời sử dụng tính năng trò chuyện để nhận thông tin trực tiếp từ nhóm của bạn.

Nó đưa bạn ra ngoài cuộc thi

Nổi bật trong nhóm là điều cần thiết trong thị trường ngày nay, chủ yếu qua email. Nhiều công ty không còn cạnh tranh chỉ trong phạm vi địa phương mà còn trong nền kinh tế toàn cầu.

Trong bối cảnh của email, thương hiệu của bạn phải nổi bật trong những hộp thư đông đúc để có bất kỳ tác động nào. Điều đó có nghĩa là bạn phải nổi bật so với hàng nghìn hoặc hàng triệu tổ chức tương tự trên toàn thế giới. Một email tuân thủ các nguyên tắc thương hiệu của công ty có nhiều khả năng làm được như vậy.

Nó mang lại giá trị kinh doanh của bạn

Một thương hiệu mạnh mang lại giá trị cho tổ chức ngoài sản phẩm hoặc dịch vụ. Các thương hiệu hàng đầu như Microsoft và Google không chỉ là những gì họ bán; tầm quan trọng của chúng vượt xa hơn thế.

Tính hợp pháp và tính chuyên nghiệp

Tạo ra một hình ảnh gắn kết trong toàn công ty của bạn cho thấy rằng doanh nghiệp của bạn đã được thành lập tốt.

Xây dựng thương hiệu

Chữ ký là cơ hội hoàn hảo để tạo thương hiệu cho mọi thông điệp bạn gửi đi. Nó thiết lập và củng cố con người của bạn với tư cách là một công ty.

Nhận diện thương hiệu

Bằng cách tạo một chữ ký email gắn kết cho từng nhân viên trong nhóm của bạn, bạn xây dựng sự công nhận thương hiệu cho từng người có email của nhân viên của bạn.

Danh thiếp kỹ thuật số

Chữ ký này là danh thiếp kỹ thuật số của bạn! Đó là một cách để kết nối với khách hàng và truyền tải sự cởi mở của bạn trong giao tiếp.

Hiệp hội cá nhân

Thêm một hình ảnh vào chữ ký email là quả anh đào ở trên cùng. Nó sẽ cho phép người nhận email tạo liên kết cá nhân và kết nối với bạn.

Liên kết nhanh đến những thứ quan trọng

Hãy nghĩ về những mối quan hệ quan trọng nhất mà bạn muốn giao tiếp. Đó là về những người nhận được nhắm mục tiêu của bạn. Bằng cách kết nối số điện thoại của công ty bạn, người nhận có thể gọi đến số đó để thực hiện một cuộc gọi nhanh chóng.

Ví dụ về Chữ ký Email Chuyên nghiệp

Dưới đây là một số ví dụ về chữ ký email tốt nhất, cho dù bạn là thương hiệu cá nhân hay sử dụng các công cụ tiếp thị để tăng chữ ký email mang thương hiệu cá nhân của bạn.

Chữ ký Email cho Đại diện Tiếp thị

Là một đại diện tiếp thị, bạn cần làm cho chữ ký của mình xuất hiện. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là thêm CTA hấp dẫn vào thiết kế của bạn.

Chữ ký email của nhà phát triển phần mềm

Đối với các nhà phát triển phần mềm, bạn nên đưa vị trí và công ty liên kết của mình lên trên cùng. Ghép nối nó với một hình ảnh đẹp và các liên kết để giới thiệu kinh nghiệm và danh mục đầu tư của bạn, và bạn sẽ sẵn sàng.

Chữ ký Email của Giám đốc điều hành

Là người đứng đầu công ty, nên để ảnh cá nhân ở trên cùng, sau đó là tên, chức vụ và thông tin của công ty. Liên quan đến chức danh công việc, chúng ta cũng có thể thấy thông tin liên hệ cơ bản, trang web công ty, biểu tượng truyền thông xã hội và tuyên bố từ chối trách nhiệm.

Chữ ký email của Giám đốc thương hiệu

Ví dụ này cho thấy một bước tiến so với các chữ ký trước đó, vì ví dụ này bao gồm một video CTA. Nó làm tăng độ tin cậy và lôi kéo người đọc tham gia nhiều hơn vào tài liệu.

Chữ ký Email cho Thương mại Điện tử

Liên quan đến Thương mại điện tử, nên bao gồm biểu ngữ sản phẩm trong khối chữ ký. Hiển thị phiếu mua hàng của bạn là một chiến lược phát triển kinh doanh vững chắc vì bạn có thể nhanh chóng thu hút khách hàng vào phễu bán hàng.

Kết luận

Không thể nói quá tầm quan trọng của việc xây dựng thương hiệu chữ ký email. Tất cả nhân viên phải sử dụng thiết kế chữ ký email hiển thị chính xác thương hiệu của công ty bạn trên mỗi email họ gửi.

Tuy nhiên, việc trình bày các chữ ký email có thương hiệu nhất quán là không thể nếu không có chính sách quản lý chữ ký email được thiết lập. Nhân viên có nhiều khả năng sử dụng thương hiệu email chữ ký thay vì thương hiệu của công ty.

Các thiết bị di động thường sẽ loại bỏ HTML được hiển thị chính xác trên máy tính để bàn. Email khách hàng sẽ không liên tục nói chữ ký email có thương hiệu. Tiếp thị các chiến dịch không thể chạy một cách hiệu quả thông qua chữ ký email. Và các bản cập nhật mất quá nhiều thời gian để quản lý ở cấp công ty.

Chức danh công việc của bạn nói rằng bạn chắc chắn cần một dịch vụ chữ ký email. Tiếp thị chữ ký email cá nhân có thể được cung cấp thông qua một mẫu chữ ký email có thể theo kịp xu hướng chữ ký email.

Lọc thư rác cũng rất quan trọng để duy trì mục đích đi đúng hướng.

Đó là lý do tại sao nhiều công ty chọn triển khai giải pháp quản lý chữ ký email của bên thứ ba để đảm bảo thương hiệu chữ ký email nhất quán trên tất cả các thiết bị.