Her şeyden önce, özellikle daha önce bu tür bir portalla karşılaşmadıysanız, pano portalı tanımını anlayalım.
Dolayısıyla bu yazılım, tüm yöneticileri ve yöneticileri içeren bir web uygulamasına benzetilebilir. Öncelikle bu portal, yönetim kurulunun görevlerinin yerine getirilmesini kolaylaştırmak için oluşturulmuştur. Ayrıca, bu hizmetler yönetim kurulu belgelerine (hem geçmiş hem de şimdiki) gizli erişim sağlar.
Ayrıca kullanıcılar, yöneticilerin yönetim kurulu toplantılarına hazırlanmalarını, toplantıları yönetmelerini ve sonuçlarını analiz etmelerini çok daha kolay hale getiren araçlara erişebilir.
Sanal yönetim kurulu toplantılarının yardımıyla, farklı kıtalarda olsalar bile bireysel yönetim kurulu üyeleri arasındaki etkileşimi geliştirmek mümkündür.
Bugünkü incelemede, yönetim kurulu odalarının temel özelliklerini iDeals, Boardmap ve Boardvantage hizmetleri örnekleriyle öğreneceksiniz. Daha detaylı bilgi için ziyaret edebilirsiniz https://boardroommind.com/.
Board Portal Yazılımına Geçiş Nedeni
Dijitalleşme ve teknolojilerin gelişimi, iş dahil olmak üzere insan faaliyetlerinin tüm alanlarına dokundu. Nispeten yakın zamanda, taşıma için elverişsiz ve klasörleri üretmesi pahalı olan kağıt belge yönetimi yaygındı. Belgelerin saklanması, kurye teslimatı vb. için yer tahsisi için ek masraflar gerekiyordu.
Günümüzde çoğu şirket, temel özellikleri kullanım kolaylığı, güvenlik ve verimlilik olan yönetim kurulu yönetim yazılımına geçmiş durumda.
Şirketler, yönetim kurulu odasını kullanırken kurumsal verilerin gizliliğini ve güvenliğini sağlamaya güvenebilirler. Yönetim kurulu yazılımı, hazırlık aşamasında, toplantı sırasında veya sonunda karmaşık sorunların çözülmesine olanak tanır. Gelişmiş filtre ve işaretleyici seçenekleri sayesinde belgeleri bulmak birkaç tıklamaya indirgenmiştir.
Bu, şirketin verimliliğini arttırır, işçilik ve zaman maliyetlerini azaltır.
Board Portal Hizmetlerinin En İyi Avantajları
Şimdi, sanal bir toplantı odasının, onları tüm sektörlerdeki işletmeler için olmazsa olmaz bir araç haline getiren en önemli avantajlarına bir göz atalım.
İşletmenin türüne bağlı olarak, faydalardaki öncelikler değişebilir, ancak en yaygın olanları aşağıda listelenmiştir.
- Pano portalları, gerekli gizli verilerin tüm alıcılara aynı anda neredeyse anında iletilmesini sağlar. Belgelerdeki, güncellemelerdeki ve revizyonlardaki tüm değişiklikler, uygun izin düzeyine sahip platformun tüm kullanıcıları için eşzamanlı olarak görünür.
- Toplantı belgelerine, mesajlara, arşiv malzemelerine vb. merkezi erişim, son derece güvenilir ve güvenli bir portal içinde sağlanır. En güncel pano belge yönetim yazılımı, AES şifreleme, iki faktörlü kimlik doğrulama ve daha fazlası sayesinde bilgi koruması sağlar. Ayrıca şirket verileri dışarıdan gelebilecek kötü niyetli hasarlardan korunur.
- Yöneticiler için güvenli çevrimiçi not alma ve işbirliği. Bu durumda tüm mesajlar, veriler, yönetim kurulu toplantı tutanakları arşivlenir ve gerektiğinde daha sonra analiz edilebilir.
- Kitapların ve diğer belgelerin dağıtımının üretim ve dağıtımının verimliliğini artırın.
- Değişiklikleri hızlı bir şekilde erteleme ve daha fazlasını yapma yeteneği ile son derece doğru toplantı planlaması.
Board Portal Yazılımını Seçerken Karşılaştırılacak Temel Özellikler
İlk tahta portal yazılımı 2000'lerin başında ortaya çıktı. O zaman teknolojiler şimdi gördüğümüz gelişme derecesine sahip değildi: güvenlik sorunları, depolama boyutuyla ilgili kısıtlamalar vb. O zamandan beri, yönetim kurulu portal yazılımı birkaç geliştirme aşamasından geçti. Şu anda, ilk bakışta benzer ürünler sunan çok sayıda toplantı odası sağlayıcısı bulabilirsiniz, bu nedenle aralarında seçim yapmak zor olabilir.
Aşağıda, dikkat etmeniz gereken temel kriterleri ve birinci sınıf yönetim kurulu portal hizmetlerinden bazı örnekleri görebilirsiniz: Boardmaps, iDeals ve Boardvantage.
Yönetim Yönetim Araçlarının Kullanılabilirliği
Belirli bir hizmetin, yöneticilerin yönetim kurulu toplantılarına hazırlanmalarını kolaylaştırmaya nasıl yardımcı olduğunu ve saat, tarih veya belgeler değiştiğinde bilgilerin nasıl güncellendiğini anlamak önemlidir. Bu, mevcut koşullarda ne kadar zaman harcadığınızı hizmeti kullanacağınız durumla karşılaştırmanıza yardımcı olacaktır.
Bu aşamada portalın kullanımının ne kadar kolay olduğuna da karar vermelisiniz. Örneğin, iDeals veya Boradmap servislerine bir göz atarsanız, arayüzün ne kadar minimalist olduğunu ve ona adapte olmanın ne kadar kolay olduğunu fark edeceksiniz.
Hareketlilik ve Rahat Etkileşim
Çoğu yönetici ve yönetim kurulu üyesi çok seyahat etmek zorundadır. Bu rutin görev, şirketleri ile ilgili haberleri ve güncel bilgileri zamanında öğrenemeyebilecekleri için sorunlara neden olabilir. Yönetim kurulu yazılımının yardımıyla, yönetim kurulu üyelerinin şirket yaşamına %100 katılımını sağlamak mümkündür. Bu nedenle, iDeals, Boardmaps ve Boardvantage hizmetlerinde uygulandığı gibi cep telefonları için uygulamalar da dahil olmak üzere hizmet tekliflerinin rahatlığını öğrenmelisiniz.
Güvenlik
Bu, kurul belgelerinin gizliliği ve mesajların güvenliği anahtar olduğu için en önemli koşullardan biridir.
Bilgileri koruyan ve erişimi kolaylaştıran bir yazılım arayın. Bilgilerin nasıl depolandığını (yerel olarak veya bulutta), acil bir durumda veri saklama seçeneklerinin neler olduğunu vb. belirtin. Örneğin, iDeals ve Boardmap, 256 bit şifreleme ve iki faktörlü kimlik doğrulama ile birlikte gelir. Boardvantage'a gelince, ayrıca SOC 2 Tip II denetimine tabi tutulur.
Destek servisi
Burada, bir sorun durumunda ne düzeyde destek bekleyebileceğinizi anlamanız gerekir:
- platformda eğitim materyalleri var mı?
- destek hizmeti için ücret ödemeniz mi gerekiyor yoksa satın aldığınız pakete dahil mi?
- destek ekibi ne zaman müsait ve çok dilli mi?
- Destek ekibine hangi iletişim kanallarından ulaşabilirsiniz?
Boardmaps, iDeals ve Boardvantage'a bakarsanız, tüm bu hizmetler, canlı sohbet ve telefon desteği dahil olmak üzere 24/7/365 çok dilli yardım masası sağlar.
Yorum Yap
Bu makale hakkında söyleyeceğiniz bir şey var mı? Yorumunuzu ekleyin ve tartışmayı başlatın.