Enkla men effektiva Gmail-tips som du bör prova idag

Gmail är utan tvekan den bästa e-postleverantören och e-postinkorgen! Vi älskar att använda den för våra personliga och professionella syften, och det skulle vara samma sak för de flesta av er. Förutom vad Google har lagt till i Gmail, finns det några okända funktioner och tredjepartstips och tricks du kan använda. I ett av våra tidigare inlägg hade vi täckt toppen Gmail-tricks för att spara din tid genom att använda inbyggda funktioner och andra tjänster.

Nu har vi dock något annat att göra med Gmail Inbox. I den här artikeln kommer vi att dela med oss ​​av några enkla men effektiva Gmail-tips som definitivt kommer att spara tid. De flesta av dem drivs av Gmails inbyggda funktioner men dessa funktioner är inte så kända. Så, ska vi starta dem?

1. Aktivera och konfigurera Gmail Vacation Responder för semester

Att hantera dina e-postmeddelanden är en tuff uppgift när du är en upptagen person! Och du kan föreställa dig den värsta situationen när du ska på en lång semester. Du kanske får många e-postmeddelanden och det är inte artigt att lämna dem obesvarade. Men det är en professionell sak att låta dem veta att du är på semester och att ge nödkontaktinformation om du vill. Det här är vad vi kan göra med funktionen Vacation Responder i Gmail Inbox. Detta fungerar i både vanliga Gmail-konton och Google Apps-konton.

I grund och botten är Gmail Vacation Responder ett meddelande som du skickar till människor. Alla e-postmeddelanden som tas emot vid den aktuella tidpunkten kommer att besvaras med svarsmallen som du har skapat. Gmails automatiska svar kan bestå av text, telefonnummer och till och med din digitala signatur om du har en. Du kan skapa innehållet med hjälp av WYSIWYG Editor av Gmail. Nu kommer vi att se hur du kan aktivera detta automatiska svarssystem i din Gmail-inkorg.

Hur aktiverar jag Gmail Vacation Responder?

Stegen är enkla för hur du ställer in frånvaro i Gmail, följ dem bara.

1.  Gå till Gmail-inställningar. Du kan göra det genom att klicka på kuggknappen på höger sida och välja "Inställningar".
2. På fliken Allmänna inställningar finns en sektion som heter "Vacation Responder".
3. Klicka nu på knappen "Semestersvar på" för att aktivera det automatiska svarssystemet.

Här kan du ge olika uppgifter. Du kan definiera den aktiva tiden för att aktivera funktionen — Första dagen och Sista dagen. I innehållsdelen måste du ange data som Ämne och Meddelande. Du kan också bestämma om du vill skicka svarsmail till de som finns i din kontaktlista. Det vill säga, en främling kommer inte att få det automatiska svaret från Gmail. Om du har inkluderat konfidentiell information som kontaktnummer, bör du aktivera den knappen.

Med de här stegen kan du konfigurera Gmail utanför kontoret, i allmänhet, och Google Apps-konton. Men om du är intresserad kan du ställa in några ytterligare åtgärder också. Du kan till exempel automatiskt vidarebefordra vissa e-postmeddelanden tack vare de kraftfulla Gmail-filtren och etiketterna. För övrigt spelar det ingen roll vad du gör för e-postautomatisering, men se till att du inaktiverar alla dessa när du kommer tillbaka efter semestern.

SE ÄVEN: Gmail-genvägar för att förbättra produktiviteten » 

2. Skapa en ny mapp i Gmail

Får du hundratals viktiga e-postmeddelanden i din Gmail-inkorg? När du är en upptagen professionell, är det ganska naturligt. Trots att Gmail har fem olika kategorier – som sociala, kampanjer och uppdateringar – kommer alla individuellt skickade e-postmeddelanden att finnas i själva inkorgen. Och det är bra att skapa mappar i Gmail för att hantera dina e-postmeddelanden bra. Faktum är att det inte finns något riktigt koncept för mappar i Gmail, det handlar om etiketter och kategorier. Men om du använder dem väl är Gmail-etiketter det bästa sättet att hantera alla e-postmeddelanden du får. Du kan tilldela olika etiketter till ett enda e-postmeddelande.

Hur skapar jag en ny mapp i Gmails inkorg?

1. Du måste välja det e-postmeddelande som du behöver lägga till i den nya mappen.
2.  Ovanpå meddelandet kan du se några knappar och ikoner. Från dem väljer du ikonen "Etiketter" med fotot av en tagg.
3. Där har du en lista över befintliga Gmail-etiketter och länken för att skapa en ny. Klicka på knappen "Skapa ny" för att gå vidare.
4. Nu måste du ange namnet på etiketten. Om du vill kan du också lägga till den här etiketten under en annan.
5. Om det lyckades kan du också se etikettens namn i e-postmeddelandets information.

Nu och framåt, när du får ett e-postmeddelande från en viss kategori, kan du lägga till dessa till etiketter. Det bästa med Gmail är att det lär sig dina vanor med tiden. Som vi sa kan du dra nytta av Gmail Label-funktionen i vissa fall, till exempel när du har hundratals e-postmeddelanden som ska besvaras. Tack vare etiketter kan du få dem kategori för kategori.

SE ÄVEN: Outlook vs Gmail: Hitta vad var och en av dem har att erbjuda dig » 

3. Gmail fullständig webbplatsinloggning på mobil

Har du inte öppnat Gmail Inbox från din mobila webbläsare? Då vet du att Google har skapat ett rent, enkelt och effektivt gränssnitt för att läsa dina e-postmeddelanden och svara. Vi pratar inte om den officiella Gmail-appen för Android och iOS, utan den mobila sajten. Ändå finns det tillfällen då du måste ladda hela Gmail-webbplatsen i den mobila enheten. Till exempel kan du behöva kolla in en funktion som endast är tillgänglig i skrivbordsversionen. Den fullständiga versionen kanske inte är perfekt på mobilenhetens skärm, men du kan göra vad du vill.

Så för att få skrivbordsversionen av Gmail på mobilen kan du följa dessa steg.

1. Öppna webbläsaren Google Chrome på din smartphone eller surfplatta. om du inte har det ännu kan du ladda ner webbläsaren från Play Store eller App Store.
2. Öppna ett "Nytt inkognitoläge" från menyn på sidan Ny flik.
3. När du är i inkognitoläget, ladda någon slumpmässig webbsida.
4. När webbsidan har laddats klart måste du trycka på de tre vertikala prickarna för inställningar. Välj "Begär skrivbordswebbplats" i listan med alternativ.
5. Nu bör du vara i den fullständiga skrivbordsversionen av webbsidan.
6. När det är klart kan du gå in på www.mail.google.com för att komma åt hela Gmail Desktop-gränssnittet istället för Gmails mobilwebbplats.

Som vi sa kommer detta att hjälpa dig när du behöver alla funktioner i Gmail på din smartphone eller surfplatta. Saken kommer att vara cool om du har en enhet med en större skärmstorlek.

Det finns ett alternativ att starta skrivbordsversionen av Gmail på din telefon. Först måste du logga in på Gmail genom att ladda mobilversionen. Efter att ha loggat in kan du klistra in https://mail.google.com/mail/h/ i adressfältet. Detta skulle leda dig till HTML-versionen av Gmail, som är ganska enkel men helskärm.

SE ÄVEN:  Google Kalender-tips du bör känna till »

4. Hur man skickar ett e-postmeddelande till alla dina kontakter i Gmail

Visste du hur man skickar ett e-postmeddelande till alla kontakter i Gmail? Ja, du hörde rätt. Detta är användbart om du har ett e-postmeddelande dedikerat till professionella eller personliga behov. På så sätt kan du skicka ett viktigt mail till alla personer i en organisation – utan att ange namnen, en efter en. Gmail har en inbyggd funktion som låter dig skicka eller vidarebefordra ett e-postmeddelande till alla dina kontakter. Du behöver bara följa dessa steg för att få det gjort.

1. Klicka på knappen "Skriv" i Gmail-gränssnittet och en popup-skärm kommer att visas längst ned till höger.
2. I det första utrymmet kan du se en länk som heter "Till". Klicka på den länken så kan du se ett popup-fönster på skärmen.
3. Från popup-fönstret kan du välja de kontakter som e-postmeddelandet ska skickas till.
4. Klicka på "Välj alla" och klicka på "Välj"-knappen.
5. Tryck på "Skicka"-knappen och e-postmeddelandet kommer att skickas till alla adresser i dina kontakter.

Så det är ditt svar på din fråga om hur man skickar ett e-postmeddelande till alla kontakter i Gmail. Använd inte den här funktionen för skräppost, men detta kan vara användbart för massiv delning av viktig information som företagsomfattande meddelanden och allt.

SE ÄVEN: Hur man lägger till en signatur i Gmails inkorg »

5. Hitta avsändarens plats i Gmail

Ibland kan du behöva hitta avsändarens plats för att ha en bättre e-postkonversation. Anta att du fick ett bra erbjudande från ett okänt land och att du måste svara i enlighet med hennes/hans plats. Som sådan finns det inget sätt att hitta platsen för en avsändare i Gmail. Med det sagt kan du prova de två stegen som nämns nedan för att få en idé.

• Metod 1: I vissa fall, men inte nödvändigt, inkluderar Gmail avsändarens IP-adress. Detta är tillämpligt om avsändaren har använt dedikerade e-postklienter som Outlook eller Thunderbird för e-posthantering. I så fall kan du hitta IP-adressen i avsnittet "Mer" i det mottagna e-postmeddelandet. Som du vet kan IP-adressen användas för att hitta.
• Metod 2: Med tanke på att avsändaren är från ett annat land kommer det att finnas en skillnad i tidszonen. Du kan förstå den aktuella tidszonen från det individuella Gmail-e-postgränssnittet. Genom att söka med tidszonen kan du hitta avsändarens plats för Gmail.

Det finns ingen garanti för att dessa metoder kan fungera för att hitta avsändarens plats. Du kan dock ge dessa två ett försök för att komma igång.

SE ÄVEN: Hur fungerar Gmails skräppostfilter? »

6. Hitta personen bakom en e-postadress i Gmail

E-postadress är verkligen ett effektivt sätt att spåra vem som ligger bakom den. När allt kommer omkring verkar ett e-post-ID vara den riktiga digitala adressen att lita på. Anta att du fick ett e-postmeddelande från en adress som inte finns i dina kontakter. Vad gör du när du vill hitta personen bakom mejlet? Tja, du kan försöka söka på Google. Men resultaten kanske inte är så bra, särskilt om personen inte har använt e-postmeddelandet i offentliga webbutrymmen. Och det är då vi kan använda Reverse Email Lookup i Gmail. Följande är de två metoderna du kan använda för omvänd e-postsökning.

• Metod 1: Du kan följa stegen vi berättade i föregående tips för att spåra platsen. Beroende på IP-adressen kan du få en tydlig uppfattning om personens plats också. Återigen, detta är endast användbart om avsändaren använder en dedikerad e-postklient.
• Metod 2: Du kan använda Facebook för att utföra en omvänd e-postsökning. Processen är mycket enkel. Du måste klistra in e-postadressen i sökfältet på Facebook. Om det finns ett Facebook-konto kopplat till e-post-ID:t kan du se profilen direkt. Det är kanske det mest effektiva, med tanke på att nästan alla har ett Facebook-konto nuförtiden.

• Metod 3: Det finns flera People Search-tjänster som Pipl samt Spokeo. Du kan ange mailadressen i sökfältet och få information om dessa på nolltid. Om de två ovan nämnda metoderna inte hjälper dig kan du göra en omfattande sökning via dessa personers sökmotorer.

• Metod 4: Du kan också använda Email Sherlock. Email Sherlock hjälper dig med gratis omvänd e-postsökning i Gmail, Yahoo, Hotmail eller någon annan e-posttjänst som har visats i din inkorg. Som namnet indikerar kommer Email Sherlock att hjälpa dig att hitta om e-post-ID:t kommer från en validerad person.

Slutsats – enkla men effektiva Gmail-tips

Så det här är de enkla men effektiva Gmail-tipsen som vi berättade om i introt. Det är utan tvekan att Gmail Vacation Responder och etikettskapande är användbara för nästan alla Gmail-användare. Även när du använder det för personliga behov är det en fantastisk sak att hantera dina e-postmeddelanden ordentligt. Förresten, har du några andra anmärkningsvärda Gmail-tips som kommer att vara användbara för vanliga användare? Vi är glada att höra från dig.