4 најбоље праксе за смањење отпада од складиштења података предузећа

Мит: Због дигиталне технологије и рачунарства у облаку, предузећа избегавају стварање документарног смећа или отпада који се производи у вези са складиштењем информација. Организације морају да уклоне хрпе смећа које укључују мултимедијалне ДВД-ове или Блу-Раи, фактуре, уговоре, извештаје, предлоге, буџете и пословну преписку.

У стварности, расипање се дешава чак и са дигиталном технологијом. Људи стварају разне врсте расипања података укључујући непотребне податке који заузимају простор за складиштење, неразврстане податке који би могли бити корисни, али заборављени (и тешко их је лоцирати), дуплиране податке и податке намењене одређеним корисницима, али их недовољно користе или их уопште не користе наводних корисника. Су скупо расипање података то се може решити следећим најбољим праксама.

1. Набавите прави систем и алате за ефикасно руковање великим количинама података

Организације које се баве прикупљањем података и аналитиком треба да обезбеде ефикасност у начину на који чувају, управљају и одбацују податке. Програмери вештачке интелигенције или машинског учења, посебно, требају ефикасан начин за класификацију и управљање подацима јер стално прикупљају и анализирају различите информације. Мора постојати систем који олакшава лоцирање, преузимање и накнадно брисање података како би се ослободио простор за складиштење за више података. Чије одсуство може довести до редундантности складиштења, континуираног складиштења непотребних или нежељених података и потешкоћа у лоцирању података.

Постоје различити приступи руковању подацима, као што су складиштење података и коришћење језера података. Такође постоје различита решења за складиштење, управљање и аналитику података. Примери су Друид, ЦлицкХоусе, Цассандра, Прометхеус и Еластицсеарцх. Ови приступи и решења представљају различите предности и недостатке, па је важно да их пажљиво процените.

Детаљна поређења или водичи попут овог чланка о Апацхе Друид против Цлицкхоусе може бити корисно у одабиру правих алата и стратегија за примену. Различите организације имају различите потребе, док различита решења за складиштење података и аналитику такође имају различите функције и карактеристике. Важно је да се увери да изабрано решење одговара специфичним захтевима организације.

2. Инвестирајте у ефикасан систем за искорењивање и спречавање ТРОШЕЊА

РОТ се односи на податке који су сувишни, застарели и тривијални. Бар према фирми за безбедност података МанагеЕнгине 30 одсто података у организацијама се може сматрати РОТ. Ово представља велики изазов за управљање подацима, јер не само да додаје непотребне трошкове складиштења података; такође отежава ефикасно проналажење и коришћење специфичних података када су потребни.

Све постојеће податке треба испитати да би се утврдило да ли их и даље треба чувати или трајно избрисати. Затим се преостали корисни или потенцијално корисни подаци могу инвентарисати и класификовати/каталогизирати. Ако је тешко утврдити да ли треба избрисати одређену гомилу података, може им се дати сопствена категорија или локација за складиштење која се касније може лако поново прегледати.

Међутим, поседовање ефикасног система за управљање подацима не односи се само на хардвер и софтвер. Једна кључна компонента коју треба узети у обзир су људи који креирају, користе и управљају подацима у организацији. Они морају бити правилно оријентисани или обучени о улогама које играју у елиминисању и спречавању РОТ података.

3. Успоставити јасну организацију података и политику задржавања

Аццентуре каже да скоро 80 процената података предузећа је неструктурирано. То значи да подаци који се чувају немају логичку класификацију. Различите врсте података за различите намене се произвољно чувају на различитим локацијама. Неки запослени могу имати неки облик сортирања или организације, али шеме које користе су недоследне.

Недостатак организације или структуре складиштења података један је од највећих разлога зашто неки подаци постају сувишни и тешко их је лоцирати. Редунданција троши простор за складиштење не само на локалном нивоу, већ иу облаку. Када прелазите преко колекција датотека да бисте лоцирали одређене податке, укључена је рачунарска снага и непотребно губљење времена и труда.

Да бисте избегли неефикасност и губитак, препоручљиво је да се од самог почетка успостави јасна организација података и политике задржавања. Помаже у постављању детаља о томе које податке треба чувати, где их складиштити, како класификовати податке и колико дуго чувати податке у складишту. Такође помаже да се уведе политика додавање метаподатака свим датотекама које се чувају да би се помогло откривању и процени података. Поседовање јасне и свеобухватне политике о организацији и задржавању података такође има додатну корист од олакшавања аутоматизације и усклађености са прописима о подацима.

Штавише, помаже да се усвоји концепт „јединственог извора истине“. То значи да имате централно складиште или индекс свих података у организацији. Ово обезбеђује избегавање непотребних дупликата и такође олакшава проналажење података кад год је то потребно и процену података за задржавање или брисање.

4. Да будете правилно упознат са законима или прописима о подацима

Неке организације чувају податке колико год могу јер нису сигурне шта закони и прописи захтевају. Ови прописи обухватају оне које постављају ИРС и ФТЦ, ИСО стандарде, индустријске стандарде попут оних у ЦЦПА и ПЦИ-ДСС, и интерне политике компаније као што су захтеви за чување записа запослених и шеме контроле верзија.

У Сједињеним Државама, бројни савезни и државни закони имају мандате за чување података. Федерални закон о управљању безбедношћу информација (ФИСМА), на пример, обавезује извођаче и савезне агенције да чувају своје податке у складишту најмање три године. Национална енергетска комисија (НЕРЦ) захтева од субјеката који се баве енергијом да чувају податке три до шест месеци. Закон о преносивости и одговорности здравственог осигурања (ХИПАА) намеће минимум од најмање шест година архиве здравствених информација за субјекте који се односе на здравље.

За организације које раде у различитим деловима света, неопходно је да се упознају са различитим законима и прописима појединих земаља. У Швајцарској, на пример, сви пословни подаци морају да се чувају 10 година након завршетка финансијске године. Такође, Међународни регулаторни оквир за банке (Базел ИИИ) захтева од банака да одржавају историју података од три до седам година.

Отпад складиштења података није тривијална ствар

Отпад складиштења података није ограничен само на дигиталне трошкове. Такође може имати утицај ван мреже. Према а Добар савет за питања и одговоре на Греен Еартх0.2 тоне угљен-диоксида се генерише сваке године за сваких 100 ГБ података ускладиштених у облаку. То значи да непотребно чување података у облаку доводи до емисија које су се могле избећи.

Баш као и други облици отпада, отпад од складиштења података се може избећи или барем смањити. Обезбеђивање ефикасног складиштења података и праћење најбољих пракси може значајно да сузбије нежељени отпад складиштења података, укључујући његове одговарајуће ефекте ван мреже.

Слика: пикабаи