Sfaturi simple, dar eficiente pentru Gmail, pe care ar trebui să le încercați astăzi

Gmail este, fără îndoială, cel mai bun furnizor de servicii de e-mail și căsuță de e-mail! Ne place să-l folosim în scopuri personale și scopuri profesionale, și ar fi la fel pentru majoritatea dintre voi. În afară de ceea ce a adăugat Google în Gmail, există câteva funcții necunoscute și sfaturi și trucuri terță parte pe care le puteți folosi. Într-una dintre postările noastre anterioare, am acoperit partea de sus Trucuri Gmail pentru a vă economisi Timpul, utilizând funcții încorporate și alte servicii.

Acum, totuși, avem altceva de făcut cu Gmail Inbox. În acest articol, vă vom împărtăși câteva sfaturi simple, dar eficiente pentru Gmail, care vă vor economisi cu siguranță timp. Cele mai multe dintre ele sunt alimentate de funcțiile încorporate ale Gmail, dar aceste funcții nu sunt atât de cunoscute. Deci, le începem?

1. Activați și configurați Gmail Vacation Responder pentru Sărbători

Gestionarea e-mailurilor este o sarcină grea atunci când ești o persoană ocupată! Și, îți poți imagina cea mai proastă situație când pleci într-o vacanță lungă. Este posibil să primiți o mulțime de e-mailuri și nu este politicos să le lăsați fără răspuns. Dar, este un lucru profesional să-i anunți că ești într-o vacanță și să furnizezi informații de contact în caz de urgență, dacă vrei. Aceasta este ceea ce putem face folosind funcția Vacation Responder din Gmail Inbox. Acest lucru funcționează atât în ​​contul Gmail normal, cât și în conturile Google Apps.

Practic, Gmail Vacation Responder este un mesaj pe care îl trimiteți oamenilor. Toate e-mailurile primite la momentul respectiv vor primi răspunsuri cu șablonul de răspuns pe care l-ați creat. Răspunsul automat Gmail poate consta în text, număr de telefon și chiar semnătura digitală, dacă aveți una. Puteți crea conținut folosind Editor WYSIWYG de Gmail. Acum, vom vedea cum puteți activa acest sistem de răspuns automat în căsuța dvs. de e-mail Gmail.

Cum se activează Gmail Vacation Responder?

Pașii sunt simpli cu privire la modul de configurare în afara biroului în Gmail, trebuie doar să-i urmați.

1.  Accesați Setările Gmail. Puteți face acest lucru făcând clic pe butonul Cog din partea dreaptă sus și selectând „Setări”.
2. În fila Setări generale, există o secțiune numită „Vacation Responder”.
3. Acum, faceți clic pe butonul „Răspuns automat activat” pentru a activa sistemul de răspuns automat.

Aici puteți oferi diferite informații. Puteți defini ora activă pentru activarea funcției — Prima zi și Ultima zi. În partea de conținut, trebuie să furnizați date precum Subiect și Mesaj. De asemenea, puteți decide dacă doriți să trimiteți e-mailuri de răspuns celor care se află în lista dvs. de contacte. Adică, un străin nu va primi răspunsul automat de la Gmail. Dacă ați inclus informații confidențiale, cum ar fi numărul de contact, ar trebui să activați acel buton.

Cu acești pași, puteți configura Gmail în afara biroului, în general, și conturi Google Apps. Cu toate acestea, dacă sunteți interesat, puteți configura și câteva acțiuni suplimentare. De exemplu, puteți redirecționa automat anumite e-mailuri datorită filtrelor și etichetelor puternice din Gmail. Apropo, nu contează ce faceți pentru automatizarea e-mailului, dar asigurați-vă că le dezactivați pe toate când vă întoarceți după vacanță.

VEZI SI: Comenzi rapide Gmail pentru a îmbunătăți productivitatea » 

2. Creați un dosar nou în Gmail

Primiți sute de e-mailuri importante în căsuța dvs. Gmail? Când ești un profesionist ocupat, este destul de natural. În ciuda faptului că Gmail are cinci categorii diferite - cum ar fi Social, Promoții și Actualizări - toate e-mailurile trimise individual vor fi chiar în „Inbox”. Și, este un lucru bun să creezi foldere în Gmail pentru a-ți gestiona bine e-mailurile. De fapt, nu există un concept propriu de foldere în Gmail, este vorba despre etichete și categorii. Cu toate acestea, dacă le folosiți bine, etichetele Gmail sunt cea mai bună modalitate de a gestiona toate e-mailurile pe care le primiți. Puteți atribui diferite etichete unui singur e-mail.

Cum se creează un dosar nou în Inbox Gmail?

1. Trebuie să selectați mesajul de e-mail pe care trebuie să îl adăugați în noul folder.
2.  În partea de sus a mesajului, puteți vedea câteva butoane și pictograme. Dintre acestea, alegeți pictograma „Etichete” cu fotografia unei etichete.
3. Acolo, aveți o listă cu etichetele Gmail existente și linkul pentru a crea una nouă. Faceți clic pe butonul „Creați nou” pentru a continua.
4. Acum, trebuie să furnizați numele etichetei. De asemenea, dacă doriți, puteți adăuga această etichetă sub alta.
5. Dacă a reușit, puteți vedea numele etichetei și în informațiile mesajului de e-mail.

De acum înainte, ori de câte ori primiți un e-mail dintr-o anumită categorie, le puteți adăuga la etichete. Cea mai bună parte a Gmail este că vă învață obiceiurile în timp. După cum am spus, puteți beneficia de funcția Gmail Label în anumite cazuri, cum ar fi atunci când aveți sute de e-mailuri la care trebuie să răspundeți. Datorită etichetelor, le puteți obține categorie după categorie.

VEZI SI: Outlook vs Gmail: Găsiți ce vă oferă fiecare dintre ele » 

3. Conectare la site complet Gmail pe mobil

Nu ați accesat Gmail Inbox din browserul dvs. web mobil? Apoi, știți că Google a creat o interfață curată, simplă și eficientă pentru a vă citi e-mailurile și pentru a răspunde. Nu vorbim de aplicația oficială Gmail pentru Android și iOS, ci de site-ul mobil. Cu toate acestea, există momente când trebuie să încărcați întregul site Gmail pe dispozitivul mobil. De exemplu, poate fi necesar să verificați o funcție care este disponibilă numai în versiunea Desktop. Este posibil ca versiunea completă să nu fie perfectă pe ecranul dispozitivului mobil, dar puteți face ceea ce doriți.

Deci, pentru a obține versiunea pentru desktop a Gmail pe mobil, puteți urma acești pași.

1. Deschideți browserul Google Chrome pe telefonul inteligent sau pe tabletă. dacă nu îl aveți încă, puteți descărca browserul din Play Store sau App Store.
2. Deschideți un „Mod incognito nou” din meniul paginii Filă nouă.
3. Odată ce vă aflați în modul Incognito, încărcați o pagină web aleatorie.
4. După ce pagina web s-a terminat de încărcat, trebuie să atingeți cele trei puncte verticale pentru setări. Din lista de opțiuni, alegeți „Solicitare site desktop.
5. Acum, ar trebui să vă aflați în versiunea desktop completă a paginii web.
6. După ce ați terminat, puteți accesa www.mail.google.com pentru a accesa interfața completă Gmail Desktop în loc de site-ul mobil Gmail.

După cum am spus, acest lucru vă va ajuta atunci când aveți nevoie de funcționalitatea completă a Gmail pe smartphone sau tabletă. Treaba va fi mișto dacă aveți un dispozitiv cu o dimensiune mai mare a ecranului.

Există o alternativă pentru a lansa versiunea desktop a Gmail pe telefon. În primul rând, trebuie să vă conectați la Gmail încărcând versiunea mobilă. După conectare, puteți lipi https://mail.google.com/mail/h/ în bara de adrese. Acest lucru vă va conduce la versiunea HTML a Gmail, care este destul de simplă, dar pe ecran complet.

VEZI SI:  Sfaturi despre Google Calendar despre care ar trebui să știți »

4. Cum să trimiteți un e-mail tuturor persoanelor de contact din Gmail

Știați cum să trimiteți un e-mail tuturor persoanelor de contact din Gmail? Da, ai auzit bine. Acest lucru este util dacă aveți un e-mail dedicat nevoilor profesionale sau personale. În acest fel, puteți trimite un e-mail important tuturor persoanelor dintr-o organizație — fără a introduce numele, unul câte unul. Gmail are o funcție încorporată care vă permite să trimiteți sau să redirecționați un mesaj de e-mail către toate persoanele de contact. Trebuie doar să urmați acești pași pentru a face acest lucru.

1. Faceți clic pe butonul „Scrieți” din interfața Gmail și va apărea un ecran pop-up în partea dreaptă jos.
2. În primul spațiu, puteți vedea un link numit „Către”. Faceți clic pe acel link și veți vedea o fereastră pop-up pe ecran.
3. Din fereastra pop-up, puteți selecta persoanele de contact cărora le va fi trimis e-mailul.
4. Faceți clic pe „Selectați tot” și apăsați butonul „Selectați”.
5. Apăsați butonul „Trimite” și e-mailul va fi trimis la toate adresele din contactele dvs.

Deci, acesta este răspunsul dvs. la întrebarea dvs. despre cum să trimiteți un e-mail tuturor persoanelor de contact din Gmail. Nu utilizați această funcție pentru spam-, dar acest lucru poate fi util pentru partajarea masivă a informațiilor importante, cum ar fi anunțuri la nivel de companie și altele.

VEZI SI: Cum să adăugați o semnătură în Inbox Gmail »

5. Găsiți locația expeditorului în Gmail

Uneori, poate fi necesar să găsiți locația expeditorului pentru a avea un o conversație prin e-mail mai bună. Să presupunem că ai primit o ofertă bună dintr-o țară necunoscută și trebuie să răspunzi în conformitate cu locația ei. Ca atare, nu există nicio modalitate de a găsi locația unui expeditor în Gmail. Acestea fiind spuse, puteți încerca cei doi pași menționați mai jos pentru a vă face o idee.

• Metoda 1: În unele cazuri, deși nu este necesar, Gmail include adresa IP a Expeditorului. Acest lucru este aplicabil dacă expeditorul a folosit clienți de e-mail dedicati, cum ar fi Outlook sau Thunderbird, pentru gestionarea e-mailului. În acest caz, puteți găsi adresa IP în secțiunea „Mai multe” a mesajului de e-mail primit. După cum știți, adresa IP poate fi folosită pentru a găsi.
• Metoda 2: Având în vedere că expeditorul este din altă țară, va exista o diferență în fusul orar. Puteți înțelege fusul orar actual din interfața individuală de e-mail Gmail. Căutând cu fusul orar, puteți găsi locația expeditorului din Gmail.

Nu există nicio garanție că aceste metode pot funcționa pentru găsirea locației expeditorului. Cu toate acestea, le puteți încerca pe acești doi pentru a începe.

VEZI SI: Cum funcționează filtrul de spam Gmail? »

6. Găsiți persoana din spatele unei adrese de e-mail în Gmail

Adresa de e-mail este într-adevăr o modalitate eficientă de a urmări cine se află în spatele ei. La urma urmei, un ID de e-mail pare a fi adresa digitală reală pe care să ne bazăm. Să presupunem că ați primit un e-mail de la o adresă care nu se află în agenda dvs. Ce faci când vrei să găsești persoana din spatele e-mailului? Ei bine, puteți încerca să o căutați pe Google. Dar rezultatele s-ar putea să nu fie atât de bune, mai ales dacă persoana respectivă nu a folosit e-mailul în spații web publice. Și atunci putem folosi Căutarea inversă a e-mailului în Gmail. Următoarele sunt cele două metode pe care le puteți utiliza pentru căutarea inversă prin e-mail.

• Metoda 1: Puteți urma pașii pe care i-am spus în sfatul anterior pentru a urmări locația. În funcție de adresa IP, vă puteți face o idee clară și despre locația persoanei. Încă o dată, acest lucru este util doar dacă expeditorul folosește un client de e-mail dedicat.
• Metoda 2: Puteți folosi Facebook pentru a efectua o căutare inversă prin e-mail. Procesul este foarte simplu. Trebuie să lipiți adresa de e-mail în bara de căutare de pe Facebook. Dacă există un cont Facebook asociat cu ID-ul de e-mail, puteți vedea Profilul instantaneu. Este poate cea mai eficientă, având în vedere că aproape toată lumea are un cont de Facebook în zilele noastre.

• Metoda 3: Există mai multe servicii de căutare de persoane, cum ar fi pipl și Spokeo. Puteți introduce adresa de e-mail în bara de căutare și puteți obține informații despre acestea în cel mai scurt timp. Dacă cele două metode menționate mai sus nu vă ajută, puteți face o căutare extinsă prin intermediul acestor motoare de căutare de persoane.

• Metoda 4: De asemenea, puteți utiliza Email Sherlock. Email Sherlock vă va ajuta cu căutarea inversă gratuită a e-mailurilor în Gmail, Yahoo, Hotmail sau orice alt serviciu de e-mail care a fost afișat în căsuța dvs. de e-mail. După cum indică și numele, Email Sherlock vă va ajuta să aflați dacă ID-ul de e-mail este de la o persoană validată.

Concluzie – Sfaturi Gmail simple, dar eficiente

Așadar, acestea sunt sfaturile Gmail simple, dar eficiente, despre care v-am spus în introducere. Este fără îndoială că Gmail Vacation Responder și Label Creation sunt utile pentru aproape toți utilizatorii Gmail. Chiar și atunci când îl utilizați pentru nevoi personale, este un lucru minunat să vă gestionați corect mesajele de e-mail. Apropo, mai aveți și alte sfaturi Gmail demne de remarcat, care vor fi utile pentru utilizatorii obișnuiți? Suntem încântați să auzim de la tine.