Antes de tudo, vamos descobrir a definição do portal do conselho, especialmente se você nunca enfrentou esse tipo de portal antes.
Assim, este software pode ser comparado a uma aplicação web que inclui todos os gerentes e diretores. Em primeiro lugar, este portal é criado para facilitar o cumprimento das tarefas do conselho de administração. Além disso, esses serviços fornecem acesso confidencial aos documentos do conselho (passados e presentes).
Além disso, os usuários podem ter acesso a ferramentas que tornam muito mais fácil para os administradores se prepararem para reuniões de diretoria, conduzi-las e analisar seus resultados.
Com a ajuda das reuniões virtuais do conselho, é possível melhorar a interação entre os conselheiros individuais, mesmo que estejam em continentes diferentes.
Na revisão de hoje, você conhecerá os recursos básicos das salas de diretoria com exemplos de serviços iDeals, Boardmap e Boardvantage. Para informações mais detalhadas, você pode visitar https://boardroommind.com/.
Motivo da mudança para o software do portal da placa
A digitalização e o desenvolvimento de tecnologias atingiram todas as esferas da atividade das pessoas, incluindo os negócios. Relativamente recentemente, a gestão de documentos em papel com pastas inconvenientes para o transporte e caras para fabricar foi difundida. Foram necessárias despesas adicionais para a alocação de espaço para armazenamento de documentos, entrega de correio e assim por diante.
Hoje, a maioria das empresas já mudou para software de gerenciamento de conselho, cujos principais recursos são facilidade de uso, segurança e eficiência.
Ao utilizar a sala de reuniões, as empresas podem contar com a garantia da confidencialidade e segurança dos dados corporativos. O software do conselho de administração permite resolver problemas complexos na fase de preparação, durante a reunião ou no seu final. Encontrar documentos é reduzido a alguns cliques graças às opções avançadas de filtro e marcador.
Isso aumenta a eficiência da empresa, reduz os custos de mão de obra e tempo.
As principais vantagens dos serviços do portal do conselho
Agora, vamos dar uma olhada nas principais vantagens de uma sala de reuniões virtual, que já as tornaram uma ferramenta obrigatória para empresas de todos os setores.
Dependendo do tipo de negócio, as prioridades nos benefícios podem mudar, mas as mais comuns estão listadas abaixo.
- Os portais do conselho fornecem entrega quase instantânea dos dados confidenciais necessários para todos os destinatários simultaneamente. Todas as alterações em documentos, atualizações e revisões também aparecem de forma síncrona para todos os usuários da plataforma com o nível de permissão apropriado.
- O acesso centralizado a documentos de reuniões, mensagens, materiais de arquivo, etc. é fornecido em um portal altamente confiável e seguro. O software de gerenciamento de documentos do conselho mais atualizado fornece proteção de informações graças à criptografia AES, autenticação de dois fatores e muito mais. Além disso, os dados da empresa são protegidos contra danos externos maliciosos.
- Anotações e colaboração online seguras para diretores. Nesse caso, todas as mensagens, dados, atas das reuniões do conselho são arquivadas e podem ser analisadas posteriormente, se necessário.
- Aumente a eficiência da produção e distribuição de livros de distribuição e outros documentos.
- Agendamento de reuniões altamente preciso com a capacidade de fazer alterações rapidamente, adiar e muito mais.
Principais recursos para comparar ao escolher o software Board Portal
O primeiro software de portal do conselho apareceu no início dos anos 2000. Então as tecnologias não tinham o grau de desenvolvimento que vemos agora: tinham problemas de segurança, restrições no tamanho do armazenamento e assim por diante. Desde então, o software do portal do conselho passou por vários estágios de desenvolvimento. Atualmente, você pode encontrar um grande número de fornecedores de salas de reuniões que oferecem produtos semelhantes, à primeira vista, por isso pode ser uma tarefa difícil escolher entre eles.
Abaixo, você pode ver os critérios básicos aos quais deve prestar atenção e alguns exemplos dos serviços de portal do conselho de alto nível: Boardmaps, iDeals e Boardvantage.
Disponibilidade de ferramentas de gerenciamento de administração
É importante entender como um serviço específico ajuda a tornar mais fácil para os administradores se prepararem para as reuniões do conselho e como as informações são atualizadas quando o horário, as datas ou os documentos mudam. Isso ajudará você a comparar quanto tempo você gasta nele nas condições atuais com a situação em que você usará o serviço.
Nesta fase, você também deve decidir se o portal é fácil de usar. Por exemplo, se você der uma olhada nos serviços iDeals ou Boradmap, perceberá como a interface é minimalista e como é fácil se adaptar a ela.
Mobilidade e Interação Conveniente
A maioria dos diretores e membros do conselho precisa viajar muito. Essa rotina de trabalho pode causar problemas, pois eles podem não saber notícias e informações atualizadas sobre sua empresa a tempo. Com a ajuda do software de diretoria, é possível manter 100% de envolvimento dos conselheiros na vida da empresa. Portanto, você deve conhecer a conveniência das ofertas de serviços, incluindo aplicativos para telefones celulares, como é implementado nos serviços iDeals, Boardmaps e Boardvantage.
Segurança
Esta é uma das condições mais importantes, pois a confidencialidade dos documentos da diretoria e a segurança das mensagens são fundamentais.
Procure um software que proteja as informações e facilite o acesso. Especifique como as informações são armazenadas (localmente ou na nuvem), quais são as opções para manter os dados em caso de emergência etc. Por exemplo, iDeals e Boardmap vêm com criptografia de 256 bits e autenticação de dois fatores. Quanto ao Boardvantage, também é auditado SOC 2 Tipo II.
Serviço de suporte
Aqui, você precisa entender qual nível de suporte você pode esperar em caso de um problema:
- existem materiais de treinamento na plataforma?
- você precisa pagar pelo serviço de suporte ou está incluído no pacote que você compra?
- a que horas a equipe de suporte está disponível e é multilíngue?
- através de quais canais de comunicação você pode entrar em contato com a equipe de suporte?
Se você olhar para Boardmaps, iDeals e Boardvantage, todos esses serviços oferecem suporte técnico multilíngue 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por semana, incluindo bate-papo ao vivo e suporte por telefone.
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