Virtuele datarooms voor veilige gegevensopslag

Tegenwoordig hebben de meeste bedrijven problemen met het organiseren van gegevens. Big data is een waardevolle, soms levensreddende bron van informatie, en om deze goed op te slaan zonder lekken en verspilling zijn er virtuele datarooms gecreëerd.

Wat is een virtuele dataroom

Virtuele dataroom (ook "VDR" en "dealroom") is een speciale cloudopslag, een gedecentraliseerd netwerk van externe servers met beperkte toegang in strenge beveiligingsomstandigheden. Het is perfect voor kritische, geheime bedrijfsgegevens, die voor meerdere gebruikers tegelijk toegankelijk moeten zijn.

Virtuele datarooms bevatten ook speciale software om informatie te verwerken en te beschermen, om bewerkingen te volgen en back-upversies van bestanden te bewaren. Ze ondersteunen alle populaire gegevenstypen en bestandsextensies en maken het ook vaak mogelijk om exotische bestanden en archieven toe te voegen. Vind virtuele dataroomvergelijking en kies de beste voor jou.

Een virtuele dataroom is perfect geschikt voor gevallen waarin de 3 functies samengaan: big data, totale veiligheid en gemakkelijke aanpasbare toegang. Het wordt vaak gebruikt voor:

• due diligence-fase van het fusie- en overnameproces,
• start van strategisch partnerschap,
• communicatie met investeerders,
• massale advisering,
• samenwerking in complexe projecten zoals softwareontwikkeling of biologisch onderzoek.

 Virtuele datarooms zijn bedoeld voor grote bedrijven, maar zijn nog steeds nuttig, zelfs voor kleine: ze helpen om documenten te ordenen, sommige bedrijfsprocessen te versnellen en gegevensverlies te verminderen.

De wereldmarkt biedt veel datarooms van verschillende aanbieders. De meest populaire en volledig functionele zijn iDeals, Intralinks, Merrill Datasite, BlackBerry Workspaces, Brainloop en OneHub. Een goede dataroom software vergelijking helpt bij het kiezen van de optimale voor bijna elk bedrijf.

Ernstige beveiliging als hoofdkenmerk van VDR

Het belangrijkste verschil tussen reguliere cloudopslag en virtuele dataroom is dat de dataroom streng beveiligd is. Het is veel sterker dan een van clouds, schijven of andere populaire gegevensopslag. Het dataroombeveiligingssysteem bevat verschillende componenten die kunnen verschillen afhankelijk van de aanbieder van een ruimte.

De meest voorkomende beveiligingscomponenten zijn:

• Geavanceerde encryptie. Informatie wordt naar de opslag geschreven met behulp van complexe meerlaagse encryptie, dus het is bijna onmogelijk te kraken. Zelfs als sommige gegevens lekken, kunnen fraudeurs deze niet lezen en gebruiken.
• Externe servers. Gegevens worden op veel servers op veel plaatsen opgeslagen en hebben altijd tal van reservekopieën.
• Gegevensopslag. Gegevenssilo's zijn een geïsoleerde opslagplaats, toegankelijk voor slechts één team. Dit organiserende type vermindert datalekken tijdens de aanvallen: als één silo wordt gehackt, behoudt de rest hun privacy.
• Continue back-ups. Frequente back-ups verminderen de tijd om bestanden te herstellen na een systeemstoring tot bijna nul.
• Speciale certificeringen en multi-factor authenticatie. Deze instrumenten worden gebruikt om gebruikers van datarooms te identificeren en hun acties te volgen. Het bemoeilijkt een infiltratie van aanvallers in een dataroom.
• Digitale watermerken. Ze beschermen gegevens als intellectueel eigendom van een bedrijf. Daarom kunnen gestolen bestanden niet legaal worden doorverkocht of gepubliceerd.
• Actie logs. In een virtuele dataroom wordt elke databewerking of gebruikersactie weggeschreven naar een speciaal bestand – log. Logboeken helpen om de oorzaken van fouten, bugs en kwaadaardige acties op te sporen en om de invloed van menselijke factoren te verminderen.

Virtuele dataroom tegen datagevaren

In de eerste plaats zijn virtuele datarooms ontworpen om gegevens van hacks, lekken en corruptie van persoonlijke servers te beveiligen. Maar ze bleken ook behulpzaam te zijn tegen minder voor de hand liggende gevaren, die toch enorme verliezen veroorzaken.

1. Hacks en lekken

De virtuele dataroomoplossingen beheren perfect datalekken en het voorkomen van kwaadaardige hacks. Aanvallers hebben te maken met te veel lijnen van het verdedigingssysteem van de dataroom.

• Allereerst is het erg moeilijk om certificering te vervalsen om toegang te krijgen.
• Als ze een virtuele dataroom binnendringen, kunnen ze gemakkelijk worden gevolgd en tegengehouden door de dataroomsoftware of door een beheerder.
• Ze hebben niet overal toegang tot, alleen tot een of enkele dataclusters.
• Als ze erin slagen bepaalde gegevens te stelen, hebben ze een onoplosbaar probleem om deze te decoderen voor gebruik.
• Ten slotte kunnen ze gegevens niet voor altijd verwijderen - om dit te doen, moeten ze het hele servernet van de provider vernietigen.

2. Corruptie van software of hardware van een persoonlijk apparaat

Het is een geval waarin virtuele datarooms nog betrouwbaarder zijn dan traditionele papieren dragers.

In een virtuele dataroom wordt informatie opgeslagen op talloze servers in verschillende delen van de wereld. Als werkcomputers van werknemers door een virus worden beschadigd of zelfs fysiek worden vernietigd door brand of water door overmacht, blijven de gegevens veilig en nog steeds toegankelijk vanaf andere apparaten. Elk stukje gegevens wordt meerdere keren gekopieerd, dus zelfs het verlies van een paar cloudopslagservers kan het niet uit de virtuele ruimte wissen.

3. Menselijke fouten

Bij reguliere cloudopslag en desktops voor meerdere gebruikers zijn gegevens toegankelijk voor uitverkorenen of voor iedereen. In de virtuele ruimte kunnen beheerders een vertakte hiërarchie maken van verschillende toegangsprofielen met de meest uiteenlopende rechten, bijvoorbeeld bepaalde om een ​​document te bekijken, af te drukken, op te slaan, te delen of te bewerken.

De virtuele ruimte biedt vaak onderscheidende toegang voor vaste gebruikers en gasten (bijvoorbeeld medewerkers en potentiële investeerders). Het verkleint de kans dat gegevens worden verwijderd of beschadigd door een ongepaste gebruiker.

Beheerders van de virtuele ruimte hebben verplichte controle over alle activiteiten. Elke actie wordt bijgehouden, kan worden teruggedraaid en geweigerd. Gebruikers maken dus geen fouten die niet kunnen worden gecorrigeerd.

4. Geheugenoverloop en softwarefout

Op veel persoonlijke apparaten kan het RAM-geheugen overlopen tijdens de verwerking van big data. In dit geval faalt het leesprogramma en kan het gegevensbestand ontoegankelijk of zelfs beschadigd raken. De virtuele dataroom helpt met zijn schaalbaarheid: alle gegevensverwerking gaat op de cloudservers en gebruikt zoveel rekencapaciteit als nodig is. Zo zijn alle gegevens veilig en op tijd verwerkt.

5. Gegevensverlies

Het is een veelvoorkomend probleem voor middelgrote en kleine bedrijven dat hun gegevens zeer schaars worden opgeslagen - op werkcomputers en smartphones, in persoonlijke externe en cloudopslag. Door een slechte organisatie is het vaak moeilijk of zelfs onmogelijk om een ​​noodzakelijk bestand of map te vinden. Een bedrijf verliest gegevens die daadwerkelijk aanwezig zijn en verspilt veel tijd aan mislukte zoekopdrachten.

Virtuele dataroomdiensten bieden toegang tot alle data via één link, creëren een flexibele transparante datahiërarchie en een handige zoekfunctie. In tegenstelling tot reguliere cloudopslag, kan een virtuele dataroomstructuur worden gebouwd of aangepast aan de behoeften van het bedrijf.

Virtuele datarooms combineren snelheid en comfort van cloudopslag met betrouwbaarheid en veiligheid van papieren dragers. Voor bijna elk bedrijf is het een handige oplossing, die extra verliezen kan beperken en meer winst kan opleveren.