Eenvoudige maar effectieve Gmail-tips die u vandaag zou moeten proberen

Gmail is ongetwijfeld de beste e-mailserviceprovider en e-mailinbox! We gebruiken het graag voor onze persoonlijke en professionele doeleinden, en het zou voor de meesten van jullie hetzelfde zijn. Afgezien van wat Google in Gmail heeft toegevoegd, zijn er enkele onbekende functies en tips en trucs van derden die u kunt gebruiken. In een van onze vorige berichten hadden we het over de top Gmail-trucs om uw tijd te besparen door ingebouwde functies en andere diensten te gebruiken.

Nu hebben we echter iets anders te maken met Gmail Inbox. In dit artikel zullen we enkele eenvoudige maar effectieve Gmail-tips delen die u zeker tijd zullen besparen. De meeste worden mogelijk gemaakt door de ingebouwde functies van Gmail, maar deze functies zijn niet zo bekend. Zullen we ze dan beginnen?

1. Schakel Gmail Vacation Responder in en stel deze in voor vakanties

Het beheren van uw e-mails is een zware taak als u een druk persoon bent! En u kunt zich de ergste situatie voorstellen als u op een lange vakantie gaat. Het kan zijn dat u veel e-mails ontvangt en het is niet beleefd om ze onbeantwoord te laten. Maar het is een professionele zaak om hen te laten weten dat u op vakantie bent en om contactgegevens voor noodgevallen te verstrekken als u dat wilt. Dit is wat we kunnen doen met de vakantie-responderfunctie van Gmail Inbox. Dit werkt zowel in een normaal Gmail-account als in Google Apps-accounts.

Kortom, Gmail Vacation Responder is een bericht dat u naar mensen verzendt. Alle e-mails die op dat moment zijn ontvangen, worden beantwoord met het door u gemaakte Responder-sjabloon. Het automatische antwoord van Gmail kan bestaan ​​uit tekst, telefoonnummer en zelfs uw digitale handtekening als u die heeft. U kunt de inhoud maken met WYSIWYG Editor van Gmail. Nu zullen we zien hoe u dit geautomatiseerde antwoordsysteem in uw Gmail-inbox kunt inschakelen.

Hoe Gmail Vacation Responder in te schakelen?

De stappen zijn eenvoudig voor het instellen van een afwezigheidsfunctie in Gmail, volg ze gewoon.

1.  Ga naar Gmail-instellingen. Dat doe je door rechtsboven op de tandwielknop te klikken en 'Instellingen' te selecteren.
2. Op het tabblad Algemene instellingen is er een sectie met de naam 'Vakantieresponder'.
3. Klik nu op de knop 'Vakantiebeantwoorder aan' om het automatische reactiesysteem in te schakelen.

Hier kunt u verschillende gegevens opgeven. U kunt de actieve tijd definiëren voor het inschakelen van de functie: Eerste dag en Laatste dag. In het inhoudsgedeelte moet u gegevens zoals Onderwerp en Bericht invullen. U kunt ook beslissen of u antwoord-e-mails wilt verzenden naar degenen die in uw lijst met contactpersonen staan. Dat wil zeggen, een onbekende ontvangt het geautomatiseerde antwoord van Gmail niet. Als u vertrouwelijke informatie zoals een contactnummer hebt toegevoegd, moet u die knop inschakelen.

Met deze stappen kunt u Gmail-afwezigheid in het algemeen en Google Apps-accounts instellen. Als u echter geïnteresseerd bent, kunt u ook enkele aanvullende acties instellen. Zo kun je bepaalde e-mails automatisch doorsturen dankzij de krachtige filters en labels van Gmail. Overigens maakt het niet uit wat je doet voor e-mailautomatisering, maar zorg ervoor dat je deze allemaal uitschakelt als je na vakantie terugkeert.

ZIE OOK: Gmail-snelkoppelingen om de productiviteit te verbeteren » 

2. Maak een nieuwe map in Gmail

Ontvangt u honderden belangrijke e-mails in uw Gmail-inbox? Als je een drukke professional bent, is dat heel natuurlijk. Ondanks het feit dat Gmail vijf verschillende categorieën heeft — zoals Sociaal, Promoties en Updates — zullen alle afzonderlijk verzonden e-mails in 'Inbox' zelf staan. En het is een goede zaak om mappen in Gmail te maken om uw e-mails goed te beheren. In feite is er geen goed concept van mappen in Gmail, het gaat over labels en categorieën. Als u ze echter goed gebruikt, zijn Gmail-labels de beste manier om alle e-mails die u ontvangt te beheren. U kunt verschillende labels aan één e-mail toewijzen.

Hoe maak je een nieuwe map in Gmail Inbox?

1. U moet het e-mailbericht selecteren dat u aan de nieuwe map moet toevoegen.
2.  Bovenaan het bericht ziet u enkele knoppen en pictogrammen. Kies daaruit het pictogram 'Labels' met de foto van een tag.
3. Daar heb je een lijst met de bestaande Gmail-labels en de link om er een nieuwe te maken. Klik op de knop 'Nieuw maken' om verder te gaan.
4. Nu moet u de naam van het label opgeven. Als je wilt, kun je dit label ook onder een ander label toevoegen.
5. Als dit is gelukt, ziet u de labelnaam ook in de informatie over het e-mailbericht.

Vanaf nu, wanneer u een e-mail van een bepaalde categorie ontvangt, kunt u deze aan labels toevoegen. Het beste van Gmail is dat het je gewoontes in de loop van de tijd leert. Zoals we al zeiden, kunt u in bepaalde gevallen profiteren van de Gmail-labelfunctie, bijvoorbeeld wanneer u honderden e-mails moet beantwoorden. Dankzij labels kun je ze per categorie krijgen.

ZIE OOK: Outlook versus Gmail: ontdek wat elk van hen u te bieden heeft » 

3. Gmail Volledige site-login op mobiel

Heb je Gmail Inbox niet geopend vanuit je mobiele webbrowser? Dan weet je dat Google een schone, eenvoudige en effectieve interface heeft opgezet om je e-mails te lezen en te beantwoorden. We hebben het niet over de officiële Gmail-app voor Android en iOS, maar over de mobiele site. Desalniettemin zijn er momenten waarop u de volledige Gmail-site op het mobiele apparaat moet laden. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u een functie moet bekijken die alleen beschikbaar is in de desktopversie. De volledige versie is misschien niet perfect op het scherm van het mobiele apparaat, maar je kunt doen wat je wilde.

Dus om de desktopversie van Gmail op mobiel te krijgen, kun je deze stappen volgen.

1. Open de Google Chrome-browser op uw smartphone of tablet-pc. als je dat nog niet hebt, kun je de browser downloaden vanuit de Play Store of App Store.
2. Open een 'Nieuwe incognitomodus' in het menu van de pagina 'Nieuw tabblad'.
3. Zodra u zich in de incognitomodus bevindt, laadt u een willekeurige webpagina.
4. Nadat de webpagina is geladen, moet je op de drie verticale stippen tikken voor instellingen. Kies uit de lijst met opties 'Vraag desktopsite aan.
5. Nu zou u in de volledige desktopversie van de webpagina moeten zijn.
6. Zodra dat is voltooid, kunt u www.mail.google.com invoeren om toegang te krijgen tot de volledige Gmail Desktop-interface in plaats van de mobiele Gmail-site.

Zoals we al zeiden, zal dit je helpen wanneer je de volledige functionaliteit van Gmail op je smartphone of tablet-pc nodig hebt. Het ding zal cool zijn als je een apparaat hebt met een groter schermformaat.

Er is een alternatief om de desktopversie van Gmail op je telefoon te starten. Eerst moet je inloggen bij Gmail door de mobiele versie te laden. Na het inloggen kun je plakken https://mail.google.com/mail/h/ in de adresbalk. Dit zou je naar de HTML-versie van Gmail leiden, die vrij eenvoudig is maar op volledig scherm.

ZIE OOK:  Tips voor Google Agenda die u moet kennen »

4. Een e-mail verzenden naar al uw contacten in Gmail

Wist je hoe je een e-mail kunt sturen naar alle contacten in Gmail? Ja, dat heb je goed gehoord. Dit is handig als u een e-mail hebt die is bedoeld voor professionele of persoonlijke behoeften. Op deze manier kunt u een belangrijke e-mail sturen naar alle mensen in een organisatie - zonder de namen één voor één in te voeren. Gmail heeft een ingebouwde functie waarmee u een e-mailbericht naar al uw contacten kunt verzenden of doorsturen. U hoeft alleen deze stappen te volgen om dat voor elkaar te krijgen.

1. Klik op de knop 'Opstellen' in de Gmail-interface en er verschijnt een pop-upscherm rechtsonder.
2. In de eerste ruimte ziet u een link met de naam 'Aan'. Klik op die link en je ziet een pop-up op het scherm.
3. In de pop-up kunt u de contacten selecteren naar wie de e-mail wordt verzonden.
4. Klik op 'Alles selecteren' en klik op de knop 'Selecteren'.
5. Klik op de knop 'Verzenden' en de e-mail wordt verzonden naar alle adressen in uw contacten.

Dus dat is uw antwoord op uw vraag over hoe u een e-mail kunt sturen naar alle contacten in Gmail. Gebruik deze functie niet voor: spam, maar dit kan handig zijn voor het massaal delen van belangrijke informatie, zoals bedrijfsbrede aankondigingen en zo.

ZIE OOK: Een handtekening toevoegen in Gmail Inbox »

5. Vind de locatie van de afzender in Gmail

Soms moet u de locatie van de afzender vinden om een beter e-mailgesprek. Stel dat je een goed aanbod hebt gekregen uit een onbekend land en je moet antwoorden in overeenstemming met zijn/haar locatie. Als zodanig is er geen manier om de locatie van een afzender in Gmail te vinden. Dat gezegd hebbende, kunt u de twee onderstaande stappen proberen om een ​​idee te krijgen.

• Methode 1: In sommige gevallen, hoewel niet noodzakelijk, bevat Gmail het IP-adres van de afzender. Dit is van toepassing als de afzender gebruik heeft gemaakt van speciale e-mailclients zoals Outlook of Thunderbird voor e-mailbeheer. In dat geval vindt u het IP-adres in het gedeelte 'Meer' van het ontvangen e-mailbericht. Zoals u weet, kan het IP-adres worden gebruikt om te vinden.
• Methode 2: Aangezien de afzender uit een ander land komt, zal er een verschil zijn in de tijdzone. U kunt de huidige tijdzone begrijpen vanuit de afzonderlijke Gmail-mailinterface. Door te zoeken met de tijdzone, kunt u de locatie van de afzender van Gmail vinden.

Er is geen zekerheid dat deze methoden kunnen werken aan het vinden van de locatie van de afzender. U kunt deze twee echter proberen om aan de slag te gaan.

ZIE OOK: Hoe werkt Gmail-spamfilter? »

6. Vind de persoon achter een e-mailadres in Gmail

E-mailadres is inderdaad een effectieve manier om bij te houden wie erachter zit. Een e-mail-ID lijkt tenslotte het echte digitale adres te zijn waarop u kunt vertrouwen. Stel, je hebt een e-mail ontvangen van een adres dat niet in je contacten staat. Wat doe je als je de persoon achter de e-mail wilt vinden? Nou, je kunt proberen het op Google te zoeken. Maar de resultaten zijn misschien niet zo goed, vooral als de persoon de e-mail niet in openbare webruimten heeft gebruikt. En dat is wanneer we gebruik kunnen maken van Reverse Email Lookup in Gmail. Hieronder volgen de twee methoden die u kunt gebruiken voor omgekeerd zoeken naar e-mail.

• Methode 1: U kunt de stappen volgen die we in de vorige tip hebben verteld om de locatie te volgen. Afhankelijk van het IP-adres krijgt u ook een duidelijk beeld van de locatie van de persoon. Nogmaals, dit is alleen nuttig als de afzender een speciale e-mailclient gebruikt.
• Methode 2: U kunt Facebook gebruiken om een ​​omgekeerde e-mailzoekopdracht uit te voeren. Het proces is heel eenvoudig. U moet het e-mailadres in de zoekbalk op Facebook plakken. Als er een Facebook-account is gekoppeld aan de e-mail-ID, kun je het profiel direct zien. Het is misschien wel de meest effectieve, aangezien bijna iedereen tegenwoordig een Facebook-account heeft.

• Methode 3: Er zijn verschillende People Search Services zoals: pipl en Spokeo. U kunt het e-mailadres in de zoekbalk invoeren en binnen de kortste keren informatie hierover krijgen. Mochten de twee bovengenoemde methoden je niet helpen, dan kun je uitgebreid zoeken via deze personenzoekmachines.

• Methode 4: U kunt ook E-mail Sherlock gebruiken. E-mail Sherlock helpt u met gratis omgekeerd zoeken naar e-mail in Gmail, Yahoo, Hotmail of een andere e-mailservice die in uw inbox is weergegeven. Zoals de naam al aangeeft, helpt Email Sherlock u te achterhalen of de e-mail-ID van een gevalideerd persoon is.

Conclusie - Eenvoudige maar effectieve Gmail-tips

Dit zijn dus de eenvoudige maar effectieve Gmail-tips waarover we u in de inleiding hebben verteld. Het lijdt geen twijfel dat de Gmail Vacation Responder en Label Creation nuttig zijn voor bijna alle Gmail-gebruikers. Zelfs als je het voor persoonlijke doeleinden gebruikt, is het geweldig om je e-mailberichten goed te beheren. Trouwens, heb je nog andere opmerkelijke Gmail-tips die nuttig zijn voor gewone gebruikers? We zijn verheugd om van u te horen.