何よりもまず、ボードポータルの定義を理解しましょう。特に、このタイプのポータルにこれまで直面したことがない場合はなおさらです。
したがって、このソフトウェアは、すべてのマネージャーとディレクターを含むWebアプリケーションと比較できます。 まず、このポータルは、取締役会の任務の遂行を容易にするために作成されています。 さらに、これらのサービスは、取締役会の文書(過去と現在の両方)への機密アクセスを提供します。
さらに、ユーザーは、管理者が取締役会の準備、実施、および結果の分析をはるかに簡単にするツールにアクセスできます。
仮想取締役会の助けを借りて、たとえ彼らが異なる大陸にいても、個々の取締役会メンバー間の相互作用を改善することが可能です。
今日のレビューでは、iDeals、Boardmap、Boardvantageサービスの例を使用して、会議室の基本的な機能を理解します。 詳細については、次のWebサイトをご覧ください。 https://boardroommind.com/.
ボードポータルソフトウェアに移行する理由
デジタル化と技術の開発は、ビジネスを含む人々の活動のすべての分野に影響を与えてきました。 比較的最近では、輸送に不便で、フォルダの製造に費用がかかる紙の文書管理が普及しました。 書類の保管や宅配便の配達などのスペースの割り当てには、追加の費用が必要でした。
今日、ほとんどの企業はすでにボード管理ソフトウェアに切り替えています。その主な機能は、使いやすさ、セキュリティ、および効率です。
会議室を使用する場合、企業は企業データの機密性とセキュリティを確保することを期待できます。 取締役会ソフトウェアを使用すると、準備段階、会議中、または会議の最後に複雑な問題を解決できます。 高度なフィルターとマーカーオプションのおかげで、ドキュメントの検索が数回のクリックに減ります。
これにより、会社の効率が向上し、人件費と時間のコストが削減されます。
ボードポータルサービスの最大の利点
それでは、仮想会議室の最大の利点を見てみましょう。仮想会議室は、すでにすべての業界の企業にとってなくてはならないツールとなっています。
業種によって特典の優先順位が変わる場合がありますが、最も一般的なものを以下に示します。
- ボードポータルは、必要な機密データをすべての受信者に同時にほぼ瞬時に配信します。 ドキュメント、更新、およびリビジョンのすべての変更は、適切なアクセス許可レベルを持つプラットフォームのすべてのユーザーに対して同期的に表示されます。
- 会議のドキュメント、メッセージ、アーカイブ資料などへの集中アクセスは、信頼性が高く安全なポータル内で提供されます。 最新のボードドキュメント管理ソフトウェアは、AES暗号化、XNUMX要素認証などのおかげで情報保護を提供します。 さらに、企業データは外部からの悪意のある損害から保護されています。
- 取締役のための安全なオンラインメモ取りとコラボレーション。 この場合、すべてのメッセージ、データ、取締役会の議事録がアーカイブされ、必要に応じて後で分析できます。
- 書籍やその他の文書の配布と配布の効率を高めます。
- 変更をすばやく延期する機能などを備えた、非常に正確な会議のスケジュール。
ボードポータルソフトウェアを選択する際に比較する主な機能
最初のボードポータルソフトウェアは2000年代初頭に登場しました。 その後、テクノロジーには現在見られるほどの開発はありませんでした。セキュリティやストレージのサイズの制限などの問題がありました。 それ以来、ボードポータルソフトウェアは開発のいくつかの段階を通過しました。 現在、一見したところ、似たような製品を提供している会議室プロバイダーが多数あるため、どちらかを選択するのは難しい作業になる可能性があります。
以下に、注意を払う必要のある基本的な基準と、一流のボードポータルサービスの例(ボードマップ、iDeals、およびボードバンテージ)を示します。
管理管理ツールの可用性
特定のサービスが、管理者が取締役会の準備を容易にするのにどのように役立つか、および時間、日付、またはドキュメントが変更されたときに情報がどのように更新されるかを理解することが重要です。 これは、現在の状況でどれだけの時間を費やして、サービスを使用するかを比較するのに役立ちます。
この段階で、ポータルの使いやすさも決定する必要があります。 たとえば、iDealsまたはBoradmapサービスを見ると、インターフェイスがいかにミニマルであり、それに適応するのがいかに簡単であるかに気付くでしょう。
モビリティと便利なインタラクション
ほとんどの取締役と取締役会のメンバーは、多くの旅行をしなければなりません。 この日常業務は、会社に関するニュースや更新された情報を時間内に見つけられない可能性があるため、問題を引き起こす可能性があります。 役員会ソフトウェアの助けを借りて、会社の生活の中で取締役会の取締役の100%の関与を維持することが可能です。 したがって、iDeals、Boardmaps、Boardvantageサービスに実装されているような携帯電話用のアプリなど、サービス提供の利便性について学ぶ必要があります。
安全性
取締役会の文書の機密性とメッセージのセキュリティが重要であるため、これは最も重要な条件のXNUMXつです。
情報を保護し、アクセスしやすくするソフトウェアを探してください。 情報の保存方法(ローカルまたはクラウド)、緊急時にデータを保持するためのオプションなどを指定します。たとえば、iDealsとBoardmapには、256ビット暗号化と2要素認証が付属しています。 Boardvantageについては、さらにSOC XNUMX TypeIIの監査を受けています。
サポートサービス
ここでは、問題が発生した場合に期待できるサポートのレベルを理解する必要があります。
- プラットフォームにトレーニング資料はありますか?
- サポートサービスの料金を支払う必要がありますか、それとも購入したパッケージに含まれていますか?
- サポートチームは何時に利用でき、多言語対応ですか?
- どのコミュニケーションチャネルを通じてサポートチームに連絡できますか?
Boardmaps、iDeals、Boardvantageを見ると、これらのサービスはすべて、ライブチャットや電話サポートなど、24時間年中無休の多言語ヘルプデスクを提供しています。
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