Prima di tutto scopriamo la definizione del portale del consiglio, soprattutto se non hai mai affrontato questo tipo di portale prima.
Quindi, questo software può essere paragonato a un'applicazione web che include tutti i gestori e direttori. Innanzitutto, questo portale è creato per facilitare l'adempimento dei compiti del consiglio di amministrazione. Inoltre, questi servizi forniscono un accesso riservato ai documenti del consiglio (sia passati che presenti).
Inoltre, gli utenti possono accedere a strumenti che rendono molto più facile per gli amministratori prepararsi per le riunioni del consiglio, condurle e analizzarne i risultati.
Con l'ausilio di riunioni di consiglio virtuali, è possibile migliorare l'interazione tra i singoli membri del consiglio, anche se si trovano in continenti diversi.
Nella recensione di oggi, conoscerai le caratteristiche di base delle sale riunioni con esempi di servizi iDeals, Boardmap e Boardvantage. Per informazioni più dettagliate, puoi visitare https://boardroommind.com/.
Motivo per il passaggio al software Board Portal
La digitalizzazione e lo sviluppo delle tecnologie hanno toccato tutte le sfere dell'attività delle persone, compreso il business. Relativamente di recente, è stata diffusa la gestione dei documenti cartacei con cartelle disagevoli per il trasporto e costose da produrre. Sono state necessarie spese aggiuntive per l'allocazione dello spazio per la conservazione dei documenti, la consegna del corriere e così via.
Oggi, la maggior parte delle aziende è già passata al software di gestione delle schede, le cui caratteristiche principali sono facilità d'uso, sicurezza ed efficienza.
Quando si utilizza la sala del consiglio, le aziende possono contare sulla garanzia della riservatezza e della sicurezza dei dati aziendali. Il software del consiglio di amministrazione consente di risolvere problemi complessi in fase di preparazione, durante la riunione o al termine della stessa. La ricerca di documenti è ridotta a pochi clic grazie alle opzioni avanzate di filtri e indicatori.
Ciò aumenta l'efficienza dell'azienda, riduce i costi di manodopera e di tempo.
I principali vantaggi dei servizi Board Portal
Ora, diamo un'occhiata ai principali vantaggi di una sala riunioni virtuale, che le ha già rese uno strumento indispensabile per le aziende di tutti i settori.
A seconda del tipo di attività, le priorità dei vantaggi possono cambiare, ma le più comuni sono elencate di seguito.
- I portali Board forniscono la consegna quasi istantanea dei dati riservati necessari a tutti i destinatari contemporaneamente. Tutte le modifiche a documenti, aggiornamenti e revisioni vengono visualizzate anche in modo sincrono per tutti gli utenti della piattaforma con il livello di autorizzazione appropriato.
- L'accesso centralizzato ai documenti delle riunioni, ai messaggi, ai materiali d'archivio, ecc. è fornito all'interno di un portale altamente affidabile e sicuro. Il software di gestione dei documenti di bordo più aggiornato fornisce protezione delle informazioni grazie alla crittografia AES, all'autenticazione a due fattori e altro ancora. Inoltre, i dati aziendali sono protetti da danni dolosi provenienti dall'esterno.
- Prendere appunti online e collaborare in modo sicuro per i direttori. In questo caso, tutti i messaggi, i dati, i verbali delle riunioni consiliari vengono archiviati e possono essere successivamente analizzati se necessario.
- Aumenta l'efficienza della produzione e della distribuzione di libri e altri documenti di distribuzione.
- Pianificazione delle riunioni estremamente accurata con la possibilità di posticipare rapidamente le modifiche e altro ancora.
Caratteristiche principali da confrontare durante la scelta del software Board Portal
Il primo software del portale del consiglio è apparso all'inizio degli anni 2000. Allora le tecnologie non avevano il grado di sviluppo che vediamo ora: avevano problemi di sicurezza, restrizioni sulle dimensioni dello storage e così via. Da allora, il software del portale del consiglio ha attraversato diverse fasi di sviluppo. Attualmente, a prima vista, puoi trovare un gran numero di fornitori di sale riunioni che offrono prodotti simili, quindi può essere difficile scegliere tra di loro.
Di seguito, puoi vedere i criteri di base a cui prestare attenzione e alcuni esempi dei servizi di prim'ordine del portale del consiglio: Boardmaps, iDeals e Boardvantage.
Disponibilità di strumenti di gestione dell'amministrazione
È importante capire in che modo un particolare servizio aiuta a rendere più semplice per gli amministratori la preparazione per le riunioni del consiglio e come le informazioni vengono aggiornate quando l'ora, le date oi documenti cambiano. Questo ti aiuterà a confrontare quanto tempo ci dedichi nelle condizioni attuali con la situazione in cui utilizzerai il servizio.
In questa fase, dovresti anche decidere quanto sia facile da usare il portale. Ad esempio, se dai un'occhiata ai servizi iDeals o Boradmap, noterai quanto sia minimalista l'interfaccia e quanto sia facile adattarsi ad essa.
Mobilità e interazione conveniente
La maggior parte dei direttori e dei membri del consiglio deve viaggiare molto. Questo dovere di routine può causare problemi poiché potrebbero non scoprire in tempo notizie e informazioni aggiornate sulla loro azienda. Con l'ausilio del software boardroom è possibile mantenere il 100% di coinvolgimento dei consiglieri di amministrazione nella vita dell'azienda. Quindi, dovresti conoscere la comodità delle offerte di servizi, comprese le app per telefoni cellulari implementate nei servizi iDeals, Boardmaps e Boardvantage.
Sicurezza
Questa è una delle condizioni più importanti poiché la riservatezza dei documenti del consiglio e la sicurezza dei messaggi sono fondamentali.
Cerca un software che protegga le informazioni e ne faciliti l'accesso. Specifica come vengono archiviate le informazioni (localmente o nel cloud), quali sono le opzioni per conservare i dati in caso di emergenza, ecc. Ad esempio, iDeals e Boardmap sono dotati di crittografia a 256 bit e autenticazione a due fattori. Per quanto riguarda Boardvantage, è inoltre sottoposto a audit SOC 2 di tipo II.
Servizio di assistenza
Qui, devi capire quale livello di supporto puoi aspettarti in caso di problemi:
- ci sono materiali di formazione sulla piattaforma?
- devi pagare il servizio di assistenza o è compreso nel pacchetto che acquisti?
- a che ora è disponibile il team di supporto ed è multilingue?
- attraverso quali canali di comunicazione puoi contattare il team di supporto?
Se guardi Boardmaps, iDeals e Boardvantage, tutti questi servizi forniscono un helpdesk multilingue 24 ore su 7, 365 giorni su XNUMX/XNUMX, inclusa la chat dal vivo e il supporto telefonico.
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