Avant tout, découvrons la définition du portail du conseil, surtout si vous n'avez jamais été confronté à ce type de portail auparavant.
Ainsi, ce logiciel peut être comparé à une application web qui regroupe tous les managers et directeurs. Tout d'abord, ce portail est créé pour faciliter l'accomplissement des tâches du conseil d'administration. De plus, ces services offrent un accès confidentiel aux documents du conseil (passés et présents).
De plus, les utilisateurs peuvent accéder à des outils qui permettent aux administrateurs de préparer plus facilement les réunions du conseil d'administration, de les diriger et d'analyser leurs résultats.
Grâce aux réunions virtuelles du conseil d'administration, il est possible d'améliorer l'interaction entre les membres du conseil d'administration, même s'ils se trouvent sur des continents différents.
Dans l'examen d'aujourd'hui, vous connaîtrez les caractéristiques de base des salles de conseil avec des exemples de services iDeals, Boardmap et Boardvantage. Pour des informations plus détaillées, vous pouvez visiter https://boardroommind.com/.
Raison du passage au logiciel Board Portal
La numérisation et le développement des technologies ont touché toutes les sphères d'activité des personnes, y compris les entreprises. Relativement récemment, la gestion des documents papier avec des dossiers peu pratiques pour le transport et coûteux à fabriquer s'est généralisée. Des dépenses supplémentaires ont été nécessaires pour l'allocation d'espace pour le stockage des documents, la livraison par courrier, etc.
Aujourd'hui, la plupart des entreprises sont déjà passées à un logiciel de gestion de conseil d'administration, dont les principales caractéristiques sont la facilité d'utilisation, la sécurité et l'efficacité.
Lorsqu'elles utilisent la salle de réunion, les entreprises peuvent compter sur la garantie de la confidentialité et de la sécurité des données de l'entreprise. Un logiciel de conseil d'administration permet de résoudre des problèmes complexes en phase de préparation, pendant la réunion ou à sa fin. La recherche de documents est réduite à quelques clics grâce aux options avancées de filtre et de marqueur.
Cela augmente l'efficacité de l'entreprise, réduit les coûts de main-d'œuvre et de temps.
Les principaux avantages des services de portail de conseil
Voyons maintenant les principaux avantages d'une salle de conférence virtuelle, qui en ont déjà fait un outil indispensable pour les entreprises de tous les secteurs.
Selon le type d'entreprise, les priorités en matière d'avantages peuvent changer, mais les plus courantes sont énumérées ci-dessous.
- Les portails du conseil d'administration fournissent une livraison quasi instantanée des données confidentielles nécessaires à tous les destinataires simultanément. Toutes les modifications apportées aux documents, mises à jour et révisions apparaissent également de manière synchrone pour tous les utilisateurs de la plateforme avec le niveau d'autorisation approprié.
- L'accès centralisé aux documents de réunion, aux messages, aux documents d'archives, etc. est fourni au sein d'un portail hautement fiable et sécurisé. Les logiciels de gestion de documents de conseil les plus récents offrent une protection des informations grâce au cryptage AES, à l'authentification à deux facteurs, etc. De plus, les données de l'entreprise sont protégées contre les dommages malveillants de l'extérieur.
- Prise de notes et collaboration en ligne sécurisées pour les administrateurs. Dans ce cas, tous les messages, données, procès-verbaux de conseil d'administration sont archivés et peuvent être analysés ultérieurement si nécessaire.
- Augmentez l'efficacité de la production et de la distribution de la distribution de livres et d'autres documents.
- Planification de réunion très précise avec la possibilité d'apporter rapidement des modifications, des reports, etc.
Principales fonctionnalités à comparer lors du choix du logiciel Board Portal
Le premier logiciel de portail de conseil est apparu au début des années 2000. Ensuite, les technologies n'avaient pas le degré de développement que nous voyons maintenant : elles avaient des problèmes de sécurité, des restrictions sur la taille du stockage, etc. Depuis lors, le logiciel du portail du conseil est passé par plusieurs étapes de développement. Actuellement, vous pouvez trouver un grand nombre de fournisseurs de salles de conférence qui proposent des produits similaires, à première vue, il peut donc être difficile de choisir entre eux.
Ci-dessous, vous pouvez voir les critères de base auxquels vous devez prêter attention et quelques exemples des meilleurs services de portail de conseil : Boardmaps, iDeals et Boardvantage.
Disponibilité des outils de gestion de l'administration
Il est important de comprendre comment un service particulier aide les administrateurs à se préparer plus facilement aux réunions du conseil d'administration et comment les informations sont mises à jour lorsque l'heure, les dates ou les documents changent. Cela vous aidera à comparer le temps que vous y consacrez dans les conditions actuelles avec la situation dans laquelle vous utiliserez le service.
À ce stade, vous devez également décider de la facilité d'utilisation du portail. Par exemple, si vous jetez un coup d'œil aux services iDeals ou Boradmap, vous remarquerez à quel point l'interface est minimaliste et à quel point il est facile de s'y adapter.
Mobilité et interaction pratique
La plupart des administrateurs et des membres du conseil d'administration doivent beaucoup voyager. Cette tâche routinière peut causer des problèmes car ils peuvent ne pas trouver à temps les nouvelles et les informations mises à jour sur leur entreprise. Avec l'aide du logiciel boardroom, il est possible de maintenir une implication à 100% des administrateurs dans la vie de l'entreprise. Vous devez donc vous renseigner sur la commodité des offres de services, y compris les applications pour téléphones mobiles telles qu'elles sont implémentées dans les services iDeals, Boardmaps et Boardvantage.
Sécurité
C'est l'une des conditions les plus importantes car la confidentialité des documents du conseil et la sécurité des messages sont essentielles.
Recherchez un logiciel qui sécurise les informations et facilite leur accès. Précisez comment les informations sont stockées (localement ou dans le cloud), quelles sont les options de conservation des données en cas d'urgence, etc. Par exemple, iDeals et Boardmap sont livrés avec un cryptage 256 bits et une authentification à deux facteurs. Quant à Boardvantage, il est en outre audité SOC 2 Type II.
Service de soutien
Ici, vous devez comprendre à quel niveau de support vous pouvez vous attendre en cas de problème :
- y a-t-il du matériel de formation sur la plateforme ?
- avez-vous besoin de payer pour le service d'assistance ou est-il inclus dans le forfait que vous achetez ?
- À quelle heure l'équipe d'assistance est-elle disponible et est-elle multilingue ?
- par quels canaux de communication pouvez-vous contacter l'équipe d'assistance ?
Si vous regardez Boardmaps, iDeals et Boardvantage, tous ces services fournissent un service d'assistance multilingue 24/7/365, y compris un chat en direct et une assistance téléphonique.
Laissez un commentaire
Avez vous quelque chose à dire sur cet article? Ajoutez votre commentaire et lancez la discussion.