Antes que nada, averigüemos la definición del portal de la junta, especialmente si no se ha enfrentado a este tipo de portal antes.
Entonces, este software se puede comparar con una aplicación web que incluye a todos los gerentes y directores. En primer lugar, este portal se crea para facilitar el cumplimiento de las funciones de la junta directiva. Además, estos servicios brindan acceso confidencial a los documentos de la junta (tanto pasados como presentes).
Además, los usuarios pueden obtener acceso a herramientas que facilitan mucho a los administradores la preparación de las reuniones de la junta, su conducción y el análisis de sus resultados.
Con la ayuda de las reuniones virtuales de la junta, es posible mejorar la interacción entre los miembros individuales de la junta, incluso si se encuentran en diferentes continentes.
En la revisión de hoy, conocerá las características básicas de las salas de juntas con ejemplos de los servicios iDeals, Boardmap y Boardvantage. Para obtener información más detallada, puede visitar https://boardroommind.com/.
Razón para cambiar al software Board Portal
La digitalización y el desarrollo de las tecnologías han tocado todos los ámbitos de la actividad de las personas, incluido el empresarial. Hace relativamente poco tiempo, se generalizó la gestión de documentos en papel con carpetas inconvenientes para el transporte y costosas de fabricar. Se requirieron gastos adicionales para la asignación de espacio para el almacenamiento de documentos, entrega de mensajería, etc.
Hoy en día, la mayoría de las empresas ya se han pasado al software de gestión de directorios, cuyas características clave son la facilidad de uso, la seguridad y la eficiencia.
Al utilizar la sala de juntas, las empresas pueden contar con garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos corporativos. El software de la junta directiva permite resolver problemas complejos en la etapa de preparación, durante la reunión o al final de la misma. La búsqueda de documentos se reduce a unos pocos clics gracias a las opciones avanzadas de filtro y marcador.
Esto aumenta la eficiencia de la empresa, reduce los costos de mano de obra y tiempo.
Las principales ventajas de los servicios del portal de juntas
Ahora, echemos un vistazo a las principales ventajas de una sala de juntas virtual, que ya las ha convertido en una herramienta imprescindible para las empresas de todas las industrias.
Dependiendo del tipo de negocio, las prioridades en los beneficios pueden cambiar, pero las más comunes se enumeran a continuación.
- Los portales de juntas brindan una entrega casi instantánea de los datos confidenciales necesarios a todos los destinatarios simultáneamente. Todos los cambios en documentos, actualizaciones y revisiones también aparecen sincrónicamente para todos los usuarios de la plataforma con el nivel de permiso adecuado.
- El acceso centralizado a los documentos de la reunión, mensajes, materiales de archivo, etc. se proporciona dentro de un portal altamente confiable y seguro. El software de administración de documentos de la junta más actualizado brinda protección de la información gracias al cifrado AES, la autenticación de dos factores y más. Además, los datos de la empresa están protegidos contra daños maliciosos desde el exterior.
- Toma de notas y colaboración seguras en línea para directores. En este caso, todos los mensajes, datos, actas de reuniones de la junta se archivan y pueden analizarse posteriormente si es necesario.
- Impulsar la eficiencia de la producción y distribución de libros y otros documentos.
- Programación de reuniones de alta precisión con la capacidad de posponer cambios rápidamente y más.
Características clave para comparar al elegir el software Board Portal
El primer software de portal de juntas apareció a principios de la década de 2000. Entonces las tecnologías no tenían el grado de desarrollo que vemos ahora: tenían problemas de seguridad, restricciones en el tamaño del almacenamiento, etc. Desde entonces, el software del portal de directorio pasó por varias etapas de desarrollo. Actualmente, puede encontrar una gran cantidad de proveedores de salas de juntas que ofrecen productos similares, a primera vista, por lo que puede ser una tarea difícil elegir entre ellos.
A continuación, puede ver los criterios básicos a los que debe prestar atención y algunos ejemplos de los servicios de portal de juntas de primer nivel: Boardmaps, iDeals y Boardvantage.
Disponibilidad de Herramientas de Gestión de Administración
Es importante entender cómo un servicio en particular ayuda a facilitar que los administradores se preparen para las reuniones de la junta y cómo se actualiza la información cuando cambian la hora, las fechas o los documentos. Esto le ayudará a comparar cuánto tiempo le dedica en las condiciones actuales con la situación en la que utilizará el servicio.
En esta etapa, también debe decidir qué tan fácil de usar es el portal. Por ejemplo, si echas un vistazo a los servicios de iDeals o Boradmap, notarás lo minimalista que es la interfaz y lo fácil que es adaptarse a ella.
Movilidad e interacción conveniente
La mayoría de los directores y miembros de la junta tienen que viajar mucho. Este deber rutinario puede causarles problemas ya que pueden no enterarse a tiempo de noticias e información actualizada de su empresa. Con la ayuda del software de la sala de juntas, es posible mantener el 100% de participación de los directores de la junta en la vida de la empresa. Por lo tanto, debe conocer la conveniencia de las ofertas de servicios, incluidas las aplicaciones para teléfonos móviles, como las implementadas en los servicios iDeals, Boardmaps y Boardvantage.
Seguridad
Esta es una de las condiciones más importantes ya que la confidencialidad de los documentos de la junta y la seguridad de los mensajes es clave.
Busque un software que asegure la información y facilite el acceso. Especifique cómo se almacena la información (localmente o en la nube), cuáles son las opciones para conservar los datos en caso de emergencia, etc. Por ejemplo, iDeals y Boardmap vienen con encriptación de 256 bits y autenticación de dos factores. En cuanto a Boardvantage, también está auditado como SOC 2 Tipo II.
Support Service
Aquí, debe comprender qué nivel de soporte puede esperar en caso de un problema:
- ¿Hay materiales de capacitación en la plataforma?
- ¿Necesitas pagar por el servicio de soporte o está incluido en el paquete que compras?
- ¿A qué hora está disponible el equipo de soporte y es multilingüe?
- ¿A través de qué canales de comunicación puede contactar al equipo de soporte?
Si observa Boardmaps, iDeals y Boardvantage, entonces todos estos servicios brindan un servicio de asistencia multilingüe las 24 horas, los 7 días de la semana, los 365 días del año, que incluye chat en vivo y soporte telefónico.
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