Für jedes Softwareprodukt, das Sie entwickeln und vermarkten, ist eine umfassende Dokumentation erforderlich. Um es zu erstellen, müssen Sie viele Funktionen implementieren, von Screenshots und Videos, die die Verwendung veranschaulichen, bis hin zu Live-Chats und Umfragen für Verbraucher. Um dies zu erreichen, benötigen Sie technische Dokumentationstools dass…
Einfach schreiben und bewerten
Wenn Sie einen Roman schreiben, wenden Sie Ihren kreativen Stil an. Wenn Sie technische Dokumentation schreiben, folgen Sie den Richtlinien. Authoring umfasst das Schreiben, Bearbeiten und Gestalten. Die Dokumentation sollte nicht nur die Funktionen der Software korrekt beschreiben. Es muss umfassend geschrieben und so formatiert werden, dass die Leser es am einfachsten wahrnehmen können.
Denken Sie an das Endziel dieser Arbeiten. Kunden haben Fragen zur Nutzung Ihres Produkts und wollen Antworten. Möglicherweise haben sie Probleme mit Ihrem Produkt und benötigen eine Anleitung zur Fehlerbehebung. Schließlich können sie sich persönliche Unterstützung suchen, wenn es ernst wird. Sie sollten alles in Ihrer Kundendokumentation finden können. Die interne Dokumentation sollte alles enthalten, was Entwickler über ihre Arbeit hervorheben müssen.
In Gruppen arbeiten
Das Erstellen von Dokumentationen ist ein langer Prozess, an dem zahlreiche Autoren, Redakteure, Designer, Manager usw. beteiligt sind. Die Entwickler Ihres Produkts selbst müssen auch in Ihrer Nähe sein, um Missverständnisse über neue Funktionen auszuräumen und die Autoren über neue Funktionen in der kommenden Zeit zu informieren Versionen.
Um die Arbeit effektiv zu planen, benötigt der Manager spezielle Tools für:
- Aufgaben an Mitarbeiter zuweisen
- Fristen setzen
- Abhängigkeiten herstellen
- Teilaufgaben erstellen
und so weiter. Sie sollten in Editoren und in der Cloud gespeicherte Dokumente integriert werden, um die gemeinsame Nutzung und Überprüfung sowie den Austausch von Kommentaren und Bearbeitungen zu vereinfachen. Ein integrierter Messenger ist auch eine großartige Sache, um das Teilen von Links und Dateien außerhalb der Umgebung zu vermeiden. Schließlich kann ein einstellbarer Zugriff Teammitgliedern die Möglichkeit geben, die relevanten Dokumente zu bearbeiten oder zu überprüfen.
Stilregeln
Es ist jetzt ein Muss, dass Ihr Dokumentationsportal auf alle möglichen Arten, einschließlich des Stils, in die Software integriert ist. Ihr Firmenlogo, die Farbgebung, die verwendeten Schriftarten – der Übergang zwischen Produkt und Dokumentation soll möglichst fließend sein.
Auf unbewusster Ebene scheint es eine logische Erweiterung des Produkts zu sein. Aber es erfordert viel bewusste Anstrengung von den Schöpfern. Daher müssen die Tools zum Erstellen von Dokumentationen über Designerfunktionen verfügen, damit Sie Ihre Dokumentation auf möglichst organische Weise gestalten können. Oder entwerfen Sie es woanders mit Ihrer Lieblingssoftware und importieren Sie es dann.
Listen to Your Heart
Aber wenn Sie in der Lage sind, die Software auszuwählen, versuchen Sie zu entscheiden, ob Sie sie intuitiv fühlen. Gehören alle Icons und Tools dorthin, wo sie sind? Ist es einfach, damit zu arbeiten, Dokumente, Zeitpläne, Zeitleisten zu erstellen, Dokumentationen von anderen Plattformen zu importieren oder sie als Web-Hilfeportal zu exportieren, das Sie auf Ihrer Unternehmenswebsite hosten? Wenn ja, sollte dies Ihre Wahl sein. Diese innere Stimme reagiert wie der Wille Ihrer Kunden.
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