Lassen Sie uns zunächst die Definition des Board-Portals herausfinden, insbesondere wenn Sie diese Art von Portal noch nie gesehen haben.
Diese Software kann also mit einer Webanwendung verglichen werden, die alle Manager und Direktoren umfasst. Dieses Portal soll in erster Linie die Erfüllung der Aufgaben des Vorstandes erleichtern. Darüber hinaus bieten diese Dienste vertraulichen Zugang zu Board-Dokumenten (sowohl vergangene als auch aktuelle).
Darüber hinaus können Benutzer auf Tools zugreifen, die es Administratoren erheblich erleichtern, Vorstandssitzungen vorzubereiten, durchzuführen und ihre Ergebnisse zu analysieren.
Mit Hilfe virtueller Vorstandssitzungen ist es möglich, die Interaktion zwischen den einzelnen Vorstandsmitgliedern zu verbessern, auch wenn sie sich auf verschiedenen Kontinenten befinden.
In der heutigen Rezension lernen Sie die grundlegenden Funktionen von Sitzungssälen mit Beispielen für die Dienste iDeals, Boardmap und Boardvantage kennen. Ausführlichere Informationen finden Sie unter https://boardroommind.com/.
Grund für die Umstellung auf Board Portal Software
Die Digitalisierung und die Entwicklung von Technologien haben alle Bereiche der menschlichen Tätigkeit berührt, einschließlich der Wirtschaft. In jüngerer Zeit war die Dokumentenverwaltung in Papierform mit umständlich zu transportierenden und teuer herzustellenden Ordnern weit verbreitet. Zusätzliche Kosten waren für die Bereitstellung von Platz für die Aufbewahrung von Dokumenten, Kurierdienste usw. erforderlich.
Heute sind die meisten Unternehmen bereits auf Board-Management-Software umgestiegen, deren Hauptmerkmale Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Effizienz sind.
Unternehmen können sich bei der Nutzung des Boardrooms darauf verlassen, dass die Vertraulichkeit und Sicherheit der Unternehmensdaten gewährleistet ist. Die Vorstandssoftware ermöglicht die Lösung komplexer Probleme in der Vorbereitungsphase, während der Sitzung oder am Ende. Das Auffinden von Dokumenten wird dank erweiterter Filter- und Markierungsoptionen auf wenige Klicks reduziert.
Das steigert die Effizienz des Unternehmens, senkt Arbeits- und Zeitkosten.
Die Top-Vorteile der Board Portal Services
Werfen wir nun einen Blick auf die wichtigsten Vorteile eines virtuellen Sitzungssaals, die ihn bereits zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen aller Branchen gemacht haben.
Je nach Art des Unternehmens können sich die Prioritäten bei den Vorteilen verschieben, aber die häufigsten sind unten aufgeführt.
- Vorstandsportale liefern die erforderlichen vertraulichen Daten nahezu zeitgleich an alle Empfänger. Alle Änderungen an Dokumenten, Updates und Revisionen erscheinen zudem synchron für alle Benutzer der Plattform mit der entsprechenden Berechtigungsstufe.
- Der zentrale Zugriff auf Besprechungsdokumente, Nachrichten, Archivmaterialien usw. wird innerhalb eines äußerst zuverlässigen und sicheren Portals bereitgestellt. Die aktuellste Verwaltungssoftware für Board-Dokumente bietet Informationsschutz dank AES-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und mehr. Zudem werden Unternehmensdaten vor böswilliger Beschädigung von außen geschützt.
- Sichere Online-Notizen und -Zusammenarbeit für Direktoren. Dabei werden alle Nachrichten, Daten, Vorstandsprotokolle archiviert und können bei Bedarf nachträglich analysiert werden.
- Steigern Sie die Effizienz der Produktion und Verteilung von Büchern und anderen Dokumenten.
- Äußerst genaue Besprechungsplanung mit der Möglichkeit, schnell Änderungen vorzunehmen, Verschiebungen vorzunehmen und vieles mehr.
Wichtige Funktionen, die Sie bei der Auswahl der Board Portal-Software vergleichen sollten
Die erste Board-Portal-Software erschien in den frühen 2000er Jahren. Damals hatten die Technologien nicht den Entwicklungsstand, den wir heute sehen: Sie hatten Probleme mit der Sicherheit, Einschränkungen bei der Speichergröße und so weiter. Seitdem hat die Board-Portal-Software mehrere Entwicklungsstufen durchlaufen. Derzeit gibt es auf den ersten Blick eine große Anzahl von Boardroom-Anbietern, die ähnliche Produkte anbieten, sodass es schwierig sein kann, sich zwischen ihnen zu entscheiden.
Nachfolgend sehen Sie grundlegende Kriterien, auf die Sie achten sollten, sowie einige Beispiele für die erstklassigen Board-Portal-Services: Boardmaps, iDeals und Boardvantage.
Verfügbarkeit von Administrations-Management-Tools
Es ist wichtig zu verstehen, wie ein bestimmter Dienst Administratoren die Vorbereitung auf Vorstandssitzungen erleichtert und wie Informationen aktualisiert werden, wenn sich Uhrzeiten, Daten oder Dokumente ändern. Dies wird Ihnen helfen, die Zeit, die Sie unter den gegenwärtigen Bedingungen dafür aufwenden, mit der Situation zu vergleichen, in der Sie den Dienst nutzen werden.
In diesem Stadium sollten Sie auch entscheiden, wie einfach das Portal zu bedienen ist. Wenn Sie sich beispielsweise die Dienste von iDeals oder Boradmap ansehen, werden Sie feststellen, wie minimalistisch die Oberfläche ist und wie einfach sie sich daran anpassen lässt.
Mobilität und komfortable Interaktion
Die meisten Direktoren und Vorstandsmitglieder müssen viel reisen. Diese Routinepflicht kann zu Problemen führen, da sie Neuigkeiten und aktualisierte Informationen über ihr Unternehmen möglicherweise nicht rechtzeitig erfahren. Mit Hilfe der Boardroom-Software ist es möglich, die Vorstandsmitglieder zu 100 % in das Leben des Unternehmens einzubeziehen. Sie sollten sich also über die Bequemlichkeit der Serviceangebote informieren, einschließlich Apps für Mobiltelefone, wie sie in iDeals, Boardmaps und Boardvantage-Diensten implementiert sind.
Sicherheit
Dies ist eine der wichtigsten Bedingungen, da die Vertraulichkeit von Board-Dokumenten und die Sicherheit von Nachrichten von entscheidender Bedeutung sind.
Suchen Sie nach Software, die Informationen sichert und den Zugriff erleichtert. Geben Sie an, wie Informationen gespeichert werden (lokal oder in der Cloud), welche Möglichkeiten es gibt, Daten im Notfall aufzubewahren usw. Zum Beispiel sind iDeals und Boardmap mit 256-Bit-Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung ausgestattet. Boardvantage ist zusätzlich SOC 2 Typ II geprüft.
Kundendienst
Hier müssen Sie verstehen, mit welchem Grad an Unterstützung Sie im Falle eines Problems rechnen können:
- Gibt es Schulungsmaterialien auf der Plattform?
- Müssen Sie für den Support-Service bezahlen oder ist er in dem von Ihnen gekauften Paket enthalten?
- Wann ist das Support-Team verfügbar und ist es mehrsprachig?
- Über welche Kommunikationskanäle können Sie das Support-Team kontaktieren?
Wenn Sie sich Boardmaps, iDeals und Boardvantage ansehen, bieten all diese Dienste rund um die Uhr mehrsprachigen Helpdesk, einschließlich Live-Chat und Telefonsupport.
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