Надлежна проверка на виртуална стая с данни — Вижте какво е важно

Юридическият дю дилиджънс е задължителен етап в процеса на привличане на средства или сключване на договори за сливане на компании. Този процес обикновено отнема от няколко седмици до няколко месеца, но с навлизането на услугите за стаи за данни може да бъде много по-бърз, което позволява на всяка страна да извлече максимума от него.

Какво е виртуална стая с данни? Това е специален софтуер, който позволява съхраняване и прехвърляне на информация между компании или в рамките на една корпорация по надеждни и сигурни начини без риск от неоторизиран достъп до важни данни. Само оторизирани потребители имат достъп до лицензи, финансови, правни документи, данъци и друга информация, а собствениците на компании или частни лица могат да се присъединят към виртуалната стая с данни само със специална покана.

Сега нека поговорим за това колко важна е подобна функционалност за вашата компания и какво точно трябва да знаете, преди да изберете правилния софтуер за стая за данни.

Какво е Due Diligence и как VDR се прилага към него?

Вече сме свикнали да използваме сливания и придобивания на стаи за данни и това вече не е изненадващо, но гамата от VDR приложения е много по-широка и може да откриете, че дори във вашата ситуация това е точно това, от което се нуждаете. В допълнение към дю дилиджънс, различни бизнес транзакции могат да се извършват с участието на електронни стаи за данни. Те ще са необходими за следните цели:

1. Анализиране на купувача или продавача преди подписване на интелигентен договор или преди получаване на лиценз;
2. Набиране на средства за разширяване или развитие на стартиращ бизнес;
3. Осигуряване на надеждно съхранение на корпоративна информация: документи, рецепти, патенти, лицензи, отчети и др.
4. Осигуряване на удобна комуникация със служители, партньори и инвеститори.

Всяка компания е изправена пред уникални предизвикателства и следователно целите на използването на електронни стаи могат да се различават. Основното е, че всяка такава цел ще бъде постигната и вие ще видите своя набор от предимства, които софтуерът за стая за данни ви предлага.

Основни раздели на виртуални стаи за правилна проверка

Когато използвате софтуера за онлайн стая с данни за надлежна проверка, можете да приложите този инструмент за различни бизнес цели. Следователно може да се нуждаете от раздели като:

• Административна проверка
• Правна, финансова или M&A Due Diligence
• Данъчна ревизия или ревизия на активи и др.

Когато избирате софтуер, обръщането на внимание на основната функционалност не е достатъчно. Трябва също да помислите дали тези специфични раздели са налични, тъй като те могат значително да улеснят работата ви с документи.

Как да класифицираме данни във виртуални папки на стая с данни?

Софтуерът за онлайн стая с данни позволява организиране на документи и бизнес данни по най-удобен начин. В идеалния случай структурата трябва да е йерархична, с отделни папки за всяко подразделение на компанията. Тази подредба ще ви позволи бързо да намерите необходимата информация и да разпределите нови данни в съответните папки.

Точната структура зависи изцяло от спецификата на дейността на вашата компания и начина, по който са организирани бизнес въпросите, както и от структурата на самата организация. Например можете да създадете следните папки във виртуалната стая с данни:

• Финансови документи;
• Маркетингова информация: промоционални кампании, клиенти, презентации и др.;
• Досиета на служители и кандидатстващи за определени позиции;
• Договори, споразумения, задължения;
• Патенти, лицензи, рецепти или формули и др.

Структурата на електронната стая с данни може да има произволна форма, в зависимост от това коя подредба е по-удобна за вас. Можете сами да обмислите структурата на VDR или да използвате готови шаблони, предлагани от услугата dataroomreviews.org за да ви покажем максималните възможности на такъв софтуер и да улесним първите стъпки на вашето взаимодействие с този инструмент.

След като сте обмислили структурата и йерархията на папките, можете да коригирате достъпа до тях и да направите определени секции затворени за публичен достъп. Така вие не само организирате бизнес документацията, но и установявате най-надеждната й защита. Точно от това има нужда бизнесът в днешните условия.

Защо е по-добре да използвате VDR за надлежна проверка, вместо да преминете през нея по традиционния начин?

Всяка компания започва да използва виртуални стаи с данни по свои собствени причини. Най-често именно дължимата грижа при набирането на средства или сливането на компании е тласъкът за интегриране на онлайн стаи с данни във вашите рутинни бизнес дейности. Тогава предимствата на такъв софтуер се оказват очевидни и безспорни, така че след като използвате този инструмент, не искате да се откажете от предимствата му.

1. Сигурност на най-високо ниво. Дю дилиджънс е процес на максимална отвореност на бизнеса, когато бизнесът трябва да разкрие информация за финансови дела, бизнес планове, инвестиционен план за развитие, данни за лицензи и патенти, данъчни документи и всяка друга информация, която иначе остава затворена за публичен достъп. Виртуалната стая с данни използва най-високите стандарти за защита на данните и съчетава няколко мощни метода, за да гарантира нивото на сигурност, от което се нуждаете.
2. Достъп до необходимите данни навсякъде по света. По този начин можете да си сътрудничите с партньори от различни страни без никакви ограничения.
3. Простотата на настройките позволява на потребител с всякакво ниво на обучение лесно да разбере наличните функции и да разбере как работи всичко. Това осигурява страхотно изживяване за всеки, който се занимава със сделки за сливания и придобивания.
4. Статистическите и аналитичните отчети ви позволяват да видите кога и кой е преглеждал или изтеглял определени документи.
5. Удобството на организиране на данни означава, че можете бързо и без усилие да организирате стаята с данни точно така, както ви е необходима за гладка работа и сътрудничество с партньори.
6. Контролът върху поверителността е на собственика на бизнеса. Вие конфигурирате различни нива на достъп за различни потребители и пазите поверителните данни затворени от трети страни. Изпращайте покани, които позволяват на партньорите да виждат само информацията, която желаете да споделите.

Дойдоха времена, когато скоростта на вземане на решения е от решаващо значение. Компаниите вече не могат да прекарват месеци в извършване на надлежна проверка само на срещи лице в лице. Следователно онлайн стаите с данни се превръщат в определящ инструмент за растеж и развитие, укрепвайки вашите усилия с подкрепата на партньори.