Разбиране на виртуалната стая с данни: 10 ключови въпроса

Днес хората правят все повече неща онлайн. Бизнесът прави още повече в мрежата. Много служители започват да работят дистанционно, а някои собственици на компании предпочитат онлайн комуникацията.

Този преход към интернет улесни правенето на бизнес. Споделянето на документи може да включва сканиране на хартия, създаване на имейли и след това криптирането им за сигурност. Тогава можете да сте сигурни, че само човекът, който трябва да го види, го прави. Виртуална стая с данни може да помогне за улесняване на този процес.

Какво е виртуална стая за данни?

Виртуалните стаи с данни (или VDR) са онлайн пространството. Компаниите могат да качват документация и да я споделят сигурно със служители, клиенти и партньори. Тези онлайн стаи с данни позволяват на потребителите да разглеждат само документи, които са подходящи за тях, и можете да зададете опции за оторизация за всеки документ, който изпращате. Това позволява информацията да се споделя поверително между много хора и фирми.

Виртуални стаи с данни: Защо те са бъдещето?

Когато обменяте важни данни в рамките на или между компании, не само скоростта или обемът на пакетите са важни, но и сигурността. Виртуалните стаи с данни са такова решение. Това е съхранение (архив) на определени поверителни корпоративни документи в електронен вид и с ясна структура.

Онлайн стаята за данни се превръща в стандартен начин за обмен на данни. Факс комуникацията до голяма степен е остаряла. Други подобни платформи също се превръщат в нещо от миналото, особено имейлите и мрежите peer-to-peer, тъй като на свободния пазар се появиха нови алтернативи. Осигурява не само скорост или обем на пакетите, но и сигурност.

VDR или „стаи за сделки“ са софтуер, където срещите могат да се провеждат в контролирана среда. Само избрани лица могат да имат достъп до тях, което им позволява да контролират разпространението на информацията, която обменят. Това е нов начин за правене на бизнес, който се въвежда все по-често.

Какво ще кажете за сигурността на VDR?

Сигурността е важна, когато става въпрос за вашите записи. Пробивът на данни е страшно нещо. Компрометирането на вашата бизнес информация или вашата лична информация може да доведе до много последствия, като например загуба на бизнес. Ето защо е важно да научите за стъпките за киберсигурност, които вашият бъдещ доставчик има.

Сигурността на обмена на документи се постига чрез използването на най-модерните алгоритми за криптиране на данни и контрол на достъпа. По-специално, методите за идентификация на потребителя, базирани на два фактора, позволяват да се постигне ситуацията, при която само онези потребители, които имат съответните разрешения, имат достъп до VDR. Това гарантира висока сигурност на документите и елиминира риска от загуба или повреда на данни. Можете да сте спокойни за вашия бизнес.

Строго погледнато, софтуерът VDR е сигурно ИТ пространство, предназначено да съхранява и преглежда документите, от които вие и вашият партньор се нуждаете, за да сключите пълна сделка за купувач и продавач. Цялата информация, съхранявана в стаята с данни, е представена в строго структуриран вид.

Всички висококачествени услуги за стая за данни предлагат много различни функции за сигурност, които по-късно могат да се използват за различни опции. Доставчиците защитават вашия софтуер и документите, които съхранявате и споделяте в него.

Какви са основните предимства на VDR?

Има много ползи от използването решения за виртуална стая с данни за вашия бизнес, като например:

• Те ви позволяват да съхранявате и изпращате данни сигурно. Вашият VDR се превръща в хранилище за различни видове документи, съхранявайки ги в случай, че имате нужда от тях в бъдеще. Вие не само определяте кой има достъп до определен документ, но и запазвате информацията си поверителна и защитена.
• Глобални компании или фирми от другата страна на земята могат да правят бизнес с вас. Можете да споделяте информация през защитена мрежа и присъствието на вашата компания може да се увеличи. На свой ред това може да помогне за увеличаване на печалбите ви.
• Те могат да спестят пари на вашата компания. Когато става въпрос за вашия бизнес бюджет, всичко помага. Когато използвате VDR вместо физическо изпращане на документи, спестявате пари за пощенски разходи, хартия, телбод и дори консумативи за копирна машина. Тези разходи могат да се увеличат с времето, което прави VDR интелигентно решение за вашия бюджет.
• Ако трябва да направите промени или да сключите споразумение бързо, VDRs са чудесен вариант. Те позволяват документацията да бъде доставена бързо. Просто го качете и го изпратете където имате нужда. Получателят може да види данните почти моментално и да предприеме действия.

Защо виртуалните стаи с данни са важни?

Всеки голям бизнес се е сблъсквал с поне един случай, когато съобщение, предназначено за един човек, е било погрешно изпратено до друг или много други хора. Някои от тях са безобидни бележки или лични съобщения. Неприятно, но не и рисковано. В същото време е имало случаи, при които имейлите са компрометирали големи корпорации по начини, от които те все още не са се възстановили.

Сигурността е ключът към всичко. Този софтуер е вашата лична опция за запазване на информацията в тайна, така че никой да не може да я открадне или забележи.

Каква е основната концепция на виртуалната стая с данни?

Има много ситуации, в които вашата компания трябва да споделя чувствителна информация с различни партньори. Независимо дали планирате сливане и придобиване, организирате комуникация на борда, набирате инвестиции в частна фондация, разработвате ново лекарство или нещо друго. Има реална полза от виртуална стая с данни.

• Сигурност. Можете да бъдете сигурни в поверителността на вашата информация, когато тя се съхранява в защитена стая с данни.
• Простота. Софтуерният интерфейс е една от ключовите силни страни. Няма да имате нужда от специално обучение – можете да започнете да работите с виртуалната стая за данни след 5 минути след като се запознаете с нея.
• Посрещане на вашите нужди. Софтуерът за виртуална стая с данни е гъвкаво решение с възможност за персонализиране, което може да се интегрира с други бизнес приложения.

Как да контролирате управлението на документи?

Качете документи в стаята с данни с две кликвания. Има повече от 25 файлови формата. Не е необходима специална подготовка на файла преди качване. Те могат да се разглеждат във всеки браузър, така че не е необходим допълнителен софтуер.

Какво прави виртуална стая с данни?

Електронната стая за данни е създадена като част от централно хранилище на данни за компании или подразделения, които се придобиват или продават. Той позволява на заинтересованите страни да преглеждат информация, свързана с бизнеса, в контролирана среда, където може да се запази поверителността.

Какво е особено важно?

Администраторът на системата може да следи всички действия, извършени от един или друг потребител, което повишава вече високото ниво на надеждност и отказоустойчивост на системата. Също така си струва да се отбележи, че повечето от документите, съхранявани в такива системи, са в pdf формат, което е много удобно и достъпно. Този формат обаче позволява не само бързо извличане, четене и копиране на данни, но и ограничен достъп до тях.

Такава система придоби най-голяма популярност и разпространение сред юридическите и консултантските компании. И много други индустрии могат да се възползват от VDR, например закони, банкиране, недвижими имоти, технологии, финанси и други, тъй като работят с документи дълго, внимателно и усърдно.