Прости, но ефективни съвети за Gmail, които трябва да опитате днес

Gmail несъмнено е най-добрият доставчик на имейл услуги и входяща поща! Обичаме да го използваме за нашите лични и професионални цели, и би било същото за повечето от вас. Освен това, което Google добави в Gmail, има някои неизвестни функции и съвети и трикове на трети страни, които можете да използвате. В една от предишните ни публикации бяхме покрили върха Трикове в Gmail за да спестите вашето време, като използвате вградени функции и други услуги.

Сега обаче имаме нещо друго общо с Gmail Inbox. В тази статия ще споделим някои прости, но ефективни съвети за Gmail, които определено ще ви спестят време. Повечето от тях се захранват от вградените функции на Gmail, но тези функции не са толкова известни. И така, ще ги започнем ли?

1. Активирайте и настройте Gmail Vacation Responder за празници

Управлението на вашите имейли е трудна задача, когато сте зает човек! И можете да си представите най-лошата ситуация, когато отивате на дълга почивка. Може да получавате много имейли и не е учтиво да ги оставяте без отговор. Но професионално е да им уведомите, че сте на почивка и да предоставите информация за контакт при спешни случаи, ако искате. Това е, което можем да направим с помощта на функцията за отговор при ваканция на Gmail Inbox. Това работи както в обикновен акаунт в Gmail, така и в акаунти в Google Apps.

По принцип Gmail Vacation Responder е съобщение, което изпращате до хората. На всички имейли, получени в конкретния момент, ще бъде отговорено с шаблона за отговор, който сте създали. Автоматичният отговор в Gmail може да се състои от текст, телефонен номер и дори вашия цифров подпис, ако имате такъв. Можете да създадете съдържанието с помощта на WYSIWYG редактор на Gmail. Сега ще видим как можете да активирате тази система за автоматичен отговор във входящата си кутия в Gmail.

Как да активирам Gmail Vacation Responder?

Стъпките са лесни за това как да настроите извън офиса в Gmail, просто ги следвайте.

1.  Отидете в настройките на Gmail. Можете да направите това, като щракнете върху бутона Cog в горната дясна страна и изберете „Настройки“.
2. В раздела „Общи настройки“ има секция, наречена „Отговор при ваканция“.
3. Сега щракнете върху бутона „Автоматичен отговор във ваканция“, за да активирате автоматизираната система за отговор.

Тук можете да предоставите различна информация. Можете да дефинирате активното време за активиране на функцията — Първи ден и Последен ден. В частта със съдържанието трябва да дадете данни като Тема и Съобщение. Можете също да решите дали искате да изпращате имейли за отговор на тези, които са във вашия списък с контакти. Тоест непознат няма да получи автоматичния отговор от Gmail. Ако сте включили поверителна информация, като номер за контакт, трябва да активирате този бутон.

С тези стъпки можете да настроите Gmail извън офиса, като цяло, и акаунти в Google Apps. Въпреки това, ако се интересувате, можете да настроите и някои допълнителни действия. Например, можете автоматично да препращате някои конкретни имейли благодарение на мощните филтри и етикети на Gmail. Между другото, няма значение какво правите за автоматизацията на имейлите, но се уверете, че сте деактивирали всичко това, когато се върнете след ваканция.

ВИЖТЕ СЪЩО: Преки пътища в Gmail за подобряване на производителността » 

2. Създайте нова папка в Gmail

Получавате ли стотици важни имейли във входящата си кутия в Gmail? Когато си зает професионалист, това е съвсем естествено. Въпреки факта, че Gmail има пет различни категории – като социални, промоции и актуализации – всички индивидуално изпратени имейли ще бъдат в самата „Входяща кутия“. И добре е да създавате папки в Gmail, за да управлявате добре имейлите си. Всъщност няма правилна концепция за папки в Gmail, става въпрос за етикети и категории. Въпреки това, ако ги използвате добре, етикетите на Gmail са най-добрият начин да управлявате всички имейли, които получавате. Можете да присвоите различни етикети на един имейл.

Как да създадете нова папка в Gmail Inbox?

1. Трябва да изберете имейл съобщението, което трябва да добавите към новата папка.
2.  В горната част на съобщението можете да видите няколко бутона и икони. От тях изберете иконата „Етикети“ със снимката на етикет.
3. Там имате списък със съществуващите етикети на Gmail и връзката за създаване на нов. Кликнете върху бутона „Създаване на нов“, за да продължите по-нататък.
4. Сега трябва да посочите името на етикета. Освен това, ако желаете, можете да добавите този етикет под друг.
5. Ако е успешен, можете да видите името на етикета и в информацията за имейл съобщението.

Сега нататък, когато получите имейл от определена категория, можете да ги добавите към етикети. Най-добрата част на Gmail е, че той научава вашите навици с течение на времето. Както казахме, можете да се възползвате от функцията за етикет на Gmail в определени случаи, като например когато имате стотици имейли, на които трябва да отговорите. Благодарение на етикетите можете да ги получите категория по категория.

ВИЖТЕ СЪЩО: Outlook срещу Gmail: Намерете какво всеки от тях може да ви предложи » 

3. Пълно влизане в сайта на Gmail от мобилни устройства

Не сте ли влизали в Gmail Inbox от мобилния си уеб браузър? След това знаете, че Google е създал чист, прост и ефективен интерфейс за четене на вашите имейли и отговаряне. Не говорим за официалното приложение Gmail за Android и iOS, а за мобилния сайт. Въпреки това има моменти, когато трябва да заредите целия сайт на Gmail в мобилното устройство. Например, може да се наложи да проверите една функция, която е налична само във версията за настолни компютри. Пълната версия може да не е перфектна на екрана на мобилното устройство, но можете да правите каквото искате.

Така че, за да получите настолната версия на Gmail на мобилни устройства, можете да следвате тези стъпки.

1. Отворете браузъра Google Chrome на вашия смартфон или таблет. ако все още го нямате, можете да изтеглите браузъра от Play Store или App Store.
2. Отворете „Нов режим инкогнито“ от менюто на страницата „Нов раздел“.
3. След като сте в режим инкогнито, заредете произволна уеб страница.
4. След като уеб страницата приключи зареждането, трябва да докоснете трите вертикални точки за настройки. От списъка с опции изберете „Заявка за настолен сайт.
5. Сега трябва да сте в пълната настолна версия на уеб страницата.
6. След като това приключи, можете да въведете www.mail.google.com, за да получите достъп до пълния интерфейс на Gmail Desktop вместо до мобилния сайт на Gmail.

Както казахме, това ще ви помогне, когато имате нужда от пълната функционалност на Gmail на вашия смартфон или таблет. Нещото ще е страхотно, ако имате устройство с по-голям размер на екрана.

Има алтернатива да стартирате настолната версия на Gmail на телефона си. Първо, трябва да влезете в Gmail, като заредите мобилната версия. След като влезете, можете да поставите https://mail.google.com/mail/h/ в адресната лента. Това ще ви отведе до HTML версията на Gmail, която е доста проста, но на цял екран.

ВИЖТЕ СЪЩО:  Съвети за Google Календар, за които трябва да знаете »

4. Как да изпратите имейл до всичките си контакти в Gmail

Знаете ли как да изпратите имейл до всички контакти в Gmail? Да, правилно чухте. Това е полезно, ако имате имейл, посветен на професионални или лични нужди. По този начин можете да изпратите важна поща до всички хора в една организация - без да въвеждате имената, едно по едно. Gmail има вградена функция, която ви позволява да изпращате или препращате имейл съобщение до всичките си контакти. Просто трябва да следвате тези стъпки, за да направите това.

1. Щракнете върху бутона „Създаване“ в интерфейса на Gmail и изскачащ екран ще бъде в долната част на дясната страна.
2. В първото пространство можете да видите връзка с име „До“. Щракнете върху тази връзка и ще видите изскачащ прозорец на екрана.
3. От изскачащия прозорец можете да изберете контактите, до които ще бъде изпратен имейлът.
4. Щракнете върху „Избор на всички“ и натиснете бутона „Избор“.
5. Натиснете бутона „Изпращане“ и имейлът ще бъде изпратен до всички адреси във вашите контакти.

И така, това е вашият отговор на въпроса ви как да изпратите имейл до всички контакти в Gmail. Не използвайте тази функция за спам, но това може да бъде полезно за масово споделяне на важна информация, като съобщения за цялата компания и всичко останало.

ВИЖТЕ СЪЩО: Как да добавите подпис във входящата кутия на Gmail »

5. Намерете местоположението на подателя в Gmail

Понякога може да се наложи да намерите местоположението на подателя, за да имате a по-добър имейл разговор. Да предположим, че сте получили добра оферта от неизвестна страна и трябва да отговорите в съответствие с нейното/неговото местоположение. Като такъв няма начин да се намери местоположението на подател в Gmail. Като каза това, можете да опитате двете стъпки, споменати по-долу, за да добиете представа.

• Метод 1: В някои случаи, макар и да не е необходимо, Gmail включва IP адреса на подателя. Това е приложимо, ако подателят е използвал специални имейл клиенти като Outlook или Thunderbird за управление на имейл. В този случай можете да намерите IP адреса в секцията „Още“ на полученото имейл съобщение. Както знаете, IP адресът може да се използва за намиране.
• Метод 2: Като се има предвид, че подателят е от друга държава, ще има разлика в часовата зона. Можете да разберете текущата часова зона от индивидуалния имейл интерфейс на Gmail. Чрез търсене с часовата зона можете да намерите местоположението на подателя в Gmail.

Няма гаранция, че тези методи могат да работят за намиране на местоположението на подателя. Можете обаче да опитате тези двамата да започнат.

ВИЖТЕ СЪЩО: Как работи филтърът за спам на Gmail? »

6. Намерете лицето зад имейл адрес в Gmail

Имейл адресът наистина е ефективен начин да проследите кой стои зад него. В крайна сметка изглежда, че имейл ID е истинският цифров адрес, на който трябва да се разчита. Да предположим, че сте получили имейл от адрес, който не е във вашите контакти. Какво правите, когато искате да намерите човека зад имейла? Е, можете да опитате да го потърсите в Google. Но резултатите може да не са толкова добри, особено ако човекът не е използвал имейла в публични уеб пространства. И тогава можем да използваме обратното търсене на имейли в Gmail. Следват двата метода, които можете да използвате за обратно търсене по имейл.

• Метод 1: Можете да следвате стъпките, които казахме в предишния съвет, за да проследите местоположението. В зависимост от IP адреса можете да получите ясна представа и за местоположението на човека. Още веднъж, това е полезно само ако подателят използва специален имейл клиент.
• Метод 2: Можете да използвате Facebook, за да извършите обратно търсене по имейл. Процесът е много прост. Трябва да поставите имейл адреса в лентата за търсене във Facebook. Ако има акаунт във Facebook, свързан с имейл ID, можете да видите профила незабавно. Той е може би най-ефективният, като се има предвид, че почти всеки има акаунт във Facebook в днешно време.

• Метод 3: Има няколко услуги за търсене на хора като Пипл и Спокео. Можете да въведете имейл адреса в лентата за търсене и да получите информация за тях за нула време. Ако двата гореспоменати метода не ви помогнат, можете да направите обширно търсене чрез тези търсачки за хора.

• Метод 4: Можете също да използвате имейл Шерлок. Имейл на Шерлок ще ви помогне с безплатно обратно търсене на имейли в Gmail, Yahoo, Hotmail или всяка друга имейл услуга, която е била показана във входящата ви кутия. Както показва името, Email Sherlock ще ви помогне да разберете дали имейл адресът е от валидирано лице.

Заключение – прости, но ефективни съвети за Gmail

И така, това са простите, но ефективни съвети за Gmail, за които ви разказахме във въведението. Несъмнено е, че Gmail Vacation Responder и Създаването на етикет са полезни за почти всички потребители на Gmail. Дори когато го използвате за лични нужди, е страхотно нещо да управлявате правилно имейл съобщенията си. Между другото, имате ли други забележителни съвети за Gmail, които ще бъдат полезни за обикновените потребители? Ние сме развълнувани да чуем от вас.