今天,人们在网上做的事情越来越多。 企业在网络上做得更多。 许多员工开始远程工作,一些公司老板更喜欢在线交流。
这种向互联网的过渡使开展业务变得更加容易。 共享文档可能涉及扫描纸张、创建电子邮件,然后对其进行加密以确保安全。 然后你可以确定只有需要看到它的人在做它。 虚拟数据室可以帮助简化此过程。
什么是虚拟数据室?
虚拟数据室(或 VDR)是在线空间。 公司可以上传文档并与员工、客户和合作伙伴安全地共享。 这些在线数据室只允许用户查看与他们相关的文档,并且您可以为您发送的每个文档设置授权选项。 这允许信息在许多人和企业之间秘密地共享。
虚拟数据室:为什么它们是未来?
在公司内部或公司之间交换重要数据时,不仅速度或数据包数量很重要,而且安全性也很重要。 虚拟数据室就是这样的解决方案。 它是以电子形式和结构清晰的特定机密公司文件的存储(存档)。
在线数据室正在成为交换数据的标准方式。 传真通信在很大程度上已经过时了。 其他类似平台也正在成为过去,尤其是电子邮件和点对点网络,因为公开市场中出现了新的替代品。 不仅提供速度或数据包数量,还提供安全性。
VDR 或“交易室”是可以在受控环境中举行会议的软件。 只有选定的个人才能访问它们,从而使他们能够控制他们交换的信息的分发。 这是一种新的经营方式,越来越多地被引入。
VDR 的安全性如何?
当涉及到您的记录时,安全性很重要。 数据泄露是一件可怕的事情。 泄露您的业务信息或您的个人信息可能会导致许多后果,例如业务损失。 这就是为什么了解您的潜在供应商已采取的网络安全措施很重要的原因。
文件交换的安全性是通过使用最先进的数据加密和访问控制算法来实现的。 特别是,基于两个因素的用户识别方法允许实现只有那些具有适当权限的用户才能访问 VDR 的情况。 这确保了文档的高度安全性,并消除了数据丢失或损坏的风险。 您可以高枕无忧地开展业务。
严格来说,VDR 软件是一个安全的 IT 空间,旨在存储和查看您和您的合作伙伴完成完整买卖双方交易所需的文件。 存储在数据室中的所有信息都以严格的结构化形式呈现。
所有高质量的数据室服务都提供了许多不同的安全功能,以后可用于多种选择。 提供商保护您的软件以及您在其中存储和共享的文档。
VDR 的主要优点是什么?
使用有很多好处 虚拟数据室解决方案 为您的业务,例如:
- 它们允许您安全地存储和发送数据。 您的 VDR 成为不同类型文档的存储库,存储它们以备将来需要时使用。 您不仅要确定谁有权访问特定文档,还要确保您的信息的私密性和安全性。
- 全球公司或地球另一端的公司可以与您开展业务。 您可以通过安全的网络共享信息,并且可以增加您公司的影响力。 反过来,这可以帮助您增加利润。
- 他们可以为您的公司节省资金。 当涉及到您的业务预算时,每一点都有帮助。 当您使用 VDR 而不是实际邮寄文档时,您可以节省邮资、纸张、订书钉甚至复印机耗材的费用。 这些成本会随着时间的推移而增加,使 VDR 成为您预算的智能解决方案。
- 如果您需要快速进行更改或签订协议,VDR 是一个不错的选择。 它们允许快速交付文档。 只需上传它并将其发送到您需要的地方。 接收者几乎可以立即看到数据并采取行动。
为什么虚拟数据室很重要?
任何大型企业都遇到过至少一种情况,即发给一个人的消息被错误地发送给另一个人或许多其他人。 其中一些是无害的备忘录或个人信息。 不愉快,但没有风险。 同时,也有一些电子邮件已经损害了大公司的安全,而且他们还没有从中恢复过来。
安全是一切的关键。 该软件是您保密信息的私人选择,这样任何人都无法窃取或发现它。
虚拟资料室的主要概念是什么?
在许多情况下,您的公司需要与各种合作伙伴共享敏感信息。 无论您是计划并购、组织董事会沟通、为私人基金会筹集投资、开发新药,还是其他任何事情。 虚拟数据室有一个真正的好处。
- 安全。 当您的信息存储在安全的数据室时,您可以放心。
- 简单。 软件界面是关键优势之一。 您不需要任何特殊培训——您可以在熟悉虚拟数据室后 5 分钟内开始使用它。
- 满足您的需求。虚拟数据室软件是一种灵活且可定制的解决方案,可以与其他业务应用程序集成。
如何控制您的文档管理?
只需单击两次即可将文档上传到数据室。 有超过 25 种文件格式可用。 上传前不需要特殊的文件准备。 它们可以在任何浏览器中查看,因此不需要额外的软件。
虚拟数据室有什么作用?
电子数据室是为被收购或出售的公司或部门创建的中央数据存储库的一部分。 它允许利益相关者在可以维护机密性的受控环境中查看与业务相关的信息。
什么特别重要?
系统管理员可以跟踪一个或另一个用户所做的所有操作,这增加了系统的可靠性和容错性已经很高的水平。 还值得注意的是,此类系统中存储的大部分文档都是pdf格式的,非常方便和可访问。 然而,这种格式不仅允许快速检索、读取和复制数据,而且还限制了对它们的访问。
这样的系统在法律和咨询公司中获得了最大的普及和流行。 许多其他行业可以从 VDR 中受益,例如法律、银行、房地产、技术、金融等,因为他们需要长时间、仔细和艰苦地处理文档。
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