Atualmente, a maioria das empresas enfrenta problemas com a organização de dados. O big data é um recurso valioso de informações, às vezes vital, e para armazená-lo adequadamente sem vazamentos e desperdícios, foram criadas salas de dados virtuais.
O que é uma sala de dados virtual
O data room virtual (também “VDR” e “deal room”) é um armazenamento em nuvem especial, uma rede descentralizada de servidores remotos com acesso limitado em condições severas de segurança. É perfeito para dados críticos e secretos da empresa, que precisam estar acessíveis para vários usuários ao mesmo tempo.
As salas de dados virtuais também contêm software especial para processar e proteger informações, rastrear operações e manter versões de backup de arquivos. Eles suportam todos os tipos de dados e extensões de arquivo populares e também permitem adicionar arquivos e arquivos exóticos. Encontrar comparação de data room virtual e escolha o melhor para você.
Uma sala de dados virtual é perfeitamente adequada para casos em que os 3 recursos combinam: big data, segurança total e acesso personalizável conveniente. É frequentemente usado para:
- fase de due diligence do processo de fusão e aquisição,
- início da parceria estratégica,
- comunicação com investidores,
- consultoria em massa,
- cooperação em projetos complexos como desenvolvimento de software ou pesquisa biológica.
As salas de dados virtuais destinam-se a grandes empresas, mas ainda são úteis mesmo para as pequenas: ajudam a organizar documentos, a acelerar alguns processos de negócios e a reduzir as perdas de dados.
O mercado mundial oferece muitas salas de dados de vários fornecedores. Os mais populares e totalmente funcionais são iDeals, Intralinks, Merrill Datasite, BlackBerry Workspaces, Brainloop e OneHub. Um bom comparação de software de sala de dados ajuda a escolher o ideal para quase qualquer empresa.
Segurança Severa como Recurso Principal do VDR
A principal diferença entre o armazenamento em nuvem regular e a sala de dados virtual é que uma sala de dados de segurança severa mantém. É muito mais forte do que nuvens, discos ou outros armazenamentos de dados populares. O sistema de segurança da sala de dados contém vários componentes que podem diferir dependendo do provedor da sala.
Os componentes de segurança mais comuns são:
- Criptografia avançada. As informações são gravadas no armazenamento usando criptografia multicamada complexa, portanto, é quase impossível decifrá-las. Mesmo que alguns dados vazem, os fraudadores não podem lê-los e usá-los.
- Servidores remotos. Os dados são armazenados em muitos servidores em muitos lugares e sempre têm várias cópias de reserva.
- Silo de dados. Os silos de dados são um repositório isolado, acessível a apenas uma equipe. Esse tipo de organização reduz os vazamentos de dados durante os ataques: se um silo é invadido, o restante mantém sua privacidade.
- Backups contínuos. Backups frequentes reduzem o tempo de recuperação de arquivos após falha do sistema para quase zero.
- Certificações especiais e autenticação multifator. Esses instrumentos são usados para identificar usuários de data rooms e rastrear suas ações. Isso complica a infiltração de invasores em uma sala de dados.
- Marcas d'água digitais. Eles protegem os dados como propriedade intelectual de uma empresa. Portanto, os arquivos roubados não podem ser revendidos ou publicados legalmente.
- Registros de ação. Em uma sala de dados virtual, cada operação de dados ou ação do usuário é gravada em um arquivo especial – log. Os logs ajudam a rastrear as causas dos erros, bugs, ações maliciosas e diminuir a influência do fator humano.
Sala de dados virtual contra perigos de dados
Principalmente salas de dados virtuais foram projetadas para proteger dados de hacks, vazamentos e corrupção de servidores pessoais. Mas também se mostraram úteis contra perigos menos óbvios, que ainda causam enormes prejuízos.
1. Hacks e vazamentos
As soluções de data room virtual gerenciam perfeitamente vazamentos de dados e prevenção de hacks maliciosos. Os invasores precisam lidar com muitas linhas do sistema de defesa da sala de dados.
- Em primeiro lugar, é muito difícil forjar a certificação para obter acesso.
- Se eles invadirem uma sala de dados virtual, eles serão facilmente rastreados e parados pelo software da sala de dados ou por um administrador.
- Eles não podem ter acesso a tudo, apenas a um ou alguns clusters de dados.
- Se eles conseguirem roubar alguns dados, eles terão um problema insolúvel para descriptografá-los e usá-los.
- Por fim, eles não podem excluir dados para sempre – para isso, eles precisam destruir toda a rede de servidores do provedor.
2. Corrupção de software ou hardware de um dispositivo pessoal
É um caso em que as salas de dados virtuais são ainda mais confiáveis do que os suportes de papel tradicionais.
Em uma sala de dados virtual, as informações são armazenadas em vários servidores em diferentes partes do mundo. Se os computadores de trabalho dos funcionários forem danificados por um vírus ou mesmo fisicamente destruídos por fogo ou água devido a força maior, os dados permanecerão seguros e ainda acessíveis a partir de outros dispositivos. Cada bit de dados é copiado várias vezes, portanto, mesmo a perda de alguns servidores de armazenamento em nuvem não pode apagá-los da sala virtual.
3. Erros humanos
Em armazenamentos em nuvem regulares e desktops multiusuários, os dados são acessíveis para os escolhidos ou para todos. Na sala virtual os administradores podem criar uma hierarquia ramificada de diferentes perfis de acesso com as mais diversas permissões – por exemplo, particulares para visualizar, imprimir, salvar, compartilhar ou editar um documento.
A sala virtual muitas vezes permite acesso diferenciado para usuários permanentes e convidados (por exemplo, funcionários e potenciais investidores). Isso diminui a probabilidade de que os dados sejam excluídos ou corrompidos por um usuário inadequado.
Os administradores da sala virtual têm controle obrigatório sobre todas as atividades. Toda ação é rastreada, pode ser revertida e negada. Assim, os usuários não cometem erros que não podem ser corrigidos.
4. Estouro de memória e falha de software
Em muitos dispositivos pessoais, a RAM pode transbordar durante o processamento de big data. Nesse caso, o programa de leitura falha e o arquivo de dados pode ficar inacessível ou até mesmo corrompido. A sala de dados virtual ajuda em sua escalabilidade: todo o processamento de dados é feito nos servidores em nuvem e usa a capacidade de computação necessária. Assim, todos os dados são seguros e processados a tempo.
5. Perda de dados
É um problema frequente para empresas de médio e pequeno porte que seus dados são armazenados de forma muito esparsa – em computadores de trabalho e smartphones, em armazenamentos externos pessoais e em nuvem. Devido à má organização, muitas vezes é difícil ou mesmo impossível encontrar um arquivo ou pasta necessária. Uma empresa perde dados que estão realmente no local e perde muito tempo com pesquisas malsucedidas.
Os serviços de data room virtual fornecem acesso a todos os dados por meio de um link, criam uma hierarquia de dados transparente e flexível e uma pesquisa conveniente. Ao contrário dos armazenamentos em nuvem comuns, uma estrutura de data room virtual pode ser construída ou modificada de acordo com as necessidades da empresa.
As salas de dados virtuais combinam a velocidade e o conforto do armazenamento em nuvem com a confiabilidade e segurança dos suportes de papel. Para quase todas as empresas, é uma solução conveniente, capaz de reduzir perdas extras e proporcionar mais lucro.
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