A due diligence legal é uma etapa obrigatória no processo de captação de recursos ou celebração de acordos de fusão de empresas. Esse processo geralmente leva várias semanas a vários meses, mas com o advento dos serviços de data room, pode ser muito mais rápido, permitindo que cada parte tire o máximo proveito dele.
O que é uma sala de dados virtual? Este é um software especial que permite armazenar e transferir informações entre empresas ou dentro de uma corporação de forma confiável e segura sem o risco de acesso não autorizado a dados importantes. Somente usuários autorizados têm acesso a licenças, documentos financeiros, jurídicos, impostos e outras informações, e proprietários de empresas ou pessoas físicas só podem ingressar no data room virtual mediante convite especial.
Agora, vamos falar sobre a importância dessa funcionalidade para sua empresa e o que exatamente você precisa saber antes de decidir sobre o software de dataroom certo.
O que é Due Diligence e como o VDR se aplica a ele?
Já estamos acostumados a usar fusões e aquisições de data room, e isso não é mais surpreendente, mas a gama de aplicativos de VDR é muito maior e você pode descobrir que, mesmo em sua situação, é exatamente o que você precisa. Além da due diligence, várias transações comerciais podem ser realizadas com o envolvimento de salas de dados eletrônicas. Eles serão necessários para os seguintes propósitos:
- Analisar o comprador ou vendedor antes de assinar um contrato inteligente ou antes de obter uma licença;
- Captação de recursos para a expansão ou desenvolvimento de uma startup;
- Fornecendo armazenamento confiável para informações corporativas: documentos, receitas, patentes, licenças, relatórios, etc.
- Garantir uma comunicação conveniente com funcionários, parceiros e investidores.
Cada empresa enfrenta desafios únicos e, portanto, os propósitos de usar salas eletrônicas podem ser diferentes. O principal é que cada um desses objetivos será alcançado e você verá seu próprio conjunto de vantagens que o software de dataroom oferece.
Principais Seções de Salas Virtuais para Inspeção Adequada
Ao usar o software de data room online para a devida diligência, você pode aplicar essa ferramenta para diversos fins comerciais. Portanto, você pode precisar de seções como:
- Verificação administrativa
- Diligência Jurídica, Financeira ou de M&A
- Auditoria fiscal ou auditoria patrimonial, etc.
Quando você escolhe um software, não basta prestar atenção à funcionalidade básica. Você também deve considerar se essas seções específicas estão disponíveis, pois podem facilitar significativamente seu trabalho com documentos.
Como classificar dados em pastas de data room virtual?
O software de data room online permite organizar documentos e dados comerciais da maneira mais conveniente. O ideal é que a estrutura seja hierárquica, com pastas separadas para cada divisão da empresa. Esse arranjo permitirá que você encontre rapidamente as informações necessárias e distribua novos dados para as pastas apropriadas.
A estrutura exata depende inteiramente das especificidades das atividades de sua empresa e da forma como as questões de negócios são organizadas, bem como da estrutura da própria organização. Por exemplo, você pode criar as seguintes pastas na sala de dados virtual:
- Documentos financeiros;
- Informações de marketing: campanhas promocionais, clientes, apresentações, etc.;
- Registros de funcionários e candidatos a determinados cargos;
- Contratos, acordos, obrigações;
- Patentes, licenças, receitas ou fórmulas, etc.
A estrutura da sala de dados eletrônica pode assumir qualquer forma, dependendo de qual disposição for mais conveniente para você. Você pode pensar na estrutura do VDR ou usar modelos prontos oferecidos pelo serviço dataroomreviews.org para mostrar a você as possibilidades máximas de tal software e facilitar os primeiros passos de sua interação com esta ferramenta.
Depois de ter pensado na estrutura e hierarquia das pastas, você pode ajustar o acesso a elas e fechar certas seções para acesso público. Assim, você não apenas organiza a documentação comercial, mas também estabelece a proteção mais confiável para ela. Isso é exatamente o que as empresas precisam nas condições atuais.
Por que é melhor usar o VDR para a devida diligência em vez de seguir o caminho tradicional?
Cada empresa começa a usar salas de dados virtuais por seus próprios motivos. Na maioria das vezes, é a devida diligência ao levantar fundos ou fundir empresas que é o impulso para integrar salas de dados on-line em suas atividades rotineiras de negócios. Então as vantagens de tal software se tornam óbvias e indiscutíveis, então uma vez que você usa esta ferramenta, você não quer abrir mão de suas vantagens.
- Segurança ao mais alto nível. A due diligence é um processo de máxima abertura comercial quando uma empresa precisa revelar informações sobre assuntos financeiros, planos de negócios, plano de desenvolvimento de investimentos, dados sobre licenças e patentes, documentos fiscais e qualquer outra informação que permaneça fechada ao acesso público. A sala de dados virtual usa os mais altos padrões de proteção de dados e combina vários métodos poderosos para garantir o nível de segurança que você precisa.
- Acesso aos dados necessários em qualquer lugar do mundo. Dessa forma, você pode cooperar com parceiros de diferentes países sem restrições.
- A simplicidade das configurações permite que um usuário com qualquer nível de treinamento entenda facilmente as funções disponíveis e entenda como tudo funciona. Isso proporciona uma ótima experiência para quem lida com negócios de M&A.
- Estatísticas e relatórios analíticos permitem que você veja quando e quem visualizou ou baixou determinados documentos.
- A conveniência de organizar os dados significa que você pode organizar o data room de forma rápida e sem esforço exatamente da maneira que você precisa para um trabalho tranquilo e colaboração com parceiros.
- O controle de privacidade é do proprietário da empresa. Você configura diferentes níveis de acesso para diferentes usuários e mantém dados confidenciais fechados de terceiros. Envie convites que permitam que os parceiros visualizem apenas as informações que você deseja compartilhar.
Chegaram os tempos em que a velocidade da tomada de decisões é crucial. As empresas não podem mais passar meses fazendo due diligence apenas em reuniões presenciais. Por isso, as salas de dados online tornam-se uma ferramenta definidora de crescimento e desenvolvimento, reforçando seus esforços com o apoio de parceiros.
Deixe um comentário
Tem algo a dizer sobre este artigo? Adicione seu comentário e comece a discussão.