La due diligence legale è una fase obbligatoria nel processo di attrarre fondi o concludere accordi sulla fusione di società. Questo processo richiede solitamente da alcune settimane a diversi mesi, ma con l'avvento dei servizi di data room può essere molto più veloce, consentendo a ciascuna parte di trarne il massimo.
Che cos'è una data room virtuale? Si tratta di un software speciale che consente di archiviare e trasferire informazioni tra aziende o all'interno di un'azienda in modo affidabile e sicuro senza il rischio di accesso non autorizzato a dati importanti. Solo gli utenti autorizzati hanno accesso a licenze, documenti finanziari, legali, tasse e altre informazioni e i proprietari o le persone fisiche dell'azienda possono accedere alla data room virtuale solo su invito speciale.
Ora, parliamo di quanto sia importante tale funzionalità per la tua azienda e cosa devi sapere esattamente prima di decidere il giusto software per dataroom.
Che cos'è la Due Diligence e come si applica VDR?
Siamo già abituati a utilizzare le operazioni di m&a di data room e non è più sorprendente, ma la gamma di applicazioni VDR è molto più ampia e potresti scoprire che anche nella tua situazione è proprio ciò di cui hai bisogno. Oltre alla due diligence, diverse operazioni commerciali possono essere effettuate con il coinvolgimento di data room elettroniche. Saranno necessari per i seguenti scopi:
- Analizzare l'acquirente o il venditore prima di firmare uno smart contract o prima di ottenere una licenza;
- Raccolta fondi per l'espansione o lo sviluppo di una startup;
- Fornire un'archiviazione affidabile per le informazioni aziendali: documenti, ricette, brevetti, licenze, rapporti, ecc.
- Garantire una comunicazione conveniente con dipendenti, partner e investitori.
Ogni azienda deve affrontare sfide uniche e pertanto gli scopi dell'utilizzo delle sale elettroniche possono differire. La cosa principale è che ciascuno di questi obiettivi sarà raggiunto e vedrai la tua serie di vantaggi che il software dataroom ti offre.
Sezioni principali delle sale virtuali per una corretta ispezione
Quando si utilizza il software per data room online per la due diligence, è possibile applicare questo strumento per una varietà di scopi aziendali. Pertanto, potresti aver bisogno di sezioni come:
- Controllo amministrativo
- Due Diligence Legale, Finanziaria o M&A
- Verifica fiscale o verifica patrimoniale, ecc.
Quando si sceglie il software, non basta prestare attenzione alle funzionalità di base. Dovresti anche considerare se queste sezioni specifiche sono disponibili in quanto possono facilitare notevolmente il tuo lavoro con i documenti.
Come classificare i dati nelle cartelle della data room virtuale?
Il software per data room online consente di organizzare documenti e dati aziendali nel modo più conveniente. Idealmente, la struttura dovrebbe essere gerarchica, con cartelle separate per ogni divisione dell'azienda. Questa disposizione ti consentirà di trovare rapidamente le informazioni necessarie e di distribuire i nuovi dati nelle cartelle appropriate.
L'esatta struttura dipende interamente dalle specificità delle attività della tua azienda e dal modo in cui le questioni aziendali sono organizzate, nonché dalla struttura dell'organizzazione stessa. Ad esempio, puoi creare le seguenti cartelle nella virtual data room:
- Documenti finanziari;
- Informazioni di marketing: campagne promozionali, clienti, presentazioni, ecc.;
- Registri dei dipendenti e di coloro che si candidano per determinate posizioni;
- Contratti, accordi, obblighi;
- Brevetti, licenze, ricette o formule, ecc.
La struttura della data room elettronica può assumere qualsiasi forma, a seconda di quale sia la sistemazione per te più conveniente. Puoi pensare tu stesso alla struttura del VDR o utilizzare i modelli già pronti offerti dal servizio dataroomreviews.org al fine di mostrarti le massime possibilità di tale software e facilitare i primi passi della tua interazione con questo strumento.
Dopo aver esaminato la struttura e la gerarchia delle cartelle, è possibile modificare l'accesso ad esse e rendere alcune sezioni chiuse per l'accesso pubblico. Pertanto, non solo organizzi la documentazione aziendale, ma stabilisci anche la protezione più affidabile per essa. Questo è esattamente ciò di cui le aziende hanno bisogno nelle condizioni odierne.
Perché è meglio utilizzare VDR per la due diligence invece di affrontarlo nel modo tradizionale?
Ogni azienda inizia a utilizzare le data room virtuali per i propri motivi. Il più delle volte, è la due diligence quando si raccolgono fondi o si fondono aziende che sono lo stimolo per l'integrazione delle sale dati online nelle attività aziendali di routine. Quindi i vantaggi di tale software risultano essere ovvi e indiscutibili, quindi una volta utilizzato questo strumento, non vuoi rinunciare ai suoi vantaggi.
- Sicurezza ai massimi livelli. La due diligence è un processo di massima apertura aziendale quando un'azienda deve rivelare informazioni su affari finanziari, piani aziendali, piano di sviluppo degli investimenti, dati su licenze e brevetti, documenti fiscali e qualsiasi altra informazione che altrimenti rimarrà chiusa all'accesso del pubblico. La virtual data room utilizza i più elevati standard di protezione dei dati e combina diversi potenti metodi per garantire il livello di sicurezza di cui hai bisogno.
- Accesso ai dati necessari ovunque nel mondo. In questo modo puoi collaborare con partner di diversi paesi senza alcuna restrizione.
- La semplicità delle impostazioni consente a un utente con qualsiasi livello di formazione di comprendere facilmente le funzioni disponibili e capire come funziona il tutto. Ciò offre un'ottima esperienza per chiunque si occupi di operazioni di fusione e acquisizione.
- Le statistiche e i report analitici ti consentono di vedere quando e chi ha visualizzato o scaricato determinati documenti.
- La comodità di organizzare i dati significa che puoi organizzare rapidamente e senza sforzo la data room esattamente nel modo in cui ti serve per lavorare senza problemi e collaborare con i partner.
- Il controllo sulla privacy spetta al titolare dell'attività. Configura diversi livelli di accesso per diversi utenti e mantieni i dati riservati chiusi da terze parti. Invia inviti che consentano ai partner di visualizzare solo le informazioni che sei disposto a condividere.
Sono arrivati tempi in cui la velocità del processo decisionale è cruciale. Le aziende non possono più passare mesi a fare due diligence solo in incontri faccia a faccia. Pertanto, le data room online diventano uno strumento determinante per crescere e svilupparsi, rafforzando i tuoi sforzi con il supporto dei partner.
Lascia un commento
Hanno qualcosa da dire su questo articolo? Aggiungi il tuo commento e avvia la discussione.