Hai mai sentito parlare della virgola da $ 5 milioni?
Oakhurst Dairy, Portland è uno dei migliori argomenti per aver bisogno di un framework di editing a prova di bomba per contratti e documenti legali. Il loro passo falso è iniziato con una disputa sul salario per gli straordinari con 120 conducenti che credevano di essere loro dovuti. Oakhurst sostenne che questo non era il caso e che era esplicitamente spiegato nei loro contratti:
Lo straordinario non era dovuto ai dipendenti coinvolti in "l'inscatolamento, la lavorazione, la conservazione, il congelamento, l'essiccazione, la commercializzazione, l'immagazzinamento, l'imballaggio per la spedizione o la distribuzione di: 1) prodotti agricoli; 2) carne e prodotti ittici; e 3) cibi deperibili".
Tuttavia, la Corte d'Appello degli Stati Uniti ha rilevato che, poiché non c'era una virgola dopo la spedizione e prima, "o distribuzione", quei ruoli non potevano essere tenuti fino a questo termine del contratto e hanno assegnato lo straordinario.
Un'attenta modifica è importante, quindi ecco come farlo nel modo giusto.
Inizia con modifiche sostanziali
Che tu non abbia familiarità con il contratto o meno, il modo migliore per iniziare è avere un rapido brainstorming. Quali sono gli elementi fondamentali che ti aspetti di vedere? Il 'chi, cosa, quando, dove e come' dovrebbe essere in questo documento. Raccogli un elenco rapido in quanto può fornire una guida intuitiva per l'editing sostanziale.
La modifica sostanziale riguarda l'inclusione delle disposizioni corrette nel documento. Tutte le parti sono correttamente identificate? I termini articolano chiaramente ciò che è stato discusso? In effetti, il contratto ha ciò che è necessario per essere legalmente vincolante?
Il minimo indispensabile non è sufficiente per la protezione legale, quindi vai un passo più in profondità. Sono stati definiti i termini di risoluzione, risoluzione delle controversie e rinnovo? Vengono affrontati i rischi e le responsabilità appropriati? Manca qualcosa? Le sviste e le omissioni possono essere la roccia su cui muori, quindi sii diligente e meticoloso. Il contratto è sostanzialmente completo?
Editing evolutivo e meccanico
Gli scrittori arruolano gli editori per assicurarsi che il loro libro scorra bene, sia ordinato correttamente, formattato in modo coerente e se le cose hanno un senso. I contratti legali non dovrebbero essere diversi.
La formattazione e la coerenza sono essenziali affinché tutte le parti comprendano i termini. Molti avvocati useranno software di revisione del contratto perché precisione ed efficienza sono fondamentali. Uno studio ha rilevato che il software di intelligenza artificiale batte l'imprecisione degli avvocati rilevando il 94% degli errori NDA rispetto all'85% riscontrato dagli esseri umani.
La modifica meccanica assicura che tutti i titoli, i sottotitoli, il corsivo e le sezioni in grassetto siano coerenti. Le dimensioni e i colori dei caratteri sono corretti e appropriati? Il testo è giustificato allo stesso modo in tutto il documento?
Modifica dei contenuti e correzione di bozze
Il passaggio 3 è il punto in cui inizi a esaminare le parole specifiche sulla pagina. La modifica del contenuto riguarda la punteggiatura di Is e l'incrocio di T a vari livelli di profondità.
Cerca errori grammaticali, errori di ortografia ed errori contestuali per cominciare. Questi in genere saltano fuori dalla pagina per gli editor esperti e rappresentano il primo livello.
Andando più in profondità, è necessario analizzare la terminologia. È appropriato per questo contratto? Gli elementi e i termini delle tue azioni iniziano con "Shall"? È importante che i termini usati per i nomi rimangano coerenti. Ad esempio, assicurati che la verbosità non cambi tra 'costruttore, appaltatore, impresa di costruzioni, ecc.'
Il livello successivo è la punteggiatura. Oakhurst Dairy è un ammonimento, ma non sono affatto soli. Controlla ogni uso della punteggiatura. La legge in genere torna all'intento, ma sempre di più i tribunali stanno esaminando i dettagli semantici.
Il livello finale dell'editing dei contenuti è la dissezione delle figure. Quanti zeri sono stati discussi? Tutti i periodi sono nei posti giusti? È tutto esattamente come dovrebbe essere? Questa è la tua due diligence e la tua opportunità di correggere e rivedere gli errori necessari.
Modifica per ambiguità
Gli standard di coerenza e terminologia mirano a fornire documenti chiari e non ambigui.
A meno che tu non stia guardando un affidavit o una trascrizione, non dovrebbero esserci storie inutili. Mantieni le tue frasi brevi e al punto. Taglia la lanugine e stai lontano dal gergo o dalle parole d'ordine. Sembrare intelligenti ed essere intelligenti non sono la stessa cosa.
La cosa più importante da chiedersi quando si legge ogni termine, "C'è un altro modo per interpretarlo?". I tuoi termini e le tue frasi dovrebbero essere inconfutabili. Il linguaggio che usi è applicato universalmente da tutti?
Fai delle pause e ottieni supporto
La modifica di contratti e documenti può essere noiosa, soprattutto se sono pieni di pagine aggiuntive. Sfortunatamente, questo può mettere il tuo cervello sul pilota automatico. Gli errori si verificano con il pilota automatico, quindi prenditi molte pause.
Se hai completato la prima bozza, forse puoi chiedere l'aiuto di un collega. Il secondo paio di occhi è di grande aiuto per l'editing. In caso contrario, trovando il miglior software di revisione dei contratti può farti risparmiare enormi quantità di tempo, sviste e imprecisioni.
In chiusura
Modificare e correggere contratti e documenti legali può essere incredibilmente noioso e comporta una serie di problemi. Per fortuna, l'ABA sta approvando ogni giorno più innovazioni tecnologiche e di intelligenza artificiale. Queste innovazioni stanno rapidamente aumentando e accelerando le capacità degli avvocati.
Se la redazione e la revisione dei contratti fa parte della tua lista di compiti quotidiani, le cose stanno per cambiare e il nuovo software sarà un enorme valore aggiunto per la tua azienda.
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