Uji tuntas hukum merupakan tahapan wajib dalam proses penarikan dana atau pembuatan kesepakatan penggabungan perusahaan. Proses ini biasanya memakan waktu beberapa minggu hingga beberapa bulan, tetapi dengan munculnya layanan ruang data, proses ini bisa menjadi jauh lebih cepat, memungkinkan setiap pihak untuk mendapatkan hasil maksimal darinya.
Apa itu ruang data virtual? Ini adalah perangkat lunak khusus yang memungkinkan penyimpanan dan pemindahan informasi antar perusahaan atau di dalam perusahaan dengan cara yang andal dan aman tanpa risiko akses tidak sah ke data penting. Hanya pengguna yang berwenang yang memiliki akses ke lisensi, keuangan, dokumen hukum, pajak, dan informasi lainnya, dan pemilik perusahaan atau individu hanya dapat bergabung dengan ruang data virtual dengan undangan khusus.
Sekarang, mari kita bicara tentang betapa pentingnya fungsi tersebut bagi perusahaan Anda dan apa sebenarnya yang perlu Anda ketahui sebelum Anda memutuskan perangkat lunak ruang data yang tepat.
Apa itu Uji Tuntas, dan Bagaimana VDR Berlaku untuknya?
Kami sudah terbiasa menggunakan m&a ruang data, dan itu tidak lagi mengejutkan, tetapi jangkauan aplikasi VDR jauh lebih luas, dan Anda mungkin menemukan bahwa bahkan dalam situasi Anda, itulah yang Anda butuhkan. Selain due diligence, berbagai transaksi bisnis dapat dilakukan dengan melibatkan ruang data elektronik. Mereka akan dibutuhkan untuk tujuan berikut:
- Menganalisis pembeli atau penjual sebelum menandatangani kontrak pintar atau sebelum mendapatkan lisensi;
- Penggalangan dana untuk ekspansi atau pengembangan startup;
- Menyediakan penyimpanan yang andal untuk informasi perusahaan: dokumen, resep, paten, lisensi, laporan, dll.
- Memastikan komunikasi yang nyaman dengan karyawan, mitra, dan investor.
Setiap perusahaan menghadapi tantangan yang unik, dan oleh karena itu tujuan penggunaan ruang elektronik mungkin berbeda. Hal utama adalah bahwa setiap tujuan tersebut akan tercapai, dan Anda akan melihat serangkaian keuntungan Anda sendiri yang ditawarkan perangkat lunak ruang data kepada Anda.
Bagian Utama Ruang Virtual untuk Pemeriksaan yang Tepat
Saat menggunakan perangkat lunak ruang data online untuk uji tuntas, Anda dapat menerapkan alat ini untuk berbagai tujuan bisnis. Oleh karena itu, Anda mungkin memerlukan bagian seperti:
- Pemeriksaan administrasi
- Uji Tuntas Hukum, Keuangan, atau M&A
- Audit pajak atau audit aset, dll.
Ketika Anda memilih perangkat lunak, memperhatikan fungsionalitas dasar saja tidak cukup. Anda juga harus mempertimbangkan apakah bagian khusus ini tersedia karena dapat secara signifikan memfasilitasi pekerjaan Anda dengan dokumen.
Bagaimana Mengklasifikasikan Data dalam Folder Ruang Data Virtual?
Perangkat lunak ruang data online memungkinkan pengorganisasian dokumen dan data bisnis dengan cara yang paling nyaman. Idealnya, strukturnya harus hierarkis, dengan folder terpisah untuk setiap divisi perusahaan. Pengaturan ini akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat menemukan informasi yang diperlukan dan mendistribusikan data baru ke folder yang sesuai.
Struktur yang tepat sepenuhnya tergantung pada spesifik kegiatan perusahaan Anda dan cara masalah bisnis diatur serta pada struktur organisasi itu sendiri. Misalnya, Anda dapat membuat folder berikut di ruang data virtual:
- Dokumen keuangan;
- Informasi pemasaran: kampanye promo, klien, presentasi, dll.;
- Catatan karyawan dan mereka yang melamar posisi tertentu;
- Kontrak, perjanjian, kewajiban;
- Paten, lisensi, resep atau formula, dll.
Struktur ruang data elektronik dapat mengambil bentuk apa pun, tergantung pada pengaturan mana yang lebih nyaman bagi Anda. Anda dapat memikirkan sendiri struktur VDR atau menggunakan template siap pakai yang ditawarkan oleh layanan dataroomreviews.org untuk menunjukkan kepada Anda kemungkinan maksimum perangkat lunak tersebut dan memfasilitasi langkah pertama interaksi Anda dengan alat ini.
Setelah Anda memikirkan struktur dan hierarki folder, Anda dapat menyesuaikan akses ke folder tersebut dan menutup bagian tertentu untuk akses publik. Dengan demikian, Anda tidak hanya mengatur dokumentasi bisnis tetapi juga menetapkan perlindungan yang paling andal untuknya. Inilah yang dibutuhkan bisnis dalam kondisi saat ini.
Mengapa Lebih Baik Menggunakan VDR untuk Uji Tuntas daripada Melalui Cara Tradisional?
Setiap perusahaan mulai menggunakan ruang data virtual untuk alasannya sendiri. Lebih sering daripada tidak, uji tuntas saat mengumpulkan dana atau menggabungkan perusahaan yang merupakan dorongan untuk mengintegrasikan ruang data online ke dalam aktivitas bisnis rutin Anda. Kemudian keunggulan software tersebut menjadi jelas dan tak terbantahkan, jadi begitu Anda menggunakan alat ini, Anda tidak ingin melepaskan keunggulannya.
- Keamanan di tingkat tertinggi. Due diligence adalah proses keterbukaan bisnis secara maksimal ketika sebuah bisnis harus mengungkapkan informasi tentang urusan keuangan, rencana bisnis, rencana pengembangan investasi, data tentang lisensi dan paten, dokumen pajak, dan informasi lain yang tetap tertutup dari akses publik. Ruang data virtual menggunakan standar perlindungan data tertinggi dan menggabungkan beberapa metode canggih untuk menjamin tingkat keamanan yang Anda butuhkan.
- Akses ke data yang diperlukan di mana saja di dunia. Dengan cara ini, Anda dapat bekerja sama dengan mitra dari berbagai negara tanpa batasan apa pun.
- Kesederhanaan pengaturan memungkinkan pengguna dengan tingkat pelatihan apa pun untuk dengan mudah memahami fungsi yang tersedia dan memahami cara kerja semuanya. Ini memberikan pengalaman hebat bagi siapa pun yang berurusan dengan kesepakatan M&A.
- Statistik dan laporan analitik memungkinkan Anda melihat kapan dan siapa yang melihat atau mengunduh dokumen tertentu.
- Kenyamanan mengatur data berarti Anda dapat dengan cepat dan mudah mengatur ruang data persis seperti yang Anda butuhkan untuk kelancaran kerja dan kolaborasi dengan mitra.
- Kontrol privasi ada di tangan pemilik bisnis. Anda mengonfigurasi tingkat akses yang berbeda untuk pengguna yang berbeda dan menjaga kerahasiaan data dari pihak ketiga. Kirim undangan yang memungkinkan mitra hanya melihat informasi yang ingin Anda bagikan.
Waktu telah tiba ketika kecepatan pengambilan keputusan sangat penting. Perusahaan tidak bisa lagi menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk melakukan uji tuntas hanya dalam pertemuan tatap muka. Oleh karena itu, ruang data online menjadi alat yang menentukan untuk tumbuh dan berkembang, memperkuat upaya Anda dengan dukungan mitra.
Tinggalkan komentar
Memiliki sesuatu untuk dikatakan tentang artikel ini? Tambahkan komentar Anda dan mulai diskusi.