Sebagian besar pakar dalam bisnis dan keamanan TI setuju bahwa layanan ruang data sekarang merupakan cara teraman untuk mencetak kesepakatan komersial. Permintaan melahirkan pasokan dan pasar saat ini tampaknya dipenuhi dengan penyedia VDR. Anda akan menemukan berbagai dari mereka, masing-masing menawarkan fungsi dan harga yang berbeda. Tetapi memilih yang cocok dengan langkah-langkah keamanan dan dukungan yang memadai mungkin merupakan tugas yang cukup berat.
Masalahnya adalah Anda harus menggambar secara menyeluruh perbandingan ruang data sebelum memutuskan VDR ini atau itu. Kriteria mana yang harus diperiksa saat mencari penyedia yang andal? Biarkan kami menguraikan seluruh masalah VDR dan menunjukkan kepada Anda bagaimana menjaga data Anda tetap terlindungi.
Dasar-dasar VDR
Anda dapat menganggap ruang data virtual apa pun – yang sering kami sebut VDR – sebagai bank data online. Dengan bantuannya, Anda dapat melupakan penyimpanan kertas di seluruh kantor Anda dengan sejumlah karyawan yang bertanggung jawab untuk menjaganya agar tetap aman dan tersedia kapan saja.
Perangkat lunak ruang data diuraikan sehingga Anda tidak hanya dapat menyimpan dokumentasi penting Anda secara teratur, tetapi juga memastikan perlindungannya terhadap semua jenis pencurian. Anda mungkin tidak memikirkannya sampai Anda merencanakan transaksi serius seperti kesepakatan M & A atau keterlibatan mitra baru dengan modal ventura. Operasi seperti ini memerlukan perhatian menyeluruh terhadap keamanan berbagi data, dan teknologi VDR telah menjadi solusi terbaik sejauh ini.
Apakah Operator VDR Berbeda?
Ya, penyedia ruang data sangat bervariasi dalam layanan yang mereka berikan, dalam penyesuaian dan kegunaan, dalam pola harga, dll. Seseorang mungkin secara mental membagi mereka menjadi dua kategori besar: tradisional dan modern.
Ketahuilah bahwa ada kesalahpahaman yang populer dengan layanan seperti Dropbox atau Google Documents. Meskipun aplikasi seperti ini berguna dalam berbagi file, mereka mungkin tidak memastikan tingkat keamanan data yang sama seperti VDR. Selain itu, fungsinya terbatas dan tidak mencakup layanan yang diperlukan untuk negosiasi, audit, dan sebagainya.
Penyedia VDR Tradisional
Ruang data virtual ini diciptakan khusus untuk transaksi M&A dengan bisnis besar. Prosedur merger dan akuisisi melibatkan uji tuntas dengan pertukaran data sensitif dalam jumlah besar, dan di masa lalu, itu adalah operasi yang cukup berlarut-larut. Dengan demikian, penyedia VDR perintis digunakan untuk berbagi data yang aman dan lebih cepat.
Dengan demikian, penyedia tradisional ruang data elektronik seperti Intralinks dan Datasite akan menawarkan Anda peluang yang sangat besar dengan harga yang cukup tinggi. Kelemahan mereka yang sebenarnya mungkin adalah kompleksitas yang berlebihan. Anda mungkin tidak membutuhkan sebagian besar fungsinya!
Penyedia VDR modern
Kami menyebut penyedia 'modern' ketika memasuki pasar dalam dekade terakhir. Nama pop teratas di sini adalah OneHub, SecureDocs, dan Ansarada. Mereka berfungsi sebagai contoh bagus tentang bagaimana VDR telah ditingkatkan secara teknis seiring waktu.
Keuntungan utama mereka adalah harga yang lebih murah. Tetapi itu tidak berarti bahwa VDR modern lebih buruk daripada pendahulunya. Sebaliknya, fitur utama ruang data modern adalah standar keamanan yang tinggi dan kemudahan yang lebih dari cukup. Selain itu, VDR ini berbeda dalam fitur khusus yang dapat menjadi penting untuk tujuan khusus ini atau itu. Dengan demikian, Anda dapat memilih VDR yang tepat yang Anda butuhkan tanpa fungsi yang berlebihan dan dengan harga yang lebih terjangkau.
Bagaimana Memilih VDR yang Tepat?
Terutama, VDR yang tepat adalah yang dapat menjamin keamanan data Anda. Namun, Anda harus mempertimbangkan faktor-faktor lain yang penting untuk kesuksesan Anda. Pastikan untuk mengukur kebutuhan perusahaan Anda terlebih dahulu serta jenis transaksi yang Anda rencanakan untuk dilakukan melalui VDR. Selain itu, pastikan untuk memeriksa fitur berikut:
Perangkat lunak
Langkah penting dalam setiap perbandingan ruang data adalah memeriksa perangkat lunak yang digunakan oleh penyedia target Anda. Lihat melalui fungsi utamanya sehingga Anda tidak memilih VDR yang tidak dapat menyediakan layanan yang Anda butuhkan! Periksa berapa banyak alat yang ditawarkannya secara umum. Mereka harus menyertakan setidaknya fitur seperti:
- instrumen perlindungan multifungsi;
- modul tanya jawab;
- alat redaksi;
- laporan waktu nyata;
- otomatis dan pengindeksan ulang, dll
Pengalaman
Penyedia VDR yang andal pasti akan menempatkan portofolionya tersedia di situs webnya. Jadi Anda tidak perlu menyiksa diri untuk mencari info tentang pengalamannya di industri. Ingatlah bahwa penyedia baru tidak selalu berarti kualitas layanan yang buruk. Namun, saat Anda memikirkan transaksi yang rumit, tetap berpegang pada operator yang lebih berpengalaman dengan VDR yang mampu melakukan tugas berat.
Kritik yang baik
Jangan lewatkan ulasan ruang data dari perusahaan klien yang telah mencapai kesepakatan dengan bantuan VDR yang Anda targetkan. Pesan-pesan ini sangat informatif karena Anda dapat mengetahui detail penting dan kemungkinan kelemahan dari kerjasama dengan penyedia ini sebelumnya.
Layanan Pelanggan
Dukungan XNUMX jam adalah suatu keharusan bagi operator VDR. Namun, pastikan untuk membedakan layanan umum pelatihan dan pemecahan masalah dari layanan all-inclusive. Yang terakhir adalah apa yang harus Anda pilih ketika Anda benar-benar menginginkan perlindungan yang andal untuk dokumentasi Anda.
Hal-hal yang tidak boleh diabaikan
Ada hal-hal kecil yang juga harus Anda perhatikan saat memilih ruang data yang tepat. Agar tidak merasa frustrasi dengan operator pilihan Anda, pastikan untuk mempertimbangkan hal-hal berikut:
- Layanan terlalu murah. Jangan membeli penawaran yang terlalu manis karena dapat menandakan fungsionalitas VDR yang terbatas!
- Tidak ada fitur tambahan. Daftar fungsi yang terlalu kecil dapat menyebabkan masalah selama transaksi Anda. Tidak adanya unggahan atau redaksi email dapat berakibat buruk pada keseluruhan operasi.
- Tidak ada uji coba gratis. Operator ruang data terbaik akan membukakan Anda akses uji coba gratis ke layanan mereka. Dengan demikian, Anda akan dapat mempraktikkan semuanya dengan tangan Anda sendiri.
Final Word
Perangkat lunak ruang data online sekarang menjadi instrumen utama untuk menyimpan dan berbagi data sensitif dengan aman. Tentunya, Anda harus memperkirakan kebutuhan perusahaan Anda dengan tepat serta membandingkan berbagai penyedia sebelum Anda memilih VDR yang akan membawa Anda sukses. Ikuti rekomendasi sederhana dari blog ini dan Anda tidak akan pernah gagal dengan pilihan Anda.
Tinggalkan komentar
Memiliki sesuatu untuk dikatakan tentang artikel ini? Tambahkan komentar Anda dan mulai diskusi.