Saat ini, orang melakukan lebih banyak hal secara online. Bisnis melakukan lebih banyak lagi di web. Banyak karyawan mulai bekerja dari jarak jauh, dan beberapa pemilik perusahaan lebih memilih komunikasi online.
Transisi ke Internet ini membuat bisnis menjadi lebih mudah. Berbagi dokumen dapat melibatkan pemindaian kertas, membuat email, dan kemudian mengenkripsinya untuk keamanan. Maka Anda dapat yakin bahwa hanya orang yang perlu melihatnya yang melakukannya. Ruang data virtual dapat membantu mempermudah proses ini.
Apa itu Ruang Data Virtual?
Ruang data virtual (atau VDR) adalah ruang online. Perusahaan dapat mengunggah dokumentasi dan membagikannya dengan aman kepada karyawan, pelanggan, dan mitra. Ruang data online ini hanya memungkinkan pengguna untuk melihat dokumen yang relevan dengan mereka, dan Anda dapat mengatur opsi otorisasi untuk setiap dokumen yang Anda kirim. Hal ini memungkinkan informasi untuk dibagikan secara rahasia antara banyak orang dan bisnis.
Ruang Data Virtual: Mengapa Mereka Masa Depan?
Saat bertukar data penting di dalam atau di antara perusahaan, tidak hanya kecepatan atau volume paket yang penting, tetapi juga keamanan. Ruang data virtual adalah solusinya. Ini adalah penyimpanan (arsip) dokumen rahasia perusahaan tertentu dalam bentuk elektronik dan dengan struktur yang jelas.
Ruang data online menjadi cara standar untuk bertukar data. Komunikasi faks sebagian besar telah menjadi usang. Platform serupa lainnya juga menjadi sesuatu dari masa lalu, terutama email dan jaringan peer-to-peer, karena alternatif baru telah muncul di pasar terbuka. Memberikan tidak hanya kecepatan atau volume paket tetapi juga keamanan.
VDR, atau 'ruang kesepakatan', adalah perangkat lunak tempat rapat dapat diadakan di lingkungan yang terkendali. Hanya individu terpilih yang dapat memiliki akses ke mereka, memungkinkan mereka untuk mengontrol distribusi informasi yang mereka tukarkan. Ini adalah cara baru dalam berbisnis yang semakin sering diperkenalkan.
Bagaimana Dengan Keamanan VDR?
Keamanan penting dalam hal catatan Anda. Pelanggaran data adalah hal yang menakutkan. Mengkompromikan informasi bisnis Anda atau informasi pribadi Anda dapat menyebabkan banyak konsekuensi, seperti hilangnya bisnis. Itulah mengapa penting untuk mempelajari langkah-langkah keamanan siber yang dilakukan calon penyedia Anda.
Keamanan pertukaran dokumen dicapai melalui penggunaan algoritma tercanggih untuk enkripsi data dan kontrol akses. Secara khusus, metode identifikasi pengguna, berdasarkan dua faktor, memungkinkan tercapainya situasi bahwa hanya pengguna yang memiliki izin yang sesuai yang memiliki akses ke VDR. Ini memastikan keamanan dokumen yang tinggi dan menghilangkan risiko kehilangan atau kerusakan data. Anda dapat memiliki ketenangan pikiran untuk bisnis Anda.
Sebenarnya, perangkat lunak VDR adalah ruang TI aman yang dirancang untuk menyimpan dan melihat dokumen yang Anda dan pasangan perlukan untuk menyelesaikan transaksi pembeli dan penjual secara penuh. Semua informasi yang disimpan di ruang data disajikan dalam bentuk yang sangat terstruktur.
Semua layanan ruang data berkualitas tinggi menawarkan banyak fitur keamanan berbeda yang nantinya dapat digunakan untuk berbagai opsi. Penyedia melindungi perangkat lunak Anda dan dokumen yang Anda simpan dan bagikan di dalamnya.
Apa Manfaat Utama VDR?
Ada banyak manfaat menggunakan solusi ruang data virtual untuk bisnis Anda, Seperti:
- Mereka memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengirim data dengan aman. VDR Anda menjadi gudang untuk berbagai jenis dokumen, menyimpannya jika Anda membutuhkannya di masa mendatang. Anda tidak hanya menentukan siapa yang memiliki akses ke dokumen tertentu tetapi juga menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi Anda.
- Perusahaan global atau perusahaan di belahan bumi lain dapat berbisnis dengan Anda. Anda dapat berbagi informasi melalui jaringan yang aman, dan kehadiran perusahaan Anda dapat meningkat. Pada gilirannya, ini dapat membantu meningkatkan keuntungan Anda.
- Mereka dapat menghemat uang perusahaan Anda. Ketika datang ke anggaran bisnis Anda, setiap bit membantu. Saat Anda menggunakan VDR alih-alih mengirimkan dokumen secara fisik, Anda menghemat uang untuk ongkos kirim, kertas, staples, dan bahkan persediaan mesin fotokopi. Biaya ini dapat meningkat seiring waktu, menjadikan VDR sebagai solusi cerdas untuk anggaran Anda.
- Jika Anda perlu membuat perubahan atau membuat perjanjian dengan cepat, VDR adalah pilihan yang bagus. Mereka memungkinkan dokumentasi dikirimkan dengan cepat. Cukup unggah dan kirimkan ke tempat yang Anda butuhkan. Penerima dapat melihat data hampir seketika dan mengambil tindakan.
Mengapa Ruang Data Virtual Penting?
Setiap bisnis besar telah mengalami setidaknya satu contoh di mana pesan yang ditujukan untuk satu orang salah dikirim ke orang lain atau banyak orang lain. Beberapa di antaranya adalah memo atau pesan pribadi yang tidak berbahaya. Tidak menyenangkan, tetapi tidak berisiko. Pada saat yang sama, ada kasus di mana email telah membahayakan perusahaan besar, dengan cara yang masih belum pulih.
Keamanan adalah kunci segalanya. Perangkat lunak ini adalah pilihan pribadi Anda untuk menjaga kerahasiaan informasi sehingga tidak seorang pun dapat mencuri atau mengetahuinya.
Apa Konsep Utama Ruang Data Virtual?
Ada banyak situasi di mana perusahaan Anda perlu berbagi informasi sensitif dengan berbagai mitra. Baik Anda merencanakan merger dan akuisisi, mengatur komunikasi dewan, meningkatkan investasi di yayasan swasta, mengembangkan obat baru, atau apa pun. Ada manfaat nyata dari ruang data virtual.
- Keamanan. Anda dapat yakin akan privasi informasi Anda saat disimpan di ruang data yang aman.
- Kesederhanaan. Antarmuka perangkat lunak adalah salah satu kekuatan utama. Anda tidak memerlukan pelatihan khusus – Anda dapat mulai bekerja dengan ruang data virtual dalam 5 menit setelah berkenalan dengannya.
- Memenuhi kebutuhan Anda. Perangkat lunak ruang data virtual adalah solusi yang fleksibel dan dapat disesuaikan yang dapat diintegrasikan dengan aplikasi bisnis lainnya.
Bagaimana Mengontrol Manajemen Dokumen Anda?
Unggah dokumen ke ruang data dalam dua klik. Ada lebih dari 25 format file yang tersedia. Tidak diperlukan persiapan file khusus sebelum mengunggah. Mereka dapat dilihat di browser apa pun, jadi tidak diperlukan perangkat lunak tambahan.
Apa yang Dilakukan Ruang Data Virtual?
Ruang data elektronik dibuat sebagai bagian dari pusat penyimpanan data untuk perusahaan atau divisi yang diakuisisi atau dijual. Hal ini memungkinkan pemangku kepentingan untuk melihat informasi terkait bisnis dalam lingkungan yang terkendali di mana kerahasiaan dapat dijaga.
Apa yang Sangat Penting?
Administrator sistem dapat melacak semua tindakan yang dilakukan oleh satu atau pengguna lain, yang meningkatkan tingkat keandalan dan toleransi kesalahan sistem yang sudah tinggi. Perlu juga dicatat bahwa sebagian besar dokumen yang disimpan dalam sistem seperti itu dalam format pdf, yang sangat nyaman dan mudah diakses. Namun, format ini tidak hanya memungkinkan pengambilan cepat, membaca, dan menyalin data, tetapi juga membatasi akses ke data tersebut.
Sistem seperti itu telah mendapatkan popularitas dan prevalensi terbesar di antara perusahaan hukum dan konsultan. Dan banyak industri lain dapat mengambil manfaat dari VDR, misalnya, hukum, perbankan, real estat, teknologi, keuangan, dan banyak lagi karena mereka bekerja dengan dokumen untuk waktu yang lama, hati-hati, dan melelahkan.
Tinggalkan komentar
Memiliki sesuatu untuk dikatakan tentang artikel ini? Tambahkan komentar Anda dan mulai diskusi.