La plupart des experts en sécurité commerciale et informatique s'accordent à dire que les services de data room sont désormais le moyen le plus sûr de conclure des accords commerciaux. La demande engendre l'offre et le marché actuel semble être surchargé de fournisseurs de VDR. Vous en rencontrerez une large gamme, chacune offrant des fonctionnalités et des prix différents. Mais en choisir un qui convient avec les mesures de sécurité et le soutien nécessaires peut s'avérer une tâche ardue.
Le fait est que vous devrez dresser un comparaison de salle de données avant de se prononcer sur tel ou tel VDR. Quels critères vérifier lors de la recherche d'un prestataire fiable ? Laissez-nous débrouiller toute la question de la VDR et vous montrer comment protéger vos données.
Notions de base sur la VDR
Vous pouvez considérer n'importe quelle salle de données virtuelle – ce que nous appelons souvent un VDR – comme une banque de données en ligne. Avec son aide, vous pouvez oublier de stocker des papiers dans tout votre bureau avec un certain nombre d'employés chargés de les garder en sécurité et disponibles à tout moment.
Le logiciel de la data room est élaboré pour que vous puissiez non seulement garder votre documentation importante en ordre mais également assurer sa protection contre toutes sortes de vols. Vous n'y penserez peut-être pas tant que vous n'aurez pas planifié une transaction aussi sérieuse qu'une opération de fusion et d'acquisition ou l'implication de nouveaux partenaires avec du capital-risque. Des opérations comme celles-ci nécessitent une attention particulière à la sécurité du partage des données, et les technologies VDR sont devenues les meilleures solutions pour cela jusqu'à présent.
Les opérateurs VDR sont-ils différents ?
Oui, les fournisseurs de salles de données varient beaucoup dans les services qu'ils fournissent, dans la personnalisation et la convivialité, dans les modèles de prix, etc. On peut les diviser mentalement en deux grandes catégories : traditionnel et moderne.
Sachez qu'il existe une idée fausse très répandue concernant des services tels que Dropbox ou Google Docs. Bien que des applications comme celles-ci soient pratiques pour le partage de fichiers, elles peuvent ne pas garantir le même niveau de sécurité des données que les VDR. De plus, leurs fonctions sont limitées et n'incluent pas les services nécessaires aux négociations, audits, etc.
Fournisseurs de VDR traditionnels
Ces data room virtuelles ont été inventées spécifiquement pour les transactions M&A avec les grandes entreprises. La procédure de fusion et d'acquisition implique une diligence raisonnable lors de l'échange de données sensibles volumineuses et, dans le passé, il s'agissait d'une opération assez longue. Ainsi, les fournisseurs pionniers de VDR ont été utilisés pour un partage de données sécurisé et plus rapide.
Ainsi, des fournisseurs traditionnels de logiciels de salle de données électroniques comme Intralinks et Datasite vous offriront des opportunités vraiment énormes avec des prix assez élevés. Leur véritable inconvénient pourrait être leur complexité excessive. Vous n'aurez peut-être tout simplement pas besoin de la plupart de leurs fonctions !
Fournisseurs de VDR modernes
Nous qualifions un fournisseur de « moderne » lorsqu'il est entré sur le marché au cours de la dernière décennie. Les principaux noms pop ici sont OneHub, SecureDocs et Ansarada. Ils constituent un bel exemple de la façon dont les VDR ont été techniquement améliorés avec le temps.
Leur principal avantage est un prix moins cher. Mais cela ne signifie pas que les VDR modernes sont pires que leurs prédécesseurs. A l'inverse, les caractéristiques clés d'une data room moderne sont des standards de sécurité élevés et une maniabilité plus que suffisante. De plus, ces VDR se distinguent par des caractéristiques spéciales qui peuvent être essentielles pour tel ou tel objectif spécifique. Ainsi, vous pouvez sélectionner le VDR exact dont vous avez besoin sans fonctions excessives et pour un prix plus abordable.
Comment choisir le bon VDR ?
Principalement, le bon VDR est celui qui peut assurer la sécurité de vos données. Cependant, vous devriez considérer d'autres facteurs importants pour votre succès. Assurez-vous de mesurer en premier lieu les besoins de votre entreprise ainsi que le type de transaction que vous envisagez de réaliser via un VDR. De plus, assurez-vous d'inspecter les fonctionnalités suivantes :
Logiciels
Une étape importante dans chaque comparaison de data room consiste à vérifier le logiciel utilisé par votre fournisseur cible. Parcourez ses principales fonctions afin de ne pas choisir un VDR qui ne pourra pas vous fournir exactement le service dont vous avez besoin ! Vérifiez combien d'outils il offre en général. Ils doivent inclure au moins des caractéristiques telles que :
- instruments de protection multifonctionnels;
- module de questions-réponses ;
- outils de rédaction;
- rapports en temps réel ;
- auto- et réindexation, etc.
Expérience
Un fournisseur de VDR fiable est sûr de placer son portefeuille facilement disponible sur son site Web. Donc, vous ne devriez pas vous torturer en essayant de trouver des informations sur son expérience dans l'industrie. Gardez à l'esprit que de nouveaux fournisseurs ne signifient pas nécessairement une mauvaise qualité de service. Cependant, lorsqu'une transaction complexe vous préoccupe, restez avec des opérateurs plus expérimentés avec des VDR capables d'effectuer des tâches difficiles.
Réactions positives
Ne manquez pas les avis de data room d'entreprises clientes qui ont conclu un accord à l'aide de votre VDR ciblé. Ces messages sont très informatifs car vous pouvez connaître à l'avance les détails importants et les inconvénients possibles de la collaboration avec ce fournisseur.
Service Clientèle
La prise en charge XNUMXh/XNUMX est indispensable pour les opérateurs VDR. Cependant, assurez-vous de distinguer les services communs de formation et de résolution de problèmes du service tout compris. C'est ce dernier que vous devez opter lorsque vous souhaitez effectivement une protection fiable de votre documentation.
Choses à ne pas négliger
Il y a des choses infimes auxquelles vous devez également faire attention lorsque vous choisissez une salle de données appropriée. Pour ne pas vous sentir frustré par l'opérateur que vous avez choisi, assurez-vous de prendre en compte les éléments suivants :
- Service trop bon marché. N'achetez pas d'offres trop sucrées car elles peuvent signaler les fonctionnalités limitées du VDR !
- Aucune fonctionnalité ajoutée. Une liste de fonctions trop réduite peut poser problème lors de vos transactions. L'absence de téléchargement ou de rédaction d'e-mails peut nuire à l'ensemble de l'opération.
- Pas d'essai gratuit. Les meilleurs opérateurs de data room vous ouvriront un accès d'essai gratuit à leurs services. Ainsi, vous pourrez tout pratiquer de vos propres mains.
Mot de la fin
Le logiciel de salle de données en ligne est désormais l'instrument clé pour le stockage sécurisé et le partage des données sensibles. Vous devez sûrement estimer correctement les besoins de votre entreprise et comparer différents fournisseurs avant de choisir le VDR qui vous apportera le succès. Suivez les recommandations simples de ce blog et vous n'échouerez jamais dans votre choix.
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