Avez-vous déjà entendu parler de la virgule de 5 millions de dollars?
Oakhurst Dairy, Portland est l'un des meilleurs arguments pour avoir besoin d'un cadre d'édition à toute épreuve pour les contrats et les documents juridiques. Leur faux pas a commencé par un différend sur la rémunération des heures supplémentaires avec 120 chauffeurs qui pensaient qu'on leur devait un salaire. Oakhurst a estimé que ce n'était pas le cas et que cela était explicitement expliqué dans leurs contrats :
Les heures supplémentaires n'étaient pas dues aux employés impliqués dans "la mise en conserve, la transformation, la conservation, la congélation, le séchage, la commercialisation, le stockage, l'emballage pour l'expédition ou la distribution de : 1) produits agricoles ; 2) produits à base de viande et de poisson ; et 3) les aliments périssables ».
Cependant, la Cour d'appel des États-Unis a estimé qu'étant donné qu'il n'y avait pas de virgule après l'expédition et avant, « ou la distribution » ces rôles ne pouvaient pas être tenus pour cette durée du contrat et les heures supplémentaires ont été attribuées.
Une édition minutieuse est importante, alors voici comment bien faire les choses.
Commencez par des modifications de fond
Que vous ne connaissiez pas le contrat ou non, la meilleure façon de commencer est d'avoir un rapide remue-méninges. Quels sont les éléments fondamentaux que vous vous attendez à voir ? Le « qui, quoi, quand, où et comment » devrait figurer dans ce document. Rassemblez une liste rapide car cela peut fournir un guide intuitif pour l'édition de fond.
L'édition de fond concerne les bonnes dispositions incluses dans votre document. Toutes les parties sont-elles correctement identifiées ? Les termes expriment-ils clairement ce qui a été discuté ? Concrètement, le contrat a-t-il ce qui est nécessaire pour être juridiquement contraignant ?
Le strict minimum n'est pas suffisant pour une protection juridique, alors allez un peu plus loin. La résiliation, le règlement des différends et les conditions de renouvellement ont-ils été définis ? Les risques et responsabilités appropriés sont-ils pris en compte ? Y a-t-il quelque chose qui manque ? Les oublis et les omissions peuvent être le roc sur lequel vous périrez, alors soyez diligent et minutieux. Le contrat est-il substantiellement complet ?
Édition développementale et mécanique
Les écrivains font appel aux éditeurs pour s'assurer que leur livre se déroule bien, est correctement ordonné, formaté de manière cohérente et si les choses ont du sens. Les contrats légaux ne devraient pas être différents.
La mise en forme et la cohérence sont essentielles pour que toutes les parties comprennent les termes. De nombreux avocats utiliseront logiciel de révision de contrat parce que la précision et l'efficacité sont cruciales. Une étude a révélé qu'un logiciel d'IA bat l'inexactitude des avocats en récupérant 94% des erreurs NDA par rapport aux 85% trouvés par les humains.
L'édition mécanique garantit la cohérence de tous les titres, sous-titres, italiques et sections en gras. Les tailles de police et les couleurs sont-elles correctes et appropriées ? Le texte est-il justifié de la même manière tout au long de votre document ?
Édition de contenu et relecture
L'étape 3 est l'endroit où vous commencez à examiner les mots spécifiques sur la page. L'édition de contenu consiste à parsemer les Is et à croiser les T à différents niveaux de profondeur.
Recherchez les erreurs grammaticales, les fautes d'orthographe et les erreurs contextuelles pour commencer. Ceux-ci sauteront généralement de la page pour les éditeurs expérimentés et représentent la première couche.
Pour aller plus loin, vous devez analyser la terminologie. Est-ce approprié pour ce contrat? Vos actions et termes commencent-ils par « Doivent » ? Il est important que les termes utilisés pour les noms restent cohérents. Par exemple, assurez-vous que le verbiage ne bascule pas entre « constructeur, entrepreneur, entreprise de construction, etc ».
Le niveau suivant est votre ponctuation. Oakhurst Dairy est un récit édifiant, mais ils ne sont en aucun cas seuls. Filtrez chaque utilisation de la ponctuation. Le droit revient généralement à l'intention, mais de plus en plus, les tribunaux examinent les détails sémantiques.
Le dernier niveau d'édition du contenu consiste à décortiquer les chiffres. Combien de zéros ont été discutés ? Toutes les règles sont-elles aux bons endroits ? Est-ce que tout est exactement comme il devrait être ? Il s'agit de votre diligence raisonnable et de votre opportunité de corriger et de réviser les erreurs nécessaires.
Éditer pour l'ambiguïté
Les normes de cohérence et de terminologie visent à fournir des documents clairs et sans ambiguïté.
À moins que vous ne consultiez un affidavit ou une transcription, il ne devrait pas y avoir d'histoires inutiles. Gardez vos phrases courtes et précises. Coupez les peluches et évitez le jargon ou les mots à la mode. Avoir l'air intelligent et être intelligent ne sont pas la même chose.
La chose la plus importante à vous demander lors de la lecture de chaque terme est « Y a-t-il une autre façon d'interpréter cela ? ». Vos termes et phrases doivent être irréfutables. Le langage que vous utilisez est-il appliqué universellement par tout le monde ?
Faites des pauses et obtenez de l'aide
L'édition de contrats et de documents peut être fastidieuse, surtout s'ils sont bourrés de pages supplémentaires. Malheureusement, cela peut mettre votre cerveau en pilote automatique. Des erreurs se produisent sur le pilote automatique, alors faites beaucoup de pauses.
Si vous avez terminé la première ébauche, vous pouvez peut-être demander l'aide d'un collègue. La deuxième paire d'yeux est d'une grande aide pour le montage. Sinon, trouver le meilleur logiciel de revue de contrat peut vous faire gagner énormément de temps, d'oublis et d'inexactitudes.
En clôture
L'édition et la relecture de contrats et de documents juridiques peuvent être incroyablement ennuyeuses, ce qui entraîne son propre ensemble de problèmes. Heureusement, l'ABA approuve chaque jour davantage d'innovations technologiques et d'IA. Ces innovations augmentent et accélèrent rapidement les capacités des avocats.
Si la rédaction et la révision de contrats font partie de votre liste de tâches quotidiennes, les choses sont sur le point de changer et un nouveau logiciel sera une énorme valeur ajoutée pour votre entreprise.
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