La diligencia debida legal es una etapa obligatoria en el proceso de captación de fondos o celebración de acuerdos sobre la fusión de empresas. Este proceso generalmente toma de varias semanas a varios meses, pero con la llegada de los servicios de sala de datos, puede ser mucho más rápido, lo que permite que cada parte lo aproveche al máximo.
¿Qué es una sala de datos virtual? Este es un software especial que permite almacenar y transferir información entre empresas o dentro de una corporación de manera confiable y segura sin riesgo de acceso no autorizado a datos importantes. Solo los usuarios autorizados tienen acceso a licencias, documentos financieros, legales, impuestos y otra información, y los propietarios de empresas o personas físicas solo pueden unirse a la sala de datos virtual mediante una invitación especial.
Ahora, hablemos de la importancia de dicha funcionalidad para su empresa y de lo que necesita saber exactamente antes de decidirse por el software de sala de datos adecuado.
¿Qué es la diligencia debida y cómo se aplica el VDR?
Ya estamos acostumbrados a usar data room m&a, y ya no es sorprendente, pero la gama de aplicaciones de VDR es mucho más amplia y es posible que, incluso en su situación, sea justo lo que necesita. Además de la diligencia debida, se pueden llevar a cabo diversas transacciones comerciales con la participación de salas de datos electrónicos. Serán necesarios para los siguientes fines:
- Analizar al comprador o vendedor antes de firmar un contrato inteligente o antes de obtener una licencia;
- Recaudación de fondos para la expansión o desarrollo de una startup;
- Proporcionar almacenamiento confiable para la información corporativa: documentos, recetas, patentes, licencias, informes, etc.
- Garantizar una comunicación conveniente con empleados, socios e inversores.
Cada empresa enfrenta desafíos únicos y, por lo tanto, los propósitos del uso de salas electrónicas pueden diferir. Lo principal es que cada uno de esos objetivos se logrará y verá su propio conjunto de ventajas que le ofrece el software de sala de datos.
Secciones principales de salas virtuales para una inspección adecuada
Al utilizar el software de sala de datos en línea para la debida diligencia, puede aplicar esta herramienta para una variedad de propósitos comerciales. Por lo tanto, es posible que necesite secciones como:
- control administrativo
- Due diligence legal, financiera o de fusiones y adquisiciones
- Auditoría fiscal o auditoria patrimonial, etc.
Cuando elige un software, no basta con prestar atención a la funcionalidad básica. También debe considerar si estas secciones específicas están disponibles, ya que pueden facilitar significativamente su trabajo con documentos.
¿Cómo clasificar datos en carpetas de salas de datos virtuales?
El software de sala de datos en línea permite organizar documentos y datos comerciales de la manera más conveniente. Lo ideal es que la estructura sea jerárquica, con carpetas separadas para cada división de la empresa. Este arreglo le permitirá encontrar rápidamente la información necesaria y distribuir nuevos datos a las carpetas apropiadas.
La estructura exacta depende completamente de las características específicas de las actividades de su empresa y de la forma en que se organizan los asuntos comerciales, así como de la estructura de la propia organización. Por ejemplo, puede crear las siguientes carpetas en la sala de datos virtual:
- Documentos financieros;
- Información de marketing: campañas promocionales, clientes, presentaciones, etc.;
- Registros de empleados y de aquellos que solicitan ciertos puestos;
- Contratos, convenios, obligaciones;
- Patentes, licencias, recetas o fórmulas, etc.
La estructura de la sala de datos electrónica puede adoptar cualquier forma, según la disposición que le resulte más conveniente. Puede pensar en la estructura de VDR usted mismo o usar plantillas listas para usar que ofrece el servicio dataroomreviews.org con el fin de mostrarle las máximas posibilidades de dicho software y facilitar los primeros pasos de su interacción con esta herramienta.
Después de haber pensado en la estructura y la jerarquía de las carpetas, puede ajustar el acceso a ellas y cerrar ciertas secciones para el acceso público. Por lo tanto, no solo organiza la documentación comercial, sino que también establece la protección más confiable para ella. Esto es exactamente lo que las empresas necesitan en las condiciones actuales.
¿Por qué es mejor usar VDR para la debida diligencia en lugar de hacerlo de la manera tradicional?
Cada empresa comienza a utilizar salas de datos virtuales por sus propios motivos. La mayoría de las veces, es la diligencia debida al recaudar fondos o fusionar empresas lo que impulsa la integración de las salas de datos en línea en sus actividades comerciales de rutina. Entonces, las ventajas de dicho software resultan obvias e indiscutibles, por lo que una vez que utilice esta herramienta, no querrá renunciar a sus ventajas.
- Seguridad al más alto nivel. La debida diligencia es un proceso de máxima apertura comercial cuando una empresa tiene que revelar información sobre asuntos financieros, planes comerciales, plan de desarrollo de inversiones, datos sobre licencias y patentes, documentos fiscales y cualquier otra información que de otro modo permanece cerrada al acceso público. La sala de datos virtual utiliza los más altos estándares de protección de datos y combina varios métodos potentes para garantizar el nivel de seguridad que necesita.
- Acceso a los datos necesarios en cualquier parte del mundo. De esta manera, puede cooperar con socios de diferentes países sin restricciones.
- La simplicidad de la configuración permite que un usuario con cualquier nivel de formación comprenda fácilmente las funciones disponibles y comprenda cómo funciona todo. Esto proporciona una gran experiencia para cualquier persona que se ocupe de acuerdos de fusiones y adquisiciones.
- Las estadísticas y los informes analíticos le permiten ver cuándo y quién vio o descargó ciertos documentos.
- La conveniencia de organizar los datos significa que puede organizar rápidamente y sin esfuerzo la sala de datos exactamente de la manera que la necesita para un trabajo fluido y una colaboración con los socios.
- El control de la privacidad recae en el propietario de la empresa. Configuras diferentes niveles de acceso para diferentes usuarios y mantienes los datos confidenciales cerrados a terceros. Envíe invitaciones que permitan a los socios ver solo la información que desea compartir.
Han llegado tiempos en los que la rapidez en la toma de decisiones es crucial. Las empresas ya no pueden pasar meses haciendo due diligence solo en reuniones cara a cara. Por lo tanto, las salas de datos en línea se convierten en una herramienta definitoria para crecer y desarrollarse, reforzando sus esfuerzos con el apoyo de los socios.
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