La mayoría de los expertos en seguridad empresarial y de TI están de acuerdo en que los servicios de sala de datos son ahora el medio más seguro de conseguir acuerdos comerciales. La demanda genera oferta y el mercado actual parece estar sobrecargado con proveedores de VDR. Encontrará una amplia gama de ellos, cada uno con diferentes funciones y precios. Pero elegir uno adecuado con las debidas medidas de seguridad y soporte puede presentar una gran tarea.
Lo que pasa es que tendrás que dibujar un minucioso comparación de sala de datos antes de decidirse por tal o cual VDR. ¿Qué criterios verificar al buscar un proveedor confiable? Permítanos descifrar todo el asunto de VDR y mostrarle cómo mantener sus datos protegidos.
Conceptos básicos de VDR
Puede considerar cualquier sala de datos virtual, lo que a menudo llamamos un VDR, como un banco de datos en línea. Con su ayuda, puede olvidarse de almacenar papeles en su oficina con una serie de empleados responsables de mantenerlos seguros y disponibles en cualquier momento.
El software de la sala de datos está elaborado para que no solo pueda mantener en orden su documentación importante, sino que también garantice su protección contra todo tipo de robos. Es posible que no lo piense hasta que planee una transacción tan seria como un acuerdo de fusiones y adquisiciones o la participación de nuevos socios con capital de riesgo. Operaciones como estas requieren una cuidadosa atención a la seguridad del intercambio de datos, y los técnicos de VDR se han convertido en las mejores soluciones para esto hasta ahora.
¿Se diferencian los operadores de VDR?
Sí, los proveedores de salas de datos varían mucho en los servicios que brindan, en la personalización y usabilidad, en los patrones de precios, etc. Uno puede dividirlos mentalmente en dos grandes categorías: tradicionales y modernos.
Tenga en cuenta que existe un concepto erróneo popular con servicios como Dropbox o Google Docs. Aunque aplicaciones como estas son útiles para compartir archivos, es posible que no garanticen el mismo nivel de seguridad de los datos que los VDR. Además, sus funciones son limitadas y no incluyen los servicios necesarios para negociaciones, auditorías, etc.
Proveedores tradicionales de VDR
Estas salas de datos virtuales se inventaron específicamente para transacciones de fusiones y adquisiciones con grandes empresas. El procedimiento de fusiones y adquisiciones implica la debida diligencia con el intercambio de grandes piezas de datos confidenciales y, en el pasado, era una operación bastante prolongada. Por lo tanto, los proveedores de VDR pioneros se utilizaron para compartir datos de forma segura y más rápida.
Por lo tanto, proveedores tradicionales de software de sala de datos electrónicos como Intralinks y Datasite le ofrecerán oportunidades realmente masivas junto con precios bastante altos. Su verdadero inconveniente podría ser su exceso de complejidad. ¡Es posible que simplemente no necesite la mayoría de sus funciones!
Proveedores de VDR modernos
Llamamos a un proveedor "moderno" cuando entró en el mercado en la última década. Los principales nombres populares aquí son OneHub, SecureDocs y Ansarada. Sirven como un buen ejemplo de cómo los VDR se han mejorado técnicamente con el tiempo.
Su principal ventaja es un precio más económico. Pero eso no significa que los VDR modernos sean peores que sus predecesores. A la inversa, las características clave de una sala de datos moderna son altos estándares de seguridad y facilidad de uso más que suficiente. Además, estos VDR difieren en características especiales que pueden ser esenciales para este o aquel propósito específico. Por lo tanto, puede seleccionar el VDR exacto que necesita sin funciones excesivas y por un precio más asequible.
¿Cómo elegir el VDR adecuado?
Básicamente, el VDR correcto es el que puede garantizar la seguridad de sus datos. Sin embargo, debe considerar otros factores importantes para su éxito. En primer lugar, asegúrese de medir las necesidades de su empresa, así como el tipo de transacción que planea realizar a través de un VDR. Además, asegúrese de inspeccionar las siguientes características:
Software
Un paso importante en cada comparación de salas de datos es verificar el software que emplea su proveedor objetivo. ¡Revise sus funciones principales para no elegir un VDR que no pueda brindarle el servicio exacto que necesita! Comprueba cuántas herramientas ofrece en general. Deben incluir al menos características tales como:
- instrumentos de protección multifuncionales;
- Módulo de preguntas y respuestas;
- herramientas de redacción;
- informes en tiempo real;
- auto- y reindexación, etc.
Experiencia
Un proveedor confiable de VDR seguramente colocará su cartera fácilmente disponible en su sitio web. Por lo tanto, no debe torturarse tratando de encontrar información sobre su experiencia en la industria. Tenga en cuenta que los nuevos proveedores no significan necesariamente una mala calidad de servicio. Sin embargo, cuando tenga en mente una transacción compleja, quédese con operadores más experimentados con VDR capaces de realizar tareas difíciles.
Retroalimentación positiva
No se pierda las revisiones de la sala de datos de las empresas clientes que han cerrado un trato con la ayuda de su VDR específico. Estos mensajes son muy informativos porque puedes conocer de antemano detalles importantes y posibles inconvenientes de la colaboración con este proveedor.
Atención al Cliente
El soporte las XNUMX horas es imprescindible para los operadores de VDR. Sin embargo, asegúrese de discriminar los servicios comunes de capacitación y resolución de problemas del servicio todo incluido. Esto último es lo que debe elegir cuando desee una protección realmente confiable para su documentación.
Cosas que no debes descuidar
Hay cosas pequeñas a las que también debe prestar atención al seleccionar una sala de datos adecuada. Para no sentirse frustrado con el operador que eligió, asegúrese de tener en cuenta lo siguiente:
- Servicio demasiado barato. ¡No compre ofertas demasiado dulces, ya que pueden indicar la funcionalidad limitada del VDR!
- Sin funciones añadidas. Una lista demasiado pequeña de funciones puede causar problemas durante sus acuerdos. La ausencia de carga o redacción de correos electrónicos puede afectar negativamente a toda la operación.
- Sin prueba gratuita. Los mejores operadores de salas de datos le abrirán un acceso de prueba gratuito a sus servicios. Así, podrás practicar todo con tus propias manos.
Última Palabra
El software de sala de datos en línea es ahora el instrumento clave para almacenar y compartir datos confidenciales de forma segura. Seguramente, debe estimar adecuadamente las necesidades de su empresa, así como comparar varios proveedores antes de elegir el VDR que le traerá el éxito. Sigue las sencillas recomendaciones de este blog y nunca fallarás en tu elección.
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