Hoy en día, la gente está haciendo más y más cosas en línea. Las empresas están haciendo aún más en la web. Muchos empleados están comenzando a trabajar de forma remota y algunos propietarios de empresas prefieren la comunicación en línea.
Esta transición a Internet ha hecho que sea más fácil hacer negocios. Compartir documentos puede implicar escanear papel, crear correos electrónicos y luego cifrarlos por seguridad. Entonces puede estar seguro de que solo la persona que necesita verlo lo está haciendo. Una sala de datos virtual puede ayudar a facilitar este proceso.
¿Qué es una sala de datos virtual?
Las salas de datos virtuales (o VDR) son el espacio en línea. Las empresas pueden cargar documentación y compartirla de forma segura con empleados, clientes y socios. Estas salas de datos en línea solo permiten a los usuarios ver los documentos que son relevantes para ellos y puede establecer opciones de autorización para cada documento que envíe. Esto permite que la información se comparta de forma confidencial entre muchas personas y empresas.
Data Rooms virtuales: ¿Por qué son el futuro?
Cuando se intercambian datos importantes dentro o entre empresas, no solo es importante la velocidad o el volumen de los paquetes, sino también la seguridad. Las salas de datos virtuales son una solución de este tipo. Es el almacenamiento (archivo) de documentos corporativos confidenciales específicos en forma electrónica y con una estructura clara.
La sala de datos en línea se está convirtiendo en la forma estándar de intercambiar datos. La comunicación por fax se ha vuelto obsoleta en gran medida. Otras plataformas similares también se están convirtiendo en cosa del pasado, especialmente los correos electrónicos y las redes peer-to-peer, ya que han surgido nuevas alternativas en el mercado abierto. Proporcionando no solo velocidad o volumen de paquetes, sino también seguridad.
Los VDR, o 'salas de negociaciones', son software en los que se pueden realizar reuniones en un entorno controlado. Solo las personas seleccionadas pueden tener acceso a ellos, lo que les permite controlar la distribución de la información que intercambian. Es una nueva forma de hacer negocios que se está introduciendo cada vez con más frecuencia.
¿Qué pasa con la seguridad de VDR?
La seguridad es importante cuando se trata de sus registros. Una violación de datos es algo aterrador. Comprometer la información de su negocio o su información personal puede tener muchas consecuencias, como la pérdida de negocios. Por eso es importante conocer los pasos de ciberseguridad que tiene implementado su posible proveedor.
La seguridad del intercambio de documentos se logra mediante el uso de los algoritmos más avanzados para el cifrado de datos y el control de acceso. En particular, los métodos de identificación de usuarios, basados en dos factores, permiten lograr que sólo aquellos usuarios que tengan los permisos adecuados tengan acceso al VDR. Esto garantiza la alta seguridad de los documentos y elimina el riesgo de pérdida o daño de datos. Puedes tener tranquilidad para tu negocio.
Estrictamente hablando, el software VDR es un espacio de TI seguro diseñado para almacenar y ver los documentos que usted y su socio necesitan para concluir una transacción completa de comprador y vendedor. Toda la información almacenada en la sala de datos se presenta de forma estrictamente estructurada.
Todos los servicios de sala de datos de alta calidad ofrecen muchas características de seguridad diferentes que luego se pueden usar para una variedad de opciones. Los proveedores protegen su software y los documentos que almacena y comparte en él.
¿Cuáles son los principales beneficios de los VDR?
Hay muchos beneficios al usar soluciones de salas de datos virtuales para su negocio, tales como:
- Le permiten almacenar y enviar datos de forma segura. Su VDR se convierte en un repositorio para diferentes tipos de documentos, almacenándolos en caso de que los necesite en el futuro. No solo determina quién tiene acceso a un documento en particular, sino que también mantiene su información privada y segura.
- Las empresas o firmas globales del otro lado del mundo pueden hacer negocios con usted. Puede compartir información a través de una red segura y la presencia de su empresa puede aumentar. A su vez, esto puede ayudar a aumentar sus ganancias.
- Pueden ahorrarle dinero a su empresa. Cuando se trata del presupuesto de su negocio, todo ayuda. Cuando utiliza VDR en lugar de enviar documentos por correo físico, ahorra dinero en franqueo, papel, grapas e incluso suministros para fotocopiadoras. Estos costos pueden aumentar con el tiempo, lo que convierte a los VDR en una solución inteligente para su presupuesto.
- Si necesita realizar cambios o celebrar un acuerdo rápidamente, los VDR son una excelente opción. Permiten entregar la documentación rápidamente. Simplemente cárguelo y envíelo donde lo necesite. El destinatario puede ver los datos casi al instante y tomar medidas.
¿Por qué son importantes las salas de datos virtuales?
Cualquier gran empresa ha encontrado al menos una instancia en la que un mensaje destinado a una persona se envió por error a otra o muchas otras personas. Algunos de estos son notas inocuas o mensajes personales. Desagradable, pero no arriesgado. Al mismo tiempo, ha habido casos en los que los correos electrónicos han comprometido a grandes corporaciones, de formas de las que aún no se han recuperado.
La seguridad es la clave de todo. Este software es su opción privada para mantener la información en secreto para que nadie pueda robarla o darse cuenta.
¿Cuál es el concepto principal de la sala de datos virtual?
Hay muchas situaciones en las que su empresa necesita compartir información confidencial con varios socios. Ya sea que esté planeando una fusión y adquisición, organizando las comunicaciones de la junta, recaudando inversiones en una fundación privada, desarrollando un nuevo medicamento o cualquier otra cosa. Hay un beneficio real de una sala de datos virtual.
- Seguridad. Puede estar seguro de la privacidad de su información cuando se almacena en una sala de datos segura.
- Sencillez. La interfaz del software es uno de los puntos fuertes clave. No necesitará ninguna capacitación especial: puede comenzar a trabajar con la sala de datos virtual en 5 minutos después de familiarizarse con ella.
- Satisfaciendo sus necesidades. El software de sala de datos virtual es una solución flexible y personalizable que se puede integrar con otras aplicaciones comerciales.
¿Cómo controlar su gestión documental?
Cargue documentos en la sala de datos en dos clics. Hay más de 25 formatos de archivo disponibles. No se requiere una preparación especial del archivo antes de cargarlo. Se pueden ver en cualquier navegador, por lo que no se requiere ningún software adicional.
¿Qué hace una sala de datos virtual?
La sala de datos electrónicos se crea como parte de un depósito central de datos para empresas o divisiones que se adquieren o venden. Permite a las partes interesadas ver información relacionada con el negocio en un entorno controlado donde se puede mantener la confidencialidad.
¿Qué es especialmente importante?
El administrador del sistema puede rastrear todas las acciones realizadas por uno u otro usuario, lo que aumenta el ya alto nivel de confiabilidad y tolerancia a fallas del sistema. También vale la pena señalar que la mayoría de los documentos almacenados en dichos sistemas están en formato pdf, lo cual es muy conveniente y accesible. Sin embargo, este formato permite no solo una rápida recuperación, lectura y copia de datos, sino también un acceso restringido a ellos.
Tal sistema ha ganado la mayor popularidad y prevalencia entre las empresas legales y de consultoría. Y muchas otras industrias pueden beneficiarse de VDR, por ejemplo, leyes, banca, bienes raíces, tecnología, finanzas y más, ya que trabajan con documentos durante un tiempo prolongado, cuidadoso y minucioso.
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