¿Alguna vez has oído hablar de la coma de $ 5 millones?
Oakhurst Dairy, Portland es uno de los mejores argumentos para necesitar un marco de edición a prueba de balas para contratos y documentos legales. Su paso en falso comenzó con una disputa por el pago de horas extras con 120 conductores que creían que se les debía un salario. Oakhurst sostuvo que este no era el caso y que se explicaba explícitamente en sus contratos:
No se debían horas extraordinarias a los empleados involucrados en "el enlatado, procesamiento, conservación, congelación, secado, comercialización, almacenamiento, empaque para envío o distribución de: 1) productos agrícolas; 2) productos cárnicos y pesqueros; y 3) alimentos perecederos.
Sin embargo, la Corte de Apelaciones de los EE. UU. Determinó que debido a que no había una coma después del envío y antes de 'o distribución', esos roles no se podían mantener en este término del contrato y se adjudicaban las horas extra.
La edición cuidadosa es importante, así que aquí le mostramos cómo hacerlo bien.
Comience con ediciones sustantivas
Ya sea que no esté familiarizado con el contrato o no, la mejor manera de comenzar es con una lluvia de ideas rápida. ¿Cuáles son los elementos fundamentales que espera ver? El "quién, qué, cuándo, dónde y cómo" debería estar en este documento. Reúna una lista rápida, ya que puede proporcionar una guía intuitiva para la edición sustancial.
La edición sustantiva tiene que ver con las disposiciones correctas que se incluyen en su documento. ¿Están todas las partes identificadas correctamente? ¿Los términos articulan claramente lo que se discutió? Hablando efectivamente, ¿el contrato tiene lo necesario para ser legalmente vinculante?
Lo mínimo no es suficiente para la protección legal, así que vaya un paso más allá. ¿Se han establecido términos de terminación, resolución de disputas y renovación? ¿Se abordan los riesgos y responsabilidades adecuados? ¿Falta algo? Los descuidos y las omisiones pueden ser la piedra en la que perezcas, así que sé diligente y meticuloso. ¿El contrato está sustancialmente completo?
Edición mecánica y de desarrollo
Los escritores contratan editores para asegurarse de que su libro fluya bien, esté ordenado correctamente, formateado de manera consistente y si las cosas tienen sentido. Los contratos legales no deberían ser diferentes.
El formato y la coherencia son esenciales para que todas las partes comprendan los términos. Muchos abogados usarán software de revisión de contratos porque la precisión y la eficiencia son cruciales. Un estudio encontró que el software de inteligencia artificial supera la inexactitud de los abogados al detectar el 94% de los errores de NDA en comparación con el 85% encontrado por los humanos.
La edición mecánica garantiza que todos los títulos, subtítulos, cursiva y secciones en negrita sean coherentes. ¿Son correctos y apropiados los tamaños y colores de fuente? ¿El texto está justificado de la misma manera en todo su documento?
Edición y corrección de contenido
El paso 3 es donde comienza a examinar las palabras específicas en la página. La edición de contenido se ocupa de colocar puntos en Is y cruzar Ts en diferentes niveles de profundidad.
Busque errores gramaticales, errores ortográficos y errores contextuales para empezar. Por lo general, estos saldrán de la página para editores experimentados y representan la primera capa.
Profundizando, es necesario analizar la terminología. ¿Es apropiado para este contrato? ¿Sus elementos de acción y términos comienzan con "Deberá"? Es importante que los términos utilizados para los sustantivos sean consistentes. Por ejemplo, asegúrese de que la verborrea no cambie entre "constructor, contratista, empresa de construcción, etc."
El siguiente nivel es tu puntuación. Oakhurst Dairy es una advertencia, pero de ninguna manera están solos. Examine cada uso de puntuación. Por lo general, la ley vuelve a la intención, pero cada vez más, los tribunales están analizando detalles semánticos.
El último nivel de edición de contenido es diseccionar las figuras. ¿Cuántos ceros se discutieron? ¿Están todos los períodos en los lugares correctos? ¿Está todo exactamente como debería ser? Esta es su debida diligencia y su oportunidad de corregir y revisar los errores necesarios.
Edición para ambigüedad
Los estándares de consistencia y terminología tienen como objetivo entregar documentos claros e inequívocos.
A menos que esté viendo una declaración jurada o una transcripción, no debería haber historias innecesarias. Mantenga sus oraciones cortas y al grano. Elimine la pelusa y manténgase alejado de la jerga o las palabras de moda. Sonar inteligente y ser inteligente no es lo mismo.
Lo más importante que debe preguntarse al leer cada término, "¿Hay alguna otra forma de interpretar esto?". Tus términos y oraciones deben ser irrefutables. ¿El lenguaje que usa es aplicado universalmente por todos?
Tome descansos y obtenga apoyo
La edición de contratos y documentos puede ser tediosa, especialmente si están llenas de páginas adicionales. Desafortunadamente, esto puede poner su cerebro en piloto automático. Los errores ocurren con el piloto automático, así que tómate muchos descansos.
Si ha completado el primer borrador, tal vez pueda solicitar la ayuda de un colega. El segundo par de ojos es de gran ayuda para la edición. Si no, encontrar el mejor software de revisión de contratos puede ahorrarle una gran cantidad de tiempo, descuidos e inexactitudes.
En el cierre
Editar y corregir contratos y documentos legales puede ser increíblemente aburrido, lo que conlleva sus propios problemas. Afortunadamente, la ABA aprueba más tecnologías e innovaciones de inteligencia artificial todos los días. Estas innovaciones están aumentando y acelerando rápidamente las habilidades de los abogados.
Si la redacción y revisión de contratos es parte de su lista de tareas diarias, las cosas están a punto de cambiar y el nuevo software será un gran valor agregado para su empresa.
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