Das Microsoft 365-Abonnement ist ein beliebter Dienst, der viele Möglichkeiten bietet. Nach Angaben von Microsoft gibt es mittlerweile weltweit mehr als 120 Millionen Nutzer. Aber viele Leute kennen nicht alle Funktionen, die es bietet. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ganz einfach das Beste aus Ihrem Abonnement herausholen.
Dienstleistungen, die Sie erhalten
In vielen Fällen nutzen Profis meist Outlook sowie klassische Produkte von Microsoft wie Word und Excel. Viele Leute verpassen jedoch erweiterte Funktionen und Lösungen, die mit dem Abonnement geliefert werden. Diese können die Produktivität steigern, Prozesse optimieren und das Leben erleichtern.
Es ist wichtig zu verstehen, wofür Sie den größten Teil der Suite verwenden. Die meisten Schüler wissen nur, wie man ein Word-Dokument eintippt. Wenn Sie jedoch zu denen gehören, die denken: „Ich würde lieber jemanden bezahlen, um meine Arbeit zu schreiben als es selbst zu tun“, möchten Sie mehr Möglichkeiten finden, die Tools von Microsoft zu verwenden.
Und man muss über alle Dienstleistungen Bescheid wissen, die sie erhalten, wie kostenlose Überarbeitungen, ausgewählte Fristen und fachkundige Beratung durch erfahrene Autoren. Es ist eine großartige Gelegenheit für Studenten. Sie können enorm profitieren, wenn sie davon wissen. Das Gleiche gilt für die optimale Nutzung Ihres Microsoft 365-Abonnements.
Insgesamt erhält man mit dieser Suite Zugriff auf:
- Wort;
- Excel;
- PowerPoint;
- Microsoft Defender;
- Editor;
- Ausblick;
- Eine Fahrt;
- OneNote
Und es ist entscheidend zu wissen, wie man sie zu seinem Vorteil nutzt. Beispielsweise können Sie Ihr Abonnement mit bis zu 5 Personen teilen, wenn Sie sich für ein Familienpaket entscheiden. Dies kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, alle Produkte für eine Gruppe von Menschen zu erhalten.
Hier sind einige weitere Tipps, wie Sie das Beste aus diesem Kauf machen können.
Funktionen, die Sie im Microsoft 365-Abonnement verwenden können
Beginnen Sie mit „Sag es mir“
Wenn Sie mit dieser Lösung noch nicht vertraut sind, ist „Sag es mir“ die perfekte Funktion für den Anfang. Es wird normalerweise oben in allen Apps platziert, die Sie verwenden. Es funktioniert als Suchmaschine, um Benutzern zu helfen, Verknüpfungen und Funktionsmerkmale zu finden. Vielleicht gibt es Dinge, die Sie mit erweiterten Funktionen viel schneller und besser erledigen können, von denen Sie nichts wussten.
Und es ist ziemlich bequem, auf alle zuzugreifen hilfreiche Lifehacks direkt aus der App, anstatt es zu googeln.
Fokussierter Posteingang
Zuvor gab es eine Clutter-Funktion. Jetzt wird es durch einen fokussierten Posteingang ersetzt. Der Hauptzweck besteht darin, Ihren E-Mail-Dienst benutzerfreundlicher und bequemer zu machen.
Wenn Sie es einschalten, sammelt die Anwendung Daten darüber, welche Buchstaben Sie lesen und welche Sie hängen lassen. Dies gibt der Lösung ein Verständnis dafür, welche Nachrichten höchste Priorität haben. Basierend darauf erstellt es Präferenzen für Sie. Danach werden alle Ihre Briefe in fokussierte und andere getrennt.
Das bedeutet, dass Sie zunächst die obersten Prioritäten sehen. Und alle Nachrichten mit niedriger Priorität befinden sich in „Andere“. Sie können auch den Status für sie ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken und „Zu Fokussiert verschieben“ oder „Zu Anderen verschieben“ wählen.
Es ist eine effektives Werkzeug für diejenigen, die viel berufliche Korrespondenz zu erledigen haben.
Erhöhen Sie die Sicherheit mit Microsoft Defender
Dies ist eine großartige App, die die Online-Sicherheit mit Leichtigkeit verwaltet. Sie können damit Ihre Geräte und Daten schützen, was im digitalen Zeitalter von entscheidender Bedeutung ist.
Einer der Hauptvorteile besteht darin, dass sich alle Dienste und Status an einem Ort befinden. Es gibt Malware- und Phishing-Schutzfunktionen sowie Antivirus-Scans. Außerdem gibt die App Warnungen und Ratschläge zu Online-Betrug und zwielichtigen Praktiken, sodass Sie online vorsichtiger sein können.
Verwenden Sie Office Lens
Diese Anwendung eignet sich hervorragend, um Notizen zu machen, egal ob Sie Student oder Berufstätiger sind. Es ist ziemlich einfach – fotografieren Sie einen Text oder ein Blatt Papier und verwandeln Sie es in eine digitale Notiz. Es spart enorm viel Zeit, wenn Sie einige Informationen schnell speichern müssen.
Diese Technologie macht ansprechender lernen. Es hilft auch, den Überblick über alle Notizen zu behalten und jederzeit digital darauf zugreifen zu können.
Speichern Sie alles in OneNote
Wenn Sie viele Notizen haben und diese häufig machen, ist OneNote eine großartige Software, um sie alle an einem Ort aufzubewahren. Hier kannst du:
- Erstellen Sie Notizen;
- To-Do-Listen schreiben;
- Notizbücher, Seiten und Abschnitte organisieren;
- Markieren Sie wichtige Punkte;
- Teilen Sie Notizen mit anderen;
- Zeichne etwas;
- Fügen Sie verschiedene Multimediadateien (Audio, Video oder Dokumente) hinzu;
- Speichern Sie Notizen auf Ihrem Gerät.
Es ist ein außergewöhnliches Zeitmanagement- und Organisationstool, das für jeden praktisch ist.
Nachrichten zurückrufen
Eines der netten Features von Outlook ist die Möglichkeit, gesendete Briefe zurückzurufen, die noch nicht gelesen wurden. Wie oft haben Sie beispielsweise vergessen, dem Brief eine Datei hinzuzufügen, und mussten eine neue senden? Ja, das selbe. Der einzige Nachteil ist, dass es nur funktioniert, wenn Sie beide (Sie und der Empfänger) Microsoft 365 oder Exchange verwenden.
Wählen Sie einfach den Brief aus, öffnen Sie ihn und wählen Sie die Registerkarte „Nachricht“. Sie sehen eine Liste mit „Aktionen“ und eine Option zum „Rückrufen dieser Nachricht“. Löschen Sie danach die ungelesenen Kopien oder entscheiden Sie sich dafür, ungelesene Kopien zu löschen, indem Sie sie durch einen neuen Buchstaben ersetzen.
Sharepoint ist eine hervorragende Cloud-basierte Lösung zur Verwaltung aller Arten von Dokumenten. Man kann benutzerdefinierte Ansichten erstellen und alle wichtigen Dateien dort ablegen. Jetzt haben Sie immer und überall Zugriff darauf.
Sie können sie auch basierend auf verschiedenen Filtern von Prioritäten bis hin zu Standorten organisieren. Dies hilft, in Sekundenschnelle das Richtige zu finden. Man kann auch auf Dokumente zugreifen, um sie mit anderen zu teilen oder mit Kollegen an einem Dokument zusammenzuarbeiten.
Und mit Share+ können Sie Ihren E-Mails ein Dokument in Form eines teilbaren Links hinzufügen, anstatt Anhänge hochzuladen.
Greifen Sie auf vorherige Kopien zu
Dinge passieren. Manchmal löschen Sie versehentlich eine Datei und müssen dann alles wiederholen. In Microsoft 365 können Sie jedoch zuvor gespeicherte Kopien in SharePoint oder OneDrive wiederherstellen. Sie haben bis zu 25 Dokumente, die Sie bei Bedarf wiederherstellen können.
Steigern Sie die Produktivität mit Vorlagen
Mit dem Templafy-Tool kann man alle Arten von Vorlagen für Dokumente und Präsentationen erstellen und teilen. Dies ist sowohl für Unternehmen als auch für Einzelunternehmer von Vorteil. Anstatt etwas von Grund auf neu zu entwerfen, können Sie einfach auf Ihre Vorlagen zugreifen und Zeit sparen.
Es funktioniert mit allen anderen Microsoft-Anwendungen und bietet konsistente Formatierung und Branding.
Andere hilfreiche Funktionen
- Smart Lookup ermöglicht es, über alles zu lernen, worüber Sie schreiben. Mit einem Klick erhalten Sie ein Bing-Suchergebnis für jedes Wort oder jeden Schlüsselsatz, auf den Sie neugierig sind;
- Sie können in Word-Dokumenten, die in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind, zusammenarbeiten und Mitautoren werden;
- Man kann verschiedene Tastaturkürzel verwenden, um effizienter zu sein;
- Sie können alle Ihre Dokumente auch mit einer DocuSign-App signieren;
- Fügen Sie Personen zu bestimmten Gruppen hinzu, um die Kommunikation zu vereinfachen.
Zusammenfassend
Microsoft 365 ist eine leistungsstarke Suite mit vielen Funktionen, von denen viele Fachleute nichts wissen. Mit einem sachkundigen Ansatz können Sie Ihre Arbeit viel effizienter organisieren.
Empfohlene Bildquelle: https://unsplash.com/photos/mbLr6NEatMI
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