Mga Serbisyo sa Virtual Data Room para sa Mga Negosyong Ecommerce

Ang e-commerce ay anumang negosyo na bumibili at nagbebenta ng mga kalakal o serbisyo sa Internet. Ang mga negosyong e-commerce ay digital na naglilipat ng pera at data upang maisagawa ang mga online na transaksyong ito.

Habang tumataas ang mga retail na benta ng e-commerce sa buong mundo sa mga nakalipas na taon at nasa trilyong dolyar na ang bilang, mas nauugnay ito kaysa dati.

Malamang na pinangarap ng bawat batikang negosyante o artisan na magbukas ng sarili nilang e-commerce store at magtayo ng negosyong nagbibigay ng pakiramdam ng tagumpay at kalayaan. Ngunit sa katotohanan ngayon ang e-commerce ay nagiging imposible nang walang maaasahang online storage software. Ang lahat ay tungkol sa vdr software.

Ang Virtual Data Room Review

Ang Virtual Data Room ay isang produkto ng pagsasama-sama ng mga elemento ng web content management system at document management system. Ito ay isang archive ng ilang mga kumpidensyal na dokumento ng korporasyon sa elektronikong anyo at may malinaw na istraktura.

Karaniwan itong umiiral sa anyo ng isang website. Ang mga virtual data room ay ginawa at pinapanatili ng mga dalubhasang provider.

Ang isang natatanging tampok ng mga VDR ay ang prinsipyo ng isang safe deposit box. Ito ay una sa lahat ng mas mataas na antas ng proteksyon ng pag-access-paglipat ng data sa mga panlabas na user at ang kanilang pisikal na kaligtasan.

Mga Data Room at Negosyo

Ang pag-iingat ng mga tala sa isang ligtas na lugar ay isa sa mga pangunahing alalahanin ng bawat kumpanya pagdating sa paghawak ng data nang ligtas.

Ilang taon lang ang nakalipas, ang mga negosyante sa buong mundo ay gumagamit ng mga espesyal na archive, mga pisikal na espasyo sa pag-iimbak ng data, upang iimbak ang lahat ng mga papeles na ginawa sa proseso ng transaksyon. Ngunit ang prosesong ito sa lalong madaling panahon ay humantong sa isang kakulangan ng pisikal na espasyo. Kung mas mabilis na lumago ang kumpanya, mas mabilis na naubos ang espasyong iyon.

Kaya naman ginawa ang digital data room software. Ang kanilang tulong sa pagpapaunlad ng e-commerce ay kailangang-kailangan, at may ilang mga dahilan para dito.

Ang Kahalagahan ng Mga Data Room para sa E-Commerce

1. Katiwasayan

Tulad ng alam nating lahat, ang mga pisikal na talaan ay mas madaling kapitan ng mga paglabag sa seguridad kaysa sa mga digital na talaan. Kung ang mga file ay nakaimbak sa loob ng bahay, ang ilang mga tao ay maaari pa ring tumutok sa data na hindi nilayon para sa kanila. Napakadaling mawalan ng mga file at pagkatapos ay hanapin ang mga ito nang maraming oras.

Hindi ganoon ang kaso sa mga virtual na storage room. Bilang karagdagan sa function ng paghahanap at optical character recognition (OCR), maaari kang magbigay ng karagdagang seguridad sa mga file na nakaimbak sa digital space.

Ang mga online data room ay idinisenyo nang may seguridad sa isip at paggamit:

• mga protocol ng seguridad sa antas ng bangko
• end-to-end na encryption
• solong pag-sign-on
• mga digital na watermark
• multi-factor na pagpapatotoo

Ang lahat ng ito upang matiyak ang tamang antas ng seguridad ng file.

2. Mga Setting ng Pahintulot

Ang pagbibigay sa ilang partikular na miyembro ng isang organisasyon ng access sa mga piling file na mahalaga lang sa kanilang proyekto ay isa sa pinakamalaking benepisyo ng paggamit ng mga serbisyo sa data room. Binabawasan nito ang pagkalito at tinutulungan ang lahat na makarating sa kung saan nila dapat puntahan. Maaaring maging indibidwal ang mga setting na ito, o maaari silang magbigay ng access sa mga indibidwal na user o buong departamento ng isang kumpanya.

Kapag ang mga empleyado ay itinalaga sa mga grupo ng pahintulot, mas madaling subaybayan kung ano ang nagawa na at kung ano ang kailangan pang i-finalize. Sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga setting ng pahintulot sa mga tagalabas, may garantiya na hindi nila titingnan nang malalim ang dokumentasyon ng kumpanya.

3. Mga Tampok ng Pamamahala ng Dokumento

Ang mga virtual data room ay may ilang mga tool upang matulungan ang mga kumpanya na maging mas mahusay sa kung ano ang kanilang ginagawa. Ang mga built-in na template, tulong ng artificial intelligence, at isang search engine ay lahat ay tumutulong sa mga negosyo na lumago. Ang user-friendly na interface ay nagbibigay-daan para sa mas mahusay na pagsasama ng mga bagong feature sa kasalukuyang workflow ng isang kumpanya.

Kapag ang lahat ng mahahalagang dokumento ng kumpanya ay nakalagay sa isang sentralisadong espasyo, mas madaling i-set up ang mga feature ng e-data room at mapupuksa ang kalituhan ng organisasyon minsan at para sa lahat. Ang mga tool na naroroon sa repositoryong ito ay mahalaga din para sa mga namumuhunan sa labas. Ipakita sa kanila ang data sa isang personalized, madaling maunawaan na paraan.

4. Suporta

Kung biglang may mga problema sa iyong virtual na data room solution, maaari kang laging umasa sa suporta. Mayroong mga pangkat ng mga espesyalista na handang tumulong, at gagawin nila ang lahat ng posible upang malutas ang problema.

Maaari kang makipag-ugnayan sa tech support sa pamamagitan ng live chat, isang tawag sa telepono, o kahit sa pamamagitan ng isang itinalagang kinatawan. Bilang karagdagan sa mga materyales sa pagsasanay, maaari ka ring umasa sa karampatang tulong nang harapan. Ngunit kapag pumipili ng provider, mahalagang magtanong tungkol sa magagamit na mga opsyon sa suporta, dahil walang data room ang pareho. Ang bawat solusyon ay may sariling antas ng suporta.

5. Pananagutan

Kapag namamahala ng pera ng mga namumuhunan, nagiging mahirap na ipakita kung saan napunta ang kanilang pera. Sa online na data room software, madali itong magawa dahil ang pagbibigay sa kanila ng access sa space at pagpapakita sa kanila kung ano ang ginawa ay bumubuo ng tiwala sa pagitan ng mga partido. Ang posibleng kasosyo ay maaari ding mag-iwan ng mga komento sa mga dokumento, na nagbibigay ng senyas kung aling mga bahagi ang kailangang gawing mas malinaw at kung alin pa rin ang kailangang gawin.

Pinapabuti din nito ang proseso ng angkop na pagsisikap sa isang transaksyon sa M&A. Sa pamamagitan ng pagkakategorya at pag-aayos ng lahat ng mga dokumento sa isang espasyo, ang magiging kasosyo ay hindi magkakaroon ng problema sa paghahanap ng tamang data.

Konklusyon

Nag-aalok ang mga vendor ng virtual data room ng mahuhusay na tool pagdating sa e-commerce. Nag-aalok sila ng isang ligtas na lugar upang mag-imbak ng mga dokumento, paganahin ang pakikipagtulungan, at nilagyan ng mga tampok na nagsisiguro na ang kumpanya ay sumusunod sa mga nauugnay na proseso.

Nagbibigay-daan ito para sa mabilis na pagpapatakbo, na tinutulungan ng imprastraktura ng software na nilikha ng mga provider ng data room. Hinihikayat ka naming tingnan kung ano ang available sa market, ihambing ang mga virtual data room, at pumili ng solusyon na akma sa iyong mga pangangailangan. Tandaan, ang pinakamahusay na virtual data room provider ay ang mga tumutulong sa iyong negosyo na lumago!