Legal due diligence – обязательный этап в процессе привлечения средств или заключения договоров о слиянии компаний. Этот процесс обычно занимает от нескольких недель до нескольких месяцев, но с появлением услуг комнаты данных он может быть намного быстрее, позволяя каждой стороне получить от него максимальную отдачу.
Что такое виртуальная комната данных? Это специальное программное обеспечение, позволяющее хранить и передавать информацию между компаниями или внутри корпорации надежными и безопасными способами без риска несанкционированного доступа к важным данным. Только авторизованные пользователи имеют доступ к лицензиям, финансовым, юридическим документам, налогам и другой информации, а владельцы компаний или частные лица могут присоединиться к виртуальной комнате данных только по специальному приглашению.
Теперь давайте поговорим о том, насколько важна такая функциональность для вашей компании и что именно вам нужно знать, прежде чем выбрать подходящее программное обеспечение для комнаты данных.
Что такое комплексная проверка и как к ней применяется VDR?
Мы уже привыкли использовать слияния и поглощения Data room, и это уже неудивительно, но спектр приложений VDR намного шире, и вы можете обнаружить, что даже в вашей ситуации это именно то, что вам нужно. Помимо должной осмотрительности, различные бизнес-операции могут осуществляться с привлечением электронных комнат данных. Они понадобятся для следующих целей:
- Анализ покупателя или продавца перед подписанием смарт-контракта или перед получением лицензии;
- Сбор средств на расширение или развитие стартапа;
- Обеспечение надежного хранения корпоративной информации: документов, рецептов, патентов, лицензий, отчетов и т.д.
- Обеспечение удобной коммуникации с сотрудниками, партнерами и инвесторами.
Каждая компания сталкивается с уникальными задачами, поэтому и цели использования электронных комнат могут различаться. Главное, что каждая такая цель будет достигнута, и вы увидите свой собственный набор преимуществ, которые предлагает вам программное обеспечение для хранения данных.
Основные разделы виртуальных комнат для надлежащего осмотра
При использовании программного обеспечения онлайн-комнаты данных для должной осмотрительности вы можете применять этот инструмент для различных бизнес-целей. Поэтому вам могут понадобиться такие разделы, как:
- Административная проверка
- Юридическая, финансовая или M&A Due Diligence
- Налоговый аудит или аудит активов и т. д.
При выборе программного обеспечения недостаточно обратить внимание на базовый функционал. Вам также следует подумать о том, доступны ли эти специальные разделы, поскольку они могут значительно облегчить вашу работу с документами.
Как классифицировать данные в папках виртуальной комнаты данных?
Программное обеспечение для онлайн-комнат данных позволяет организовать документы и бизнес-данные наиболее удобным способом. В идеале структура должна быть иерархической, с отдельными папками для каждого подразделения компании. Такое расположение позволит вам быстро находить нужную информацию и распределять новые данные по соответствующим папкам.
Точная структура полностью зависит от специфики деятельности вашей компании и организации деловых вопросов, а также от структуры самой организации. Например, в виртуальной комнате данных можно создать следующие папки:
- финансовые документы;
- Маркетинговая информация: акции, клиенты, презентации и т.д.;
- Записи сотрудников и лиц, претендующих на определенные должности;
- Контракты, соглашения, обязательства;
- Патенты, лицензии, рецепты или формулы и т. д.
Структура электронной информационной комнаты может иметь любую форму, в зависимости от того, какая компоновка для вас более удобна. Структуру VDR вы можете продумать самостоятельно или воспользоваться готовыми шаблонами, предлагаемыми сервисом dataroomreviews.org для того, чтобы показать вам максимальные возможности такого программного обеспечения и облегчить первые шаги вашего взаимодействия с этим инструментом.
После того, как вы продумали структуру и иерархию папок, вы можете настроить доступ к ним и сделать определенные разделы закрытыми для общего доступа. Таким образом, вы не только организуете деловую документацию, но и устанавливаете для нее максимально надежную защиту. Это именно то, что нужно бизнесу в сегодняшних условиях.
Почему лучше использовать VDR для должной осмотрительности, а не делать это традиционным способом?
Каждая компания начинает использовать виртуальные комнаты данных по своим причинам. Чаще всего именно комплексная проверка при привлечении средств или слиянии компаний является стимулом для интеграции онлайн-комнат данных в вашу повседневную деловую деятельность. Тогда преимущества такого софта оказываются очевидными и неоспоримыми, поэтому однажды воспользовавшись этим инструментом, вы не захотите отказываться от его преимуществ.
- Безопасность на высшем уровне. Due diligence — это процесс максимальной открытости бизнеса, когда бизнес должен раскрыть информацию о финансовых делах, бизнес-планах, плане инвестиционного развития, данные о лицензиях и патентах, налоговые документы и любую другую информацию, которая в противном случае остается закрытой от публичного доступа. Виртуальная комната данных использует самые высокие стандарты защиты данных и сочетает в себе несколько мощных методов, гарантирующих необходимый вам уровень безопасности.
- Доступ к необходимым данным в любой точке мира. Таким образом, вы можете сотрудничать с партнерами из разных стран без каких-либо ограничений.
- Простота настроек позволяет пользователю с любым уровнем подготовки легко разобраться в доступных функциях и понять, как все работает. Это дает отличный опыт для всех, кто занимается сделками M&A.
- Статистика и аналитические отчеты позволяют увидеть, когда и кто просматривал или скачивал те или иные документы.
- Удобство организации данных означает, что вы можете быстро и без особых усилий организовать комнату данных именно так, как вам нужно для бесперебойной работы и совместной работы с партнерами.
- Контроль конфиденциальности лежит на владельце бизнеса. Вы настраиваете разные уровни доступа для разных пользователей и сохраняете конфиденциальные данные закрытыми от третьих лиц. Отправляйте приглашения, которые позволяют партнерам просматривать только ту информацию, которой вы хотите поделиться.
Наступили времена, когда скорость принятия решений имеет решающее значение. Компании больше не могут тратить месяцы на комплексную проверку только на личных встречах. Таким образом, онлайн-комнаты данных становятся определяющим инструментом для роста и развития, укрепляя ваши усилия при поддержке партнеров.
Оставить комментарий
Есть что сказать об этой статье? Добавьте свой комментарий и начните обсуждение.