Прежде всего, давайте разберемся с определением бортового портала, особенно если вы раньше не сталкивались с этим типом портала.
Таким образом, это программное обеспечение можно сравнить с веб-приложением, которое включает в себя всех менеджеров и директоров. Прежде всего, этот портал создан для облегчения выполнения задач совета директоров. Кроме того, эти услуги обеспечивают конфиденциальный доступ к документам правления (как прошлым, так и настоящим).
Кроме того, пользователи могут получить доступ к инструментам, которые значительно облегчают администраторам подготовку к заседаниям правления, их проведение и анализ их результатов.
С помощью виртуальных заседаний правления можно улучшить взаимодействие между отдельными членами правления, даже если они находятся на разных континентах.
В сегодняшнем обзоре вы познакомитесь с основными функциями комнат для совещаний на примерах сервисов iDeals, Boardmap и Boardvantage. Для получения более подробной информации вы можете посетить https://boardroommind.com/.
Причина перехода на программное обеспечение Board Portal
Цифровизация и развитие технологий коснулись всех сфер деятельности людей, в том числе бизнеса. Сравнительно недавно был распространен бумажный документооборот с неудобными для транспортировки и дорогими в изготовлении папками. Требовались дополнительные расходы на выделение места для хранения документов, курьерскую доставку и так далее.
Сегодня большинство компаний уже перешли на программное обеспечение для управления платами, ключевыми характеристиками которого являются простота использования, безопасность и эффективность.
Используя зал заседаний, компании могут рассчитывать на обеспечение конфиденциальности и безопасности корпоративных данных. Программное обеспечение Совета директоров позволяет решать сложные задачи на этапе подготовки, во время заседания или по его окончании. Поиск документов сводится к нескольким щелчкам мыши благодаря расширенным параметрам фильтрации и маркеров.
Это повышает эффективность работы компании, снижает трудовые и временные затраты.
Основные преимущества услуг Board Portal
Теперь давайте рассмотрим основные преимущества виртуального зала заседаний, которые уже сделали его обязательным инструментом для предприятий всех отраслей.
В зависимости от типа бизнеса приоритеты в преимуществах могут смещаться, но самые распространенные из них перечислены ниже.
- Бортовые порталы обеспечивают практически мгновенную доставку необходимых конфиденциальных данных всем получателям одновременно. Все изменения в документах, обновления и редакции также отображаются синхронно для всех пользователей платформы с соответствующим уровнем разрешений.
- Централизованный доступ к документам совещаний, сообщениям, архивным материалам и т. д. обеспечивается в рамках высоконадежного и защищенного портала. Самое современное программное обеспечение для управления документами на борту обеспечивает защиту информации благодаря шифрованию AES, двухфакторной аутентификации и многим другим. Кроме того, данные компании защищены от злонамеренного повреждения извне.
- Безопасное онлайн-ведение заметок и совместная работа для директоров. При этом все сообщения, данные, протоколы заседаний правления архивируются и при необходимости могут быть впоследствии проанализированы.
- Повысьте эффективность производства и распространения раздаточных книг и других документов.
- Высокоточное планирование встреч с возможностью быстрого внесения изменений, переносов и т. д.
Основные характеристики для сравнения при выборе программного обеспечения Board Portal
Первое программное обеспечение бортового портала появилось в начале 2000-х годов. Тогда у технологий не было той степени развития, которую мы видим сейчас: у них были проблемы с безопасностью, ограничениями на размер хранилища и так далее. С тех пор программное обеспечение бортового портала прошло несколько этапов развития. В настоящее время можно найти большое количество провайдеров конференц-залов, предлагающих на первый взгляд похожие продукты, поэтому сделать выбор между ними может оказаться сложной задачей.
Ниже вы можете увидеть основные критерии, на которые следует обратить внимание, и несколько примеров первоклассных сервисов портала для досок: Boardmaps, iDeals и Boardvantage.
Наличие инструментов управления администрированием
Важно понимать, как та или иная услуга помогает администраторам легче подготовиться к собраниям совета директоров и как информация обновляется при изменении времени, дат или документов. Это поможет вам сравнить, сколько времени вы тратите на это в нынешних условиях с ситуацией, когда вы будете пользоваться сервисом.
На этом этапе вы также должны решить, насколько удобен портал. Например, если вы посмотрите на сервисы iDeals или Boradmap, то заметите, насколько минималистичный интерфейс и как легко к нему адаптироваться.
Мобильность и удобное взаимодействие
Большинству директоров и членов правления приходится много путешествовать. Эта рутинная обязанность может вызвать проблемы, поскольку они могут не узнавать вовремя новости и актуальную информацию о своей компании. С помощью программного обеспечения для зала заседаний можно обеспечить 100% участие совета директоров в жизни компании. Итак, стоит ознакомиться с удобством предложений сервиса, в том числе приложений для мобильных телефонов, как это реализовано в сервисах iDeals, Boardmaps и Boardvantage.
Сохранность
Это одно из важнейших условий, поскольку конфиденциальность документов правления и безопасность сообщений являются ключевыми.
Ищите программное обеспечение, которое защищает информацию и упрощает доступ к ней. Укажите, как хранится информация (локально или в облаке), какие есть варианты сохранения данных на случай чрезвычайной ситуации и т. д. Например, iDeals и Boardmap поставляются с 256-битным шифрованием и двухфакторной аутентификацией. Что касается Boardvantage, то он дополнительно прошел аудит SOC 2 Type II.
Служба поддержки
Здесь нужно понимать, на какой уровень поддержки можно рассчитывать в случае возникновения проблемы:
- есть ли на платформе обучающие материалы?
- нужно ли платить за службу поддержки или она включена в пакет, который вы покупаете?
- в какое время доступна служба поддержки и говорит ли она на нескольких языках?
- по каким каналам связи можно связаться со службой поддержки?
Если вы посмотрите на Boardmaps, iDeals и Boardvantage, то все эти сервисы обеспечивают многоязычную службу поддержки 24/7/365, включая чат и поддержку по телефону.
Оставить комментарий
Есть что сказать об этой статье? Добавьте свой комментарий и начните обсуждение.