VDR: Cum să vă protejați datele în timpul ofertelor

Majoritatea experților în afaceri și securitate IT sunt de acord că serviciile de camere de date sunt acum cel mai sigur mijloc de a obține tranzacții comerciale. Cererea generează oferta și piața de astăzi pare să fie supraîncărcată cu furnizori de VDR. Veți întâlni o gamă largă de ele, fiecare oferind funcții și prețuri diferite. Dar alegerea unuia potrivit cu măsurile de securitate și asistență corespunzătoare poate reprezenta o sarcină destul de mare.

Chestia este că va trebui să desenați un amănunțit compararea camerei de date înainte de a decide cu privire la acest sau acel VDR. Ce criterii să verificați atunci când căutați un furnizor de încredere? Permiteți-ne să rezolvăm întreaga problemă a VDR și să vă arătăm cum să vă păstrați datele protejate.

Bazele VDR

Puteți considera orice cameră de date virtuală – ceea ce numim adesea VDR – ca o bancă de date online. Cu ajutorul acestuia, puteți uita de depozitarea documentelor în biroul dvs. cu un număr de angajați responsabili pentru păstrarea lor în siguranță și disponibile în orice moment.

Software-ul pentru camera de date este elaborat astfel incat nu numai ca poti sa iti pastrezi in ordine documentatia importanta, ci sa ii si asiguram protectia impotriva tot felul de furturi. S-ar putea să nu vă gândiți la asta până nu planificați o tranzacție atât de serioasă, cum ar fi o afacere de M&A sau o implicare a unor noi parteneri cu capital de risc. Operațiunile ca acestea necesită o atenție deosebită pentru securitatea partajării datelor, iar tehnicienii VDR au devenit cele mai bune soluții pentru acest lucru până acum.

Operatorii VDR diferă?

Da, furnizorii de camere de date variază mult în ceea ce privește serviciile pe care le oferă, în personalizare și utilizare, în modele de preț etc. Se pot împărți mental în două mari categorii: tradiționale și moderne.

Rețineți că există o concepție greșită populară cu servicii precum Dropbox sau Google Docs. Deși aplicații ca acestea sunt utile la partajarea fișierelor, este posibil să nu asigure același nivel de securitate a datelor ca VDR-urile. Mai mult, funcțiile lor sunt limitate și nu includ servicii necesare negocierilor, auditurilor etc.

Furnizori tradiționali de VDR

Aceste camere de date virtuale au fost inventate special pentru tranzacțiile de M&A cu companii mari. Procedura de fuziuni și achiziții implică due diligence cu schimbul de bucăți mari de date sensibile, iar în trecut, era o operațiune destul de prelungită. Astfel, furnizorii de pionier VDR au fost folosiți pentru partajarea sigură și mai rapidă a datelor.

Astfel, astfel de furnizori tradiționali de camere de date electronice soft precum Intralinks și Datasite vă vor oferi oportunități cu adevărat masive împreună cu prețuri destul de mari. Adevăratul lor dezavantaj ar putea fi supracomplexitatea. Este posibil să nu aveți nevoie de majoritatea funcțiilor lor!

Furnizori moderni de VDR

Numim un furnizor „modern” când a apărut pe piață în ultimul deceniu. Cele mai populare nume pop de aici sunt OneHub, SecureDocs și Ansarada. Ele servesc ca un exemplu frumos al modului în care VDR-urile au fost îmbunătățite din punct de vedere tehnic în timp.

Principalul lor avantaj este un preț mai mic. Dar nu înseamnă că VDR-urile moderne sunt mai rele decât precursorii lor. În schimb, caracteristicile cheie ale unei camere de date moderne sunt standarde înalte de securitate și manevrabilitate mai mult decât suficientă. Mai mult decât atât, aceste VDR-uri diferă prin caracteristici speciale care pot fi esențiale pentru acest sau acel scop specific. Astfel, puteți selecta exact VDR-ul de care aveți nevoie fără funcții excesive și la un preț mai accesibil.

Cum să alegi VDR-ul potrivit?

În principal, VDR-ul potrivit este cel care vă poate asigura securitatea datelor. Cu toate acestea, ar trebui să luați în considerare și alți factori importanți pentru succesul dvs. Asigurați-vă că măsurați nevoile companiei dvs., în primul rând, precum și tipul de tranzacție pe care intenționați să o efectuați prin intermediul unui VDR. În plus, asigurați-vă că ați inspectat următoarele caracteristici:

Software-ul

Un pas important în compararea fiecărei camere de date este verificarea software-ului pe care îl folosește furnizorul vizat. Priviți prin funcțiile sale principale, astfel încât să nu alegeți un VDR care nu vă va putea furniza exact serviciul de care aveți nevoie! Verificați câte instrumente oferă în general. Acestea trebuie să includă cel puțin caracteristici precum:

• instrumente de protecție multifuncțională;
• Modul de întrebări și răspunsuri;
• instrumente de redactare;
• rapoarte în timp real;
• auto- și reindexare etc

Experiență

Un furnizor de VDR de încredere își va plasa portofoliul disponibil pe site-ul său web. Deci nu ar trebui să vă torturați încercând să găsiți informații despre experiența sa în industrie. Rețineți că noii furnizori nu înseamnă neapărat calitate proastă a serviciilor. Cu toate acestea, atunci când aveți în vedere o tranzacție complexă, rămâneți la operatori mai experimentați cu VDR-uri capabili să exercite sarcini dificile.

Feedback pozitiv

Nu ratați recenziile camerelor de date de la companiile clienți care au încheiat o afacere cu ajutorul VDR-ului dvs. vizat. Aceste mesaje sunt foarte informative deoarece puteți cunoaște în prealabil detalii importante și posibilele dezavantaje ale colaborării cu acest furnizor.

Relații cu Clienții

Suportul non-stop este o necesitate pentru operatorii VDR. Cu toate acestea, asigurați-vă că discriminați serviciile comune de formare și rezolvarea problemelor de serviciul all-inclusive. Pentru aceasta din urmă ar trebui să optați atunci când doriți o protecție de încredere pentru documentația dvs.

Lucruri de ne neglijat

Există lucruri minuscule cărora ar trebui să le acordați atenție atunci când alegeți o cameră de date adecvată. Pentru a nu vă simți frustrat de operatorul ales, asigurați-vă că luați în considerare următoarele:

• Serviciu prea ieftin. Nu cumpărați oferte prea dulci, deoarece acestea pot semnala funcționalitatea limitată a VDR-ului!
• Fără caracteristici adăugate. O listă prea mică de funcții poate cauza probleme în timpul ofertelor. Absența încărcării sau redactării e-mailului poate face o întorsătură proastă pentru întreaga operațiune.
• Fără probă gratuită. Cei mai buni operatori de camere de date vă vor deschide acces gratuit la serviciile lor. Astfel, vei putea exersa totul cu propriile mâini.

Cuvântul final

Software-ul pentru camera de date online este acum instrumentul cheie pentru stocarea și partajarea în siguranță a datelor sensibile. Cu siguranță, ar trebui să estimați în mod corespunzător nevoile companiei dvs., precum și să comparați diferiți furnizori înainte de a alege chiar VDR-ul care vă va aduce succes. Urmați recomandările simple ale acestui blog și nu veți eșua niciodată cu alegerea dvs.