A maioria dos especialistas em negócios e segurança de TI concorda que os serviços de data room são agora o meio mais seguro de fechar negócios comerciais. A demanda aumenta a oferta e o mercado de hoje parece estar sobrecarregado com provedores de VDR. Você encontrará uma ampla gama deles, cada um oferecendo funções e preços diferentes. Mas escolher um adequado com as devidas medidas de segurança e suporte pode representar uma tarefa e tanto.
O fato é que você precisará fazer uma análise completa comparação de sala de dados antes de decidir sobre este ou aquele VDR. Quais critérios verificar ao procurar um provedor confiável? Deixe-nos decifrar toda a questão do VDR e mostrar a você como manter seus dados protegidos.
Noções básicas de VDR
Você pode considerar qualquer data room virtual - o que costumamos chamar de VDR - como um banco de dados online. Com sua ajuda, você pode esquecer de armazenar papéis em todo o escritório com vários funcionários responsáveis por mantê-los seguros e disponíveis a qualquer momento.
O software da sala de dados é elaborado para que não só consiga manter a sua documentação importante em ordem, mas também para garantir a sua protecção contra todo o tipo de furto. Você pode não pensar nisso até planejar uma transação tão séria como uma fusão e aquisição ou o envolvimento de novos sócios com capital de risco. Operações como essas exigem atenção total à segurança do compartilhamento de dados, e os técnicos de VDR tornaram-se as melhores soluções para isso até agora.
Os operadores de VDR diferem?
Sim, os provedores de data room variam muito nos serviços que prestam, na personalização e usabilidade, nos padrões de preços, etc. Pode-se dividi-los mentalmente em duas grandes categorias: tradicionais e modernos.
Esteja ciente de que há um equívoco popular com serviços como o Dropbox ou Google Docs. Embora aplicativos como esses sejam úteis no compartilhamento de arquivos, eles podem não garantir o mesmo nível de segurança de dados que os VDRs. Além disso, suas funções são limitadas e não incluem serviços necessários para negociações, auditorias e assim por diante.
Provedores VDR tradicionais
Essas salas de dados virtuais foram inventadas especificamente para transações de fusões e aquisições com grandes empresas. O procedimento de fusões e aquisições envolve a devida diligência com a troca de grandes pedaços de dados confidenciais e, no passado, era uma operação bastante demorada. Assim, os provedores de VDR pioneiros foram usados para compartilhamento de dados mais rápido e seguro.
Portanto, fornecedores tradicionais de softwares para salas de dados eletrônicos, como Intralinks e Datasite, oferecerão oportunidades verdadeiramente massivas com preços bastante elevados. Sua verdadeira desvantagem pode ser sua supercomplexidade. Você pode simplesmente não precisar da maioria de suas funções!
Provedores VDR modernos
Chamamos um provedor de 'moderno' quando ele entrou no mercado na última década. Os principais nomes pop aqui são OneHub, SecureDocs e Ansarada. Eles servem como um bom exemplo de como os VDRs foram tecnicamente aprimorados com o tempo.
Sua principal vantagem é um preço mais barato. Mas isso não significa que os VDRs modernos sejam piores do que seus antecessores. Inversamente, os principais recursos de uma sala de dados moderna são altos padrões de segurança e praticidade mais do que suficiente. Além disso, esses VDRs diferem em recursos especiais que podem ser essenciais para este ou aquele propósito específico. Assim, você pode selecionar o VDR exato de que precisa, sem funções excessivas e por um preço mais acessível.
Como escolher o VDR certo?
Principalmente, o VDR certo é aquele que pode garantir a segurança de seus dados. No entanto, você deve considerar outros fatores importantes para o seu sucesso. Em primeiro lugar, certifique-se de medir as necessidades de sua empresa, bem como o tipo de transação que você planeja realizar por meio de um VDR. Além disso, certifique-se de inspecionar os seguintes recursos:
Software
Uma etapa importante em cada comparação de data room é verificar o software que seu provedor de destino utiliza. Percorra suas principais funções para não escolher um VDR que não seja capaz de lhe fornecer o serviço exato de que você precisa! Verifique quantas ferramentas ele oferece em geral. Eles devem incluir pelo menos recursos como:
- instrumentos de proteção multifuncionais;
- Módulo de perguntas e respostas;
- ferramentas de redação;
- relatórios em tempo real;
- auto- e reindexação, etc
Experiência
Um provedor de VDR confiável com certeza colocará seu portfólio prontamente disponível em seu site. Portanto, você não deve se torturar tentando encontrar informações sobre sua experiência no setor. Lembre-se de que novos fornecedores não significam necessariamente má qualidade de serviço. No entanto, quando uma transação complexa estiver em sua mente, opte por operadores mais experientes com VDRs capazes de realizar tarefas difíceis.
Feedback Positivo
Não perca as análises de data room de empresas clientes que fecharam um negócio com a ajuda de seu VDR pretendido. Estas mensagens são muito informativas porque você pode conhecer de antemão detalhes importantes e possíveis inconvenientes da colaboração com este provedor.
Apoio ao Cliente
O suporte XNUMX horas por dia é fundamental para as operadoras de VDR. No entanto, certifique-se de discriminar os serviços comuns de treinamento e solução de problemas do serviço completo. O último é o que você deve escolher quando deseja uma proteção realmente confiável para sua documentação.
Coisas a não negligenciar
Existem coisas mínimas às quais você também deve prestar atenção ao selecionar uma sala de dados adequada. Para não se sentir frustrado com a operadora escolhida, certifique-se de levar em consideração o seguinte:
- Serviço muito barato. Não compre ofertas muito boas, pois elas podem sinalizar a funcionalidade limitada do VDR!
- Sem recursos adicionados. Uma lista muito pequena de funções pode causar problemas durante seus negócios. A ausência de upload ou redação de e-mail pode prejudicar toda a operação.
- Sem avaliação gratuita. As melhores operadoras de data room oferecerão a você acesso de teste gratuito aos seus serviços. Assim, você poderá praticar tudo com suas próprias mãos.
Palavra Final
O software de sala de dados online é agora o instrumento-chave para armazenamento seguro e compartilhamento de dados confidenciais. Certamente, você deve estimar adequadamente as necessidades de sua empresa, bem como comparar vários fornecedores antes de escolher o próprio VDR que lhe trará sucesso. Siga as simples recomendações deste blog e nunca falhará na sua escolha.
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