A assinatura do Microsoft 365 é um serviço popular que oferece muitas oportunidades. De acordo com dados da Microsoft, existem mais de 120 milhões de usuários em todo o mundo agora. Mas muita gente não conhece todos os recursos que ele oferece. Neste guia, você aprenderá a aproveitar ao máximo sua assinatura com facilidade.
Serviços que você obtém
Em muitos casos, os profissionais usam principalmente o Outlook, bem como produtos clássicos da Microsoft, como Word e Excel. No entanto, muitas pessoas perdem recursos e soluções avançadas que acompanham a assinatura. Isso pode aumentar a produtividade, otimizar processos e facilitar a vida de uma pessoa.
É importante entender exatamente o que você está usando para usar a maior parte da suíte. A maioria dos alunos só sabe digitar em um documento do Word. No entanto, se você é um daqueles que pensa: “Prefiro pagar alguém para escrever meu artigo do que eu mesmo”, você gostaria de encontrar mais maneiras de usar as ferramentas da Microsoft.
E é preciso conhecer todos os serviços que eles recebem, como revisões gratuitas, prazos escolhidos e conselhos especializados de escritores experientes. É uma ótima oportunidade para os alunos. Eles podem se beneficiar enormemente quando souberem disso. O mesmo vale para aproveitar ao máximo sua assinatura do Microsoft 365.
No geral, com esta suíte, você tem acesso a:
- Word
- excel;
- Power Point;
- Microsoft Defender;
- Editor;
- Panorama;
- OneDrive;
- Uma nota.
E é fundamental saber usá-los a seu favor. Por exemplo, você pode compartilhar sua assinatura com até 5 pessoas se escolher um pacote familiar. Esta pode ser uma maneira acessível de obter todos os produtos para um grupo de pessoas.
Aqui estão algumas outras dicas sobre como aproveitar ao máximo esta compra.
Funções que você pode usar na assinatura do Microsoft 365
Comece com “Diga-me”
Se você é novo nesta solução, o recurso perfeito para começar é “diga-me”. Geralmente é colocado no topo de qualquer aplicativo que você esteja usando. Ele funciona como um mecanismo de pesquisa para ajudar os usuários a encontrar atalhos e recursos funcionais. Talvez haja coisas que você pode fazer muito mais rápido e melhor com funcionalidades avançadas que você não conhecia.
E é bastante conveniente acessar todos os truques de vida úteis diretamente do aplicativo em vez de pesquisar no Google.
Caixa de entrada focada
Anteriormente, havia um recurso Clutter. Agora ele é substituído por uma caixa de entrada focada. O objetivo principal é tornar seu serviço de e-mail mais útil e conveniente.
Ao ativá-lo, o aplicativo coletará dados sobre quais letras você lê e o que deixa pendurado. Isso dá à solução uma compreensão de quais mensagens são as principais prioridades. Com base nisso, ele cria preferências para você. Depois disso, todas as suas letras serão separadas em focadas e outras.
Isso significa que, antes de tudo, você vê as principais prioridades. E todas as mensagens de baixa prioridade estão no “Outro”. Você também pode alterar o status deles clicando com o botão direito do mouse na mensagem e escolhendo “Mover para destaque” ou “Mover para outro”.
É um ferramenta eficaz para aqueles que lidam com muita correspondência profissional.
Aumente a segurança com o Microsoft Defender
Este é um ótimo aplicativo que gerencia a segurança online com facilidade. Você pode proteger seus dispositivos e dados com ele, o que é crucial na era digital.
Uma das principais vantagens é que todos os serviços e status estão em um só lugar. Existem recursos de proteção contra malware e phishing, bem como verificações antivírus. Além disso, o aplicativo fornece alertas e conselhos sobre fraudes online e práticas obscuras, para que você possa ser mais cauteloso online.
Usar o Office Lens
Este aplicativo é ótimo para fazer anotações, seja você um estudante ou um profissional. É bastante simples – tire uma foto de um texto ou folha de papel e transforme-a em uma nota digital. Economiza uma quantidade enorme de tempo quando você precisa armazenar algumas informações rapidamente.
Essa tecnologia faz aprendendo mais envolvente. Também ajuda a manter o controle de todas as notas e ter acesso digital a elas em todos os momentos.
Armazenar tudo no OneNote
Se você tem muitas anotações e as faz com frequência, o OneNote é um ótimo software para mantê-las em um só lugar. Aqui você pode:
- Crie notas;
- Escreva listas de tarefas;
- Organizar cadernos, páginas e seções;
- Destaque pontos importantes;
- Compartilhe notas com outras pessoas;
- Desenhe algo;
- Adicione diferentes arquivos multimídia (áudio, vídeo ou documentos);
- Salve notas no seu dispositivo.
É uma ferramenta excepcional de gerenciamento de tempo e organização que é útil para qualquer pessoa.
Recuperar mensagens
Um dos recursos interessantes que o Outlook tem é a oportunidade de recuperar cartas enviadas que ainda não foram lidas. Por exemplo, quantas vezes você esqueceu de adicionar um arquivo à carta e teve que enviar um novo? Sim, mesmo. A única desvantagem é que funciona apenas se ambos (você e o destinatário) usarem o Microsoft 365 ou o Exchange.
Basta escolher a letra, abri-la e escolher a aba “mensagem”. Você verá uma lista de "ações" e uma opção para "recuperar esta mensagem". Depois disso, exclua as cópias não lidas ou opte por excluir as cópias não lidas, substituindo-as por uma nova letra.
O Sharepoint é uma excelente solução baseada em nuvem para gerenciar todos os tipos de documentos. Pode-se criar visualizações personalizadas e colocar todos os arquivos importantes lá. Agora você sempre tem acesso a eles, não importa onde esteja.
Você também pode organizá-los com base em vários filtros, de prioridades a locais. Isso ajuda a encontrar o caminho certo em segundos. Também é possível obter acesso a documentos para compartilhá-los com outras pessoas ou colaborar em um documento com colegas.
E com o Share+, você pode adicionar um documento na forma de um link compartilhável aos seus e-mails em vez de carregar anexos.
Acessar cópias anteriores
Coisas acontecem. Às vezes, você exclui um arquivo por engano e terá que fazer tudo repetidamente. No Microsoft 365, no entanto, você pode recuperar cópias salvas anteriormente no SharePoint ou no OneDrive. Você tem até 25 documentos para restaurar, se necessário.
Aumente a produtividade com modelos
Com a ferramenta Templafy, pode-se criar e compartilhar todos os tipos de templates para documentos e apresentações. Isso é vantajoso para empresas e empreendedores individuais também. Em vez de rascunhar algo do zero, você pode simplesmente acessar seus modelos e economizar algum tempo.
Ele funciona com todos os outros aplicativos da Microsoft e oferece formatação e identidade visual consistentes.
Outros recursos úteis
- A Pesquisa Inteligente permite aprender sobre qualquer coisa sobre a qual você esteja escrevendo. Com um clique, você obterá um resultado de pesquisa do Bing para qualquer palavra ou frase-chave sobre a qual tenha curiosidade;
- Você pode colaborar e se tornar coautor em documentos do Word salvos no OneDrive ou no SharePoint;
- Pode-se usar vários atalhos de teclado para ser mais eficiente;
- Você também pode assinar todos os seus documentos com um aplicativo DocuSign;
- Adicione pessoas a grupos específicos para facilitar a comunicação.
Em suma
O Microsoft 365 é um pacote poderoso que possui muitas funcionalidades que muitos profissionais não conhecem. Com uma abordagem experiente, você pode organizar seu trabalho com muito mais eficiência.
Fonte da imagem em destaque: https://unsplash.com/photos/mbLr6NEatMI
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