Większość ekspertów w dziedzinie biznesu i bezpieczeństwa IT zgadza się, że usługi data room są obecnie najbezpieczniejszym sposobem zdobywania punktów handlowych. Popyt rodzi podaż, a dzisiejszy rynek wydaje się być przeładowany dostawcami VDR. Znajdziesz ich szeroką gamę, z których każdy oferuje inne funkcje i ceny. Ale wybranie odpowiedniego z odpowiednimi środkami bezpieczeństwa i wsparciem może stanowić nie lada zadanie.
Chodzi o to, że będziesz musiał narysować dokładny porównanie pokoju danych przed podjęciem decyzji w sprawie tego lub innego VDR. Jakie kryteria sprawdzić, szukając wiarygodnego dostawcy? Pozwól nam rozszyfrować całą sprawę VDR i pokażemy Ci, jak chronić Twoje dane.
Podstawy VDR
Każdy wirtualny pokój danych – to, co często nazywamy VDR – można traktować jako internetowy bank danych. Z jego pomocą możesz zapomnieć o przechowywaniu dokumentów w całym biurze z wieloma pracownikami odpowiedzialnymi za ich bezpieczeństwo i dostępność o każdej porze.
Oprogramowanie do pokoju danych zostało opracowane tak, abyś mógł nie tylko utrzymać porządek w ważnej dokumentacji, ale także zapewnić jej ochronę przed wszelkiego rodzaju kradzieżami. Możesz o tym nie myśleć, dopóki nie zaplanujesz tak poważnej transakcji, jak transakcja M&A lub zaangażowanie nowych partnerów z kapitałem wysokiego ryzyka. Operacje takie jak te wymagają dokładnej dbałości o bezpieczeństwo udostępniania danych, a technologie VDR stały się do tej pory najlepszymi rozwiązaniami w tym zakresie.
Czy operatorzy VDR różnią się między sobą?
Tak, dostawcy data roomów różnią się znacznie pod względem świadczonych usług, możliwości dostosowywania i użyteczności, wzorców cen itp. Można ich mentalnie podzielić na dwie duże kategorie: tradycyjną i nowoczesną.
Należy pamiętać, że istnieje błędne przekonanie o takich usługach, jak Dropbox czy Dokumenty Google. Chociaż takie aplikacje są przydatne podczas udostępniania plików, mogą nie zapewniać takiego samego poziomu bezpieczeństwa danych jak VDR. Ponadto ich funkcje są ograniczone i nie obejmują usług niezbędnych do prowadzenia negocjacji, audytów itp.
Tradycyjni dostawcy VDR
Te wirtualne pokoje danych zostały wymyślone specjalnie do transakcji M&A z dużymi firmami. Procedura fuzji i przejęć wiąże się z należytą starannością przy wymianie dużych porcji wrażliwych danych, a w przeszłości była to dość długotrwała operacja. W ten sposób do bezpiecznego i szybszego udostępniania danych wykorzystano pionierskich dostawców VDR.
W ten sposób tacy tradycyjni dostawcy oprogramowania do elektronicznego pokoju danych, jak Intralinks i Datasite, oferują naprawdę ogromne możliwości wraz z dość wysokimi cenami. Ich prawdziwą wadą może być nadmierna złożoność. Możesz po prostu nie potrzebować większości ich funkcji!
Współcześni dostawcy VDR
Dostawcę nazywamy „nowoczesnym”, kiedy pojawił się na rynku w ostatniej dekadzie. Najpopularniejsze nazwy pop to OneHub, SecureDocs i Ansarada. Są dobrym przykładem tego, jak z czasem VDRy zostały ulepszone technicznie.
Ich główną zaletą jest niższa cena. Nie oznacza to jednak, że współczesne VDR-y są gorsze od swoich poprzedników. I odwrotnie, kluczowymi cechami nowoczesnego pokoju danych są wysokie standardy bezpieczeństwa i więcej niż wystarczająca poręczność. Co więcej, te VDR-y różnią się specjalnymi funkcjami, które mogą być niezbędne do tego lub innego konkretnego celu. W ten sposób możesz wybrać dokładnie taki VDR, jakiego potrzebujesz, bez nadmiernych funkcji i za bardziej przystępną cenę.
Jak wybrać odpowiedni VDR?
Przede wszystkim właściwy VDR to taki, który może zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych. Powinieneś jednak wziąć pod uwagę inne czynniki ważne dla Twojego sukcesu. Pamiętaj, aby przede wszystkim zmierzyć potrzeby swojej firmy, a także rodzaj transakcji, którą planujesz przeprowadzić za pośrednictwem VDR. Ponadto sprawdź następujące funkcje:
Tworzenie
Ważnym krokiem w każdym porównaniu pokoju danych jest sprawdzenie oprogramowania używanego przez docelowego dostawcę. Przejrzyj jego główne funkcje, aby nie wybrać VDR, który nie będzie w stanie zapewnić Ci dokładnie takiej usługi, jakiej potrzebujesz! Sprawdź, ile narzędzi oferuje w ogóle. Muszą zawierać przynajmniej takie cechy jak:
- wielofunkcyjne instrumenty ochronne;
- moduł pytań i odpowiedzi;
- narzędzia redakcyjne;
- raporty w czasie rzeczywistym;
- auto- i reindeksowanie itp.
Doświadczenie
Niezawodny dostawca VDR z pewnością umieści swoje portfolio na swojej stronie internetowej. Więc nie powinieneś torturować się próbując znaleźć informacje o jego doświadczeniu w branży. Pamiętaj, że nowi dostawcy niekoniecznie oznaczają złą jakość usług. Jednak gdy masz na myśli złożoną transakcję, trzymaj się bardziej doświadczonych operatorów z VDR-ami zdolnymi do wykonywania trudnych zadań.
Pozytywne opinie
Nie przegap recenzji pokojów danych od firm klienckich, które zawarły umowę za pomocą docelowego VDR. Te wiadomości są bardzo pouczające, ponieważ możesz wcześniej poznać ważne szczegóły i możliwe wady współpracy z tym dostawcą.
Obsługa Klienta
Całodobowa obsługa jest koniecznością dla operatorów VDR. Pamiętaj jednak, aby odróżnić wspólne usługi szkolenia i rozwiązywania problemów od usługi all-inclusive. To ostatnie jest tym, co powinieneś wybrać, jeśli naprawdę chcesz niezawodnej ochrony swojej dokumentacji.
Rzeczy, których nie należy lekceważyć
Są też drobiazgi, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego pokoju danych. Aby nie czuć się sfrustrowanym wybranym operatorem, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- Zbyt tania usługa. Nie kupuj zbyt słodkich ofert, ponieważ mogą one sygnalizować ograniczoną funkcjonalność VDR!
- Brak dodatkowych funkcji. Zbyt mała lista funkcji może powodować problemy podczas zawierania transakcji. Brak przesyłania lub redakcji wiadomości e-mail może zepsuć całą operację.
- Brak bezpłatnego okresu próbnego. Najlepsi operatorzy pokojów danych otworzą Ci bezpłatny dostęp próbny do swoich usług. W ten sposób będziesz mógł wszystko ćwiczyć własnymi rękami.
Słowo końcowe
Oprogramowanie do pokojów danych online jest obecnie kluczowym narzędziem do bezpiecznego przechowywania i udostępniania poufnych danych. Z pewnością, zanim wybierzesz ten VDR, który przyniesie Ci sukces, powinieneś odpowiednio oszacować potrzeby swojej firmy i porównać różnych dostawców. Postępuj zgodnie z prostymi zaleceniami tego bloga, a nigdy nie zawiedziesz z wyborem.
Zostaw komentarz
Masz coś do powiedzenia na temat tego artykułu? Dodaj swój komentarz i rozpocznij dyskusję.