Czy słyszałeś kiedyś o przecinku 5 milionów dolarów?
Oakhurst Dairy w Portland to jeden z najlepszych argumentów za potrzebą kuloodpornych ram do edycji umów i dokumentów prawnych. Ich błąd rozpoczął się od sporu o wynagrodzenie za nadgodziny ze 120 kierowcami, którzy wierzyli, że należy im się płaca. Oakhurst stwierdził, że tak nie jest i że zostało to wyraźnie wyjaśnione w ich umowach:
Nadgodziny nie były należne pracownikom zaangażowanym w „puszkowanie, przetwarzanie, konserwowanie, zamrażanie, suszenie, obrót, przechowywanie, pakowanie do wysyłki lub dystrybucja: 1) produktów rolnych; 2) produkty mięsne i rybne; oraz 3) łatwo psująca się żywność".
Jednakże Sąd Apelacyjny Stanów Zjednoczonych stwierdził, że ponieważ po wysyłce i przed „dystrybucją” nie było przecinka, role te nie mogły być pełnione do tego okresu kontraktu i przyznano mu nadgodziny.
Staranne edytowanie ma znaczenie, więc oto jak to zrobić dobrze.
Zacznij od zmian merytorycznych
Niezależnie od tego, czy nie znasz umowy, czy nie, najlepszym sposobem na rozpoczęcie jest szybka burza mózgów. Jakie są podstawowe elementy, które spodziewasz się zobaczyć? W tym dokumencie powinno znaleźć się „kto, co, kiedy, gdzie i jak”. Zbierz krótką listę, ponieważ może to stanowić intuicyjny przewodnik do merytorycznej edycji.
Redakcja merytoryczna polega na umieszczeniu odpowiednich zapisów w dokumencie. Czy wszystkie strony są prawidłowo zidentyfikowane? Czy terminy jasno wyrażają to, o czym dyskutowano? Czy w rzeczywistości umowa ma to, co jest konieczne, aby była prawnie wiążąca?
Absolutne minimum nie wystarcza do ochrony prawnej, więc idź o krok głębiej. Czy określono warunki rozwiązania umowy, rozstrzygania sporów i przedłużenia? Czy zajęto się odpowiednim ryzykiem i zobowiązaniami? Czy czegoś brakuje? Przeoczenia i zaniechania mogą być skałą, na której giniesz, więc bądź sumienny i dokładny. Czy umowa jest kompletna merytorycznie?
Edycja rozwojowa i mechaniczna
Pisarze angażują redaktorów, aby upewnić się, że ich książka dobrze się układa, jest prawidłowo uporządkowana, konsekwentnie sformatowana i ma sens. Umowy prawne nie powinny być inne.
Formatowanie i spójność są niezbędne do zrozumienia warunków przez wszystkie strony. Wielu prawników skorzysta oprogramowanie do przeglądu umów ponieważ dokładność i wydajność są kluczowe. Badanie wykazało, że oprogramowanie AI pokonuje nieścisłości prawników, wyłapując 94% błędów NDA w porównaniu do 85% znalezionych przez ludzi.
Edycja mechaniczna zapewnia spójność wszystkich nagłówków, podtytułów, kursywy i pogrubionych sekcji. Czy rozmiary i kolory czcionek są prawidłowe i odpowiednie? Czy tekst jest wyrównany w ten sam sposób w całym dokumencie?
Edycja treści i korekta
Krok 3 to miejsce, w którym zaczynasz sprawdzać określone słowa na stronie. Edycja treści polega na umieszczaniu kropek Is i przecinaniu T na różnych poziomach głębokości.
Poszukaj błędów gramatycznych, literówek i błędów kontekstowych na początek. W przypadku doświadczonych redaktorów zazwyczaj wyskakują one ze strony i stanowią pierwszą warstwę.
Idąc głębiej, musisz przeanalizować terminologię. Czy jest to odpowiednie dla tej umowy? Czy Twoje działania i terminy zaczynają się od „Shall”? Ważne jest, aby terminy używane dla rzeczowników pozostały spójne. Na przykład upewnij się, że słownictwo nie zmienia się między „budowniczym, wykonawcą, firmą budowlaną itp.”.
Następny poziom to twoja interpunkcja. Oakhurst Dairy to opowieść ku przestrodze, ale w żadnym wypadku nie są sami. Monitoruj każde użycie interpunkcji. Prawo zazwyczaj wraca do celu, ale coraz częściej sądy zwracają uwagę na szczegóły semantyczne.
Ostatnim etapem edycji treści jest analiza danych. Ile zer zostało omówionych? Czy wszystkie miesiączki są we właściwych miejscach? Czy wszystko jest dokładnie tak, jak powinno być? To Twoja należyta staranność i możliwość poprawienia i poprawienia niezbędnych błędów.
Edycja dla niejednoznaczności
Standardy spójności i terminologii mają na celu dostarczanie jasnych, jednoznacznych dokumentów.
O ile nie patrzysz na oświadczenie pod przysięgą lub transkrypcję, nie powinno być żadnych niepotrzebnych historii. Staraj się, aby zdania były krótkie i na temat. Wytnij puch i trzymaj się z dala od żargonu lub modnych słów. Brzmienie inteligentnie i bycie inteligentnym to nie to samo.
Najważniejszą rzeczą, którą należy zadać sobie, czytając każdy termin: „Czy jest inny sposób, aby to zinterpretować?”. Twoje warunki i zdania powinny być niepodważalne. Czy język, którego używasz, jest powszechnie stosowany przez wszystkich?
Rób przerwy i korzystaj z pomocy
Edycja umów i dokumentów może być żmudna, zwłaszcza jeśli są wypchane dodatkowymi stronami. Niestety, może to spowodować włączenie autopilota. Błędy zdarzają się na autopilocie, więc rób dużo przerw.
Jeśli ukończyłeś pierwszą wersję roboczą, być może możesz skorzystać z pomocy kolegi. Druga para oczu to ogromna pomoc przy montażu. Jeśli nie, znalezienie najlepsze oprogramowanie do przeglądu umów może zaoszczędzić mnóstwo czasu, przeoczeń i nieścisłości.
Na zakończenie
Edycja i korekta umów i dokumentów prawnych może być niesamowicie nudna, co wiąże się z własnym zestawem problemów. Na szczęście ABA każdego dnia zatwierdza więcej innowacji technologicznych i sztucznej inteligencji. Te innowacje szybko zwiększają i przyspieszają umiejętności prawników.
Jeśli sporządzanie i przeglądanie umów jest częścią Twojej codziennej listy zadań, wszystko się zmieni, a nowe oprogramowanie będzie ogromną wartością dodaną dla Twojej firmy.
Zostaw komentarz
Masz coś do powiedzenia na temat tego artykułu? Dodaj swój komentarz i rozpocznij dyskusję.