Przede wszystkim zastanówmy się nad definicją portalu forum, zwłaszcza jeśli wcześniej nie miałeś do czynienia z tego typu portalem.
Tak więc to oprogramowanie można porównać do aplikacji internetowej, która obejmuje wszystkich menedżerów i dyrektorów. Przede wszystkim portal ten ma na celu ułatwienie realizacji zadań zarządu. Ponadto usługi te zapewniają poufny dostęp do dokumentów zarządu (zarówno przeszłych, jak i obecnych).
Dodatkowo użytkownicy mogą uzyskać dostęp do narzędzi, które znacznie ułatwiają administratorom przygotowywanie się do posiedzeń zarządu, przeprowadzanie ich i analizę ich wyników.
Za pomocą wirtualnych spotkań zarządu można usprawnić interakcję między poszczególnymi członkami zarządu, nawet jeśli znajdują się na różnych kontynentach.
W dzisiejszej recenzji poznasz podstawowe funkcje sal konferencyjnych wraz z przykładami usług iDeals, Boardmap i Boardvantage. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, możesz odwiedzić https://boardroommind.com/.
Powód przejścia na oprogramowanie Board Portal Software
Cyfryzacja i rozwój technologii dotknęły wszystkich sfer ludzkiej aktywności, w tym biznesu. Stosunkowo niedawno rozpowszechniło się zarządzanie dokumentami papierowymi z niewygodnymi w transporcie i drogimi w produkcji teczkami. Dodatkowe wydatki wymagały przydziału miejsca na przechowywanie dokumentów, dostawę kurierską i tak dalej.
Obecnie większość firm przeszła już na oprogramowanie do zarządzania zarządem, którego kluczowymi cechami są łatwość użytkowania, bezpieczeństwo i wydajność.
Korzystając z sali konferencyjnej firmy mogą liczyć na zapewnienie poufności i bezpieczeństwa firmowych danych. Oprogramowanie zarządu pozwala na rozwiązywanie złożonych problemów na etapie przygotowań, w trakcie spotkania lub na jego zakończenie. Wyszukiwanie dokumentów sprowadza się do kilku kliknięć dzięki zaawansowanym opcjom filtrowania i znaczników.
Zwiększa to efektywność firmy, obniża koszty pracy i czasu.
Najważniejsze zalety usług portalu tablicowego
Przyjrzyjmy się teraz najważniejszym zaletom wirtualnej sali konferencyjnej, która już uczyniła z niej niezbędne narzędzie dla firm ze wszystkich branż.
W zależności od rodzaju działalności priorytety korzyści mogą się zmieniać, ale najczęstsze z nich wymieniono poniżej.
- Portale tablicowe zapewniają niemal natychmiastowe dostarczenie niezbędnych poufnych danych wszystkim odbiorcom jednocześnie. Wszystkie zmiany w dokumentach, aktualizacje i poprawki pojawiają się również synchronicznie dla wszystkich użytkowników platformy z odpowiednim poziomem uprawnień.
- Scentralizowany dostęp do dokumentów ze spotkań, wiadomości, materiałów archiwalnych itp. jest zapewniony w ramach wysoce niezawodnego i bezpiecznego portalu. Większość aktualnego oprogramowania do zarządzania dokumentami tablicy zapewnia ochronę informacji dzięki szyfrowaniu AES, uwierzytelnianiu dwuskładnikowemu i nie tylko. Ponadto dane firmy są chronione przed złośliwym uszkodzeniem z zewnątrz.
- Bezpieczne sporządzanie notatek online i współpraca dla dyrektorów. W takim przypadku wszystkie wiadomości, dane, protokoły z posiedzeń zarządu są archiwizowane i w razie potrzeby mogą być następnie analizowane.
- Zwiększ wydajność produkcji i dystrybucji książek i innych dokumentów.
- Bardzo dokładne planowanie spotkań z możliwością szybkiego odkładania zmian i nie tylko.
Kluczowe funkcje do porównania przy wyborze oprogramowania do portali tablicowych
Pierwsze oprogramowanie portalu płytowego pojawiło się na początku 2000 roku. Wtedy technologie nie miały takiego stopnia rozwoju, jaki widzimy teraz: miały problemy z bezpieczeństwem, ograniczenia wielkości pamięci i tak dalej. Od tego czasu oprogramowanie portalu tablicowego przeszło kilka etapów rozwoju. Obecnie na pierwszy rzut oka można znaleźć wielu dostawców sal konferencyjnych, które oferują podobne produkty, więc wybór między nimi może być trudnym zadaniem.
Poniżej możesz zobaczyć podstawowe kryteria, na które powinieneś zwrócić uwagę, oraz kilka przykładów najwyższej klasy usług portali tablicowych: Boardmaps, iDeals i Boardvantage.
Dostępność narzędzi do zarządzania administracją
Ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób konkretna usługa ułatwia administratorom przygotowanie się do posiedzeń zarządu oraz w jaki sposób informacje są aktualizowane w przypadku zmiany czasu, dat lub dokumentów. Pomoże Ci to porównać, ile czasu na nim spędzasz w obecnych warunkach z sytuacją, w której będziesz korzystać z usługi.
Na tym etapie powinieneś również zdecydować, jak łatwy w obsłudze jest portal. Na przykład, jeśli spojrzysz na usługi iDeals lub Boradmap, zauważysz, jak minimalistyczny jest interfejs i jak łatwo można się do niego dostosować.
Mobilność i wygodna interakcja
Większość dyrektorów i członków zarządu musi dużo podróżować. Ten rutynowy obowiązek może powodować problemy, ponieważ mogą oni nie dowiadywać się na czas o nowościach i aktualnych informacjach o swojej firmie. Przy pomocy oprogramowania boardroom możliwe jest utrzymanie 100% zaangażowania dyrektorów zarządu w życie firmy. Dlatego powinieneś dowiedzieć się o wygodzie oferowanych usług, w tym aplikacji na telefony komórkowe, tak jak jest to zaimplementowane w usługach iDeals, Boardmaps i Boardvantage.
Bezpieczeństwo
To jeden z najważniejszych warunków, ponieważ poufność dokumentów zarządu i bezpieczeństwo wiadomości ma kluczowe znaczenie.
Poszukaj oprogramowania, które zabezpiecza informacje i ułatwia dostęp. Określ, w jaki sposób informacje są przechowywane (lokalnie lub w chmurze), jakie są opcje przechowywania danych w sytuacjach awaryjnych itp. Na przykład iDeals i Boardmap są wyposażone w 256-bitowe szyfrowanie i uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Jeśli chodzi o Boardvantage, jest dodatkowo audytowany SOC 2 Type II.
Pomoc techniczna
Tutaj musisz zrozumieć, jakiego poziomu wsparcia możesz oczekiwać w przypadku problemu:
- czy na platformie są materiały szkoleniowe?
- czy za usługę wsparcia trzeba zapłacić, czy jest ona zawarta w zakupionym pakiecie?
- o której dostępny jest zespół wsparcia i czy jest on wielojęzyczny?
- jakimi kanałami komunikacji możesz skontaktować się z zespołem wsparcia?
Jeśli spojrzysz na Boardmaps, iDeals i Boardvantage, wszystkie te usługi zapewniają wielojęzyczny helpdesk 24/7/365, w tym czat na żywo i wsparcie telefoniczne.
Zostaw komentarz
Masz coś do powiedzenia na temat tego artykułu? Dodaj swój komentarz i rozpocznij dyskusję.