Al giorno d'oggi la maggior parte delle aziende affronta problemi con l'organizzazione dei dati. I big data sono una risorsa di informazioni preziosa, a volte vitale, e per archiviarli correttamente senza perdite e sprechi sono state create data room virtuali.
Che cos'è una data room virtuale
La virtual data room (anche “VDR” e “deal room”) è uno speciale cloud storage, una rete decentralizzata di server remoti con accesso limitato in condizioni di sicurezza severe. È perfetto per i dati aziendali segreti e critici, che devono essere accessibili a più utenti contemporaneamente.
Le virtual data room contengono anche software speciali per elaborare e proteggere le informazioni, per tenere traccia delle operazioni e conservare le versioni di backup dei file. Supportano tutti i tipi di dati e le estensioni di file più diffusi e spesso consentono anche di aggiungere file e archivi esotici. Trova confronto tra data room virtuale e scegli quello più adatto a te.
Una data room virtuale è perfettamente adatta per i casi in cui le 3 caratteristiche vanno di pari passo: big data, sicurezza totale e comodo accesso personalizzabile. Viene spesso utilizzato per:
- fase di due diligence del processo di fusione e acquisizione,
- avvio di partnership strategica,
- comunicazione con gli investitori,
- consulenza di massa,
- cooperazione in progetti complessi come lo sviluppo di software o la ricerca biologica.
Le virtual data room sono destinate alle grandi aziende, ma sono comunque utili anche alle piccole: aiutano a organizzare i documenti, ad accelerare alcuni processi aziendali e a ridurre le perdite di dati.
Il mercato mondiale offre molte data room di vari fornitori. I più popolari e completamente funzionali sono iDeals, Intralinks, Merrill Datasite, BlackBerry Workspaces, Brainloop e OneHub. Un vero e proprio Confronto software per data room aiuta a scegliere quello ottimale per quasi tutte le aziende.
Grave sicurezza come caratteristica principale del VDR
La principale differenza tra il normale cloud storage e la virtual data room è una severa sicurezza della data room. È molto più forte di uno dei cloud, dei dischi o di altri archivi di dati popolari. Il sistema di sicurezza della sala dati contiene vari componenti che possono differire a seconda del provider della sala.
I componenti di sicurezza più comuni sono:
- Crittografia avanzata. Le informazioni vengono scritte nell'archiviazione utilizzando una complessa crittografia multistrato, quindi è quasi impossibile decifrare. Anche se alcuni dati perdono, i truffatori non possono leggerli e utilizzarli.
- Server remoti. I dati vengono archiviati in molti server in molti luoghi e hanno sempre numerose copie di riserva.
- Silorizzazione dei dati. I data silos sono un repository isolato, accessibile a un solo team. Questo tipo di organizzazione riduce le fughe di dati durante gli attacchi: se un silos viene violato, il resto mantiene la propria privacy.
- Backup continui. I backup frequenti riducono quasi a zero il tempo di ripristino dei file dopo un errore di sistema.
- Certificazioni speciali e autenticazione a più fattori. Questi strumenti vengono utilizzati per identificare gli utenti delle data room e tracciarne le azioni. Complica un'infiltrazione di aggressori in una data room.
- Filigrane digitali. Proteggono i dati come proprietà intellettuale di un'azienda. Pertanto, i file rubati non possono essere legalmente rivenduti o pubblicati.
- Registri delle azioni. In una data room virtuale ogni operazione sui dati o azione dell'utente viene scritta in un file speciale – log. I log aiutano a tenere traccia delle cause degli errori, dei bug, delle azioni dannose e di ridurre l'influenza del fattore umano.
Data Room virtuale contro i pericoli dei dati
Principalmente le data room virtuali sono state progettate per proteggere i dati di hack, perdite e danneggiamento dei server personali. Ma si sono rivelati utili anche contro i pericoli meno evidenti, che causano comunque enormi perdite.
1. Hack e perdite
Le soluzioni di virtual data room gestiscono perfettamente le fughe di dati e la prevenzione di attacchi dannosi. Gli aggressori devono fare i conti con troppe linee del sistema di difesa della data room.
- Prima di tutto, è molto difficile falsificare la certificazione per ottenere l'accesso.
- Se invadono una data room virtuale, verranno facilmente rintracciati e fermati dal software della dataroom o da un amministratore.
- Non possono accedere a tutto, solo a uno o pochi cluster di dati.
- Se riescono a rubare alcuni dati, avranno un problema irrisolvibile per decifrarli per usarli.
- Alla fine, non possono cancellare i dati per sempre: per farlo, devono distruggere l'intera rete di server del provider.
2. Corruzione del software o dell'hardware di un dispositivo personale
È un caso in cui le data room virtuali sono ancora più affidabili dei tradizionali supporti cartacei.
In una data room virtuale le informazioni sono archiviate su numerosi server in diverse parti del mondo. Se i computer di lavoro dei dipendenti vengono danneggiati da un virus o addirittura distrutti fisicamente da fuoco o acqua per cause di forza maggiore, i dati rimangono al sicuro e comunque accessibili da altri dispositivi. Ogni bit di dati viene copiato più volte, quindi anche la perdita di alcuni server di archiviazione cloud non può cancellarli dalla stanza virtuale.
3. Errori umani
Negli archivi cloud regolari e nei desktop multiutente, i dati sono accessibili ai prescelti o a tutti. Nella sala virtuale gli amministratori possono creare una gerarchia ramificata di diversi profili di accesso con i permessi più diversi, ad esempio quelli particolari per visualizzare, stampare, salvare, condividere o modificare un documento.
La stanza virtuale consente spesso di distinguere l'accesso per utenti permanenti e ospiti (ad esempio dipendenti e potenziali investitori). Diminuisce la probabilità che i dati vengano cancellati o danneggiati da un utente non appropriato.
Gli amministratori della sala virtuale hanno il controllo obbligatorio su tutte le attività. Ogni azione viene tracciata, può essere annullata e negata. Quindi gli utenti non commettono errori che non possono essere corretti.
4. Overflow di memoria e errore del software
Su molti dispositivi personali la RAM potrebbe traboccare durante l'elaborazione di big data. In questo caso il programma di lettura fallisce e il file di dati potrebbe diventare inaccessibile o addirittura danneggiato. La virtual data room aiuta con la sua scalabilità: tutta l'elaborazione dei dati avviene sui server cloud e utilizza tutta la capacità di calcolo di cui ha bisogno. Quindi tutti i dati sono al sicuro ed elaborati in tempo.
5. Perdita di dati
È un problema frequente per le medie e piccole aziende che i loro dati siano archiviati in modo molto sparso: su computer e smartphone di lavoro, in archivi personali esterni e cloud. A causa della scarsa organizzazione, è spesso difficile o addirittura impossibile trovare un file o una cartella necessari. Un'azienda perde i dati effettivamente disponibili e perde molto tempo per ricerche senza successo.
I servizi di data room virtuale forniscono l'accesso a tutti i dati tramite un collegamento, creano una gerarchia di dati flessibile e trasparente e una ricerca conveniente. A differenza dei normali archivi cloud, una struttura di data room virtuale può essere costruita o modificata in base alle esigenze dell'azienda.
Le data room virtuali combinano la velocità e il comfort dell'archiviazione su cloud con l'affidabilità e la sicurezza dei supporti cartacei. Per quasi tutte le aziende è una soluzione conveniente, in grado di ridurre le perdite extra e fornire maggiori profitti.
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