La maggior parte degli esperti di sicurezza aziendale e IT concorda sul fatto che i servizi di data room sono ora il mezzo più sicuro per concludere accordi commerciali. La domanda aumenta l'offerta e il mercato odierno sembra essere sovraccarico di fornitori di VDR. Ne troverai una vasta gamma, ognuna con funzioni e prezzi diversi. Ma sceglierne uno adatto con le dovute misure di sicurezza e supporto può presentare un bel compito.
Il fatto è che dovrai disegnare un'approfondita confronto data room prima di decidere su questo o quel VDR. Quali criteri controllare durante la ricerca di un fornitore affidabile? Risolviamo l'intera questione della VDR e ti mostriamo come proteggere i tuoi dati.
Nozioni di base su VDR
Puoi considerare qualsiasi data room virtuale, ciò che spesso chiamiamo VDR, come una banca dati online. Con il suo aiuto, puoi dimenticare di conservare i documenti in tutto l'ufficio con un numero di dipendenti responsabili di tenerli al sicuro e disponibili in qualsiasi momento.
Il software della data room è elaborato in modo che tu possa non solo mantenere in ordine la tua documentazione importante, ma anche assicurarne la protezione contro tutti i tipi di furto. Potresti non pensarci finché non pianifichi una transazione così seria come un affare di fusione e acquisizione o un coinvolgimento di nuovi partner con capitale di rischio. Operazioni come queste richiedono un'attenzione particolare alla sicurezza della condivisione dei dati e le tecnologie VDR sono diventate le migliori soluzioni per questo finora.
Gli operatori VDR differiscono?
Sì, i fornitori di data room variano molto nei servizi che forniscono, nella personalizzazione e nell'usabilità, nei modelli di prezzo, ecc. Si possono dividere mentalmente in due grandi categorie: tradizionali e moderni.
Tieni presente che esiste un malinteso popolare con servizi come Dropbox o Google Docs. Sebbene applicazioni come queste siano utili per la condivisione di file, potrebbero non garantire lo stesso livello di sicurezza dei dati dei VDR. Inoltre, le loro funzioni sono limitate e non includono i servizi necessari per negoziazioni, audit e così via.
Provider VDR tradizionali
Queste virtual data room sono state inventate appositamente per le transazioni di M&A con le grandi imprese. La procedura di fusioni e acquisizioni comporta la due diligence con lo scambio di grandi pezzi di dati sensibili e, in passato, era un'operazione piuttosto lunga. Pertanto, i provider VDR pionieristici sono stati utilizzati per una condivisione dei dati sicura e più veloce.
Pertanto, tali fornitori tradizionali di software di data room elettronica come Intralinks e Datasite ti offriranno opportunità davvero enormi insieme a prezzi abbastanza alti. Il loro vero svantaggio potrebbe essere la loro eccessiva complessità. Potresti semplicemente non aver bisogno della maggior parte delle loro funzioni!
Provider VDR moderni
Definiamo un fornitore "moderno" quando è entrato nel mercato nell'ultimo decennio. I migliori nomi pop qui sono OneHub, SecureDocs e Ansarada. Sono un bell'esempio di come i VDR siano stati tecnicamente migliorati nel tempo.
Il loro principale vantaggio è un prezzo più conveniente. Ma ciò non significa che i moderni VDR siano peggiori dei loro predecessori. Al contrario, le caratteristiche principali di una moderna data room sono elevati standard di sicurezza e praticità più che sufficiente. Inoltre, questi VDR differiscono per caratteristiche speciali che possono essere essenziali per questo o quello scopo specifico. Pertanto, puoi selezionare l'esatto VDR di cui hai bisogno senza funzioni eccessive e ad un prezzo più conveniente.
Come scegliere il VDR giusto?
Principalmente, il VDR giusto è quello che può garantire la sicurezza dei tuoi dati. Tuttavia, dovresti considerare altri fattori importanti per il tuo successo. Assicurati di misurare prima di tutto le esigenze della tua azienda e il tipo di transazione che intendi condurre tramite un VDR. Inoltre, assicurati di ispezionare le seguenti caratteristiche:
Software
Un passo importante in ogni confronto tra data room è controllare il software utilizzato dal provider di destinazione. Sfoglia le sue funzioni principali in modo da non scegliere un VDR che non sarà in grado di fornirti esattamente il servizio di cui hai bisogno! Controlla quanti strumenti offre in generale. Devono includere almeno caratteristiche come:
- strumenti di protezione multifunzionali;
- modulo di domande e risposte;
- strumenti di redazione;
- report in tempo reale;
- auto- e reindicizzazione, ecc
Experience
Un fornitore VDR affidabile è sicuro di mettere il suo portafoglio prontamente disponibile sul suo sito web. Quindi non dovresti torturarti cercando di trovare le informazioni sulla sua esperienza nel settore. Tieni presente che i nuovi fornitori non significano necessariamente una cattiva qualità del servizio. Tuttavia, quando hai in mente una transazione complessa, affidati a operatori più esperti con VDR in grado di svolgere compiti difficili.
Feedback positivo
Non perdere le revisioni delle data room delle aziende clienti che hanno concluso un accordo con l'aiuto del tuo VDR mirato. Questi messaggi sono molto informativi perché puoi conoscere in anticipo dettagli importanti e possibili inconvenienti della collaborazione con questo fornitore.
Assistenza al cliente
Il supporto XNUMX ore su XNUMX è un must per gli operatori VDR. Tuttavia, assicurati di discriminare i servizi comuni di formazione e risoluzione dei problemi dal servizio all-inclusive. Quest'ultimo è quello che dovresti scegliere quando desideri una protezione davvero affidabile per la tua documentazione.
Cose da non trascurare
Ci sono anche piccole cose a cui dovresti prestare attenzione quando selezioni una data room adeguata. Per non sentirti frustrato con l'operatore che hai scelto, assicurati di considerare quanto segue:
- Servizio troppo economico. Non acquistare offerte troppo dolci in quanto potrebbero segnalare la funzionalità limitata del VDR!
- Nessuna funzionalità aggiunta. Un elenco troppo piccolo di funzioni può causare problemi durante le tue trattative. L'assenza di caricamento o redazione di e-mail può compromettere l'intera operazione.
- Nessuna prova gratuita. I migliori operatori di data room ti apriranno un accesso di prova gratuito ai loro servizi. Quindi, sarai in grado di praticare tutto con le tue mani.
Una Parola Finale
Il software per data room online è ora lo strumento chiave per l'archiviazione sicura e la condivisione di dati sensibili. Sicuramente, dovresti stimare correttamente le esigenze della tua azienda e confrontare vari fornitori prima di scegliere il vero VDR che ti porterà al successo. Segui i semplici consigli di questo blog e non fallirai mai nella tua scelta.
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