L'abbonamento a Microsoft 365 è un servizio popolare che offre molte opportunità. Secondo i dati Microsoft, ci sono più di 120 milioni di utenti in tutto il mondo ora. Ma molte persone non conoscono tutte le funzionalità che offre. In questa guida imparerai come ottenere il massimo dal tuo abbonamento con facilità.
Servizi che ottieni
In molti casi, i professionisti utilizzano principalmente Outlook così come i prodotti classici di Microsoft come Word ed Excel. Tuttavia, molte persone perdono funzionalità e soluzioni avanzate fornite con l'abbonamento. Questi possono aumentare la produttività, ottimizzare i processi e semplificare la vita.
È importante capire che cosa esattamente stai usando per utilizzare la maggior parte della suite. La maggior parte degli studenti sa solo come digitare un documento di Word. Tuttavia, se sei uno di quelli che pensano: “Preferirei pagare qualcuno per scrivere il mio giornale piuttosto che farlo da solo", vorresti trovare più modi per utilizzare gli strumenti di Microsoft.
E bisogna conoscere tutti i servizi che ottengono, come revisioni gratuite, scadenze scelte e consigli di esperti da scrittori esperti. È una grande opportunità per gli studenti. Possono trarre enormi benefici quando ne sono a conoscenza. Lo stesso vale per ottenere la maggior parte del tuo abbonamento a Microsoft 365.
Nel complesso, con questa suite, si ha accesso a:
- parola;
- Eccellere;
- PowerPoint;
- Difensore Microsoft;
- Editore;
- Outlook;
- Una guida;
- Una nota.
Ed è fondamentale sapere come usarli a proprio vantaggio. Ad esempio, puoi condividere il tuo abbonamento con un massimo di 5 persone se scegli un pacchetto famiglia. Questo può essere un modo conveniente per ottenere tutti i prodotti per un gruppo di persone.
Ecco altri suggerimenti su come sfruttare al meglio questo acquisto.
Funzioni che puoi utilizzare nell'abbonamento a Microsoft 365
Inizia con "Dimmi"
Se non conosci questa soluzione, la funzionalità perfetta per iniziare è "dimmi". Di solito è posizionato nella parte superiore di tutte le app che stai utilizzando. Funziona come un motore di ricerca per aiutare gli utenti a trovare scorciatoie e funzionalità. Forse ci sono cose che puoi fare molto più velocemente e meglio con funzionalità avanzate di cui non sapevi.
Ed è abbastanza comodo accedere a tutti i utili hack di vita direttamente dall'app invece di cercare su Google.
Posta in arrivo mirata
In precedenza c'era una funzione Clutter. Ora è sostituito da una casella di posta focalizzata. Lo scopo principale è rendere il tuo servizio di posta elettronica più usabile e conveniente.
Quando lo accendi, l'applicazione raccoglierà dati su quali lettere leggi e cosa lasci in sospeso. Ciò fornisce alla soluzione una comprensione di quali messaggi sono le priorità principali. Sulla base di ciò, crea le preferenze per te. Dopodiché, tutte le tue lettere saranno separate in focalizzate e altre.
Significa che prima di tutto vedi le priorità principali. E tutti i messaggi a bassa priorità sono in "Altro". Puoi anche modificarne lo stato facendo clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio e scegliendo "Sposta su evidenziato" o "Sposta su altro".
È un strumento efficace per chi si occupa di molta corrispondenza professionale.
Aumenta la sicurezza con Microsoft Defender
Questa è un'ottima app che gestisce facilmente la sicurezza online. Puoi proteggere i tuoi dispositivi e dati con esso, il che è fondamentale nell'era digitale.
Uno dei principali vantaggi è che tutti i servizi e gli stati sono in un unico posto. Sono disponibili funzionalità di protezione da malware e phishing e scansioni antivirus. Inoltre, l'app fornisce avvisi e consigli su truffe online e pratiche losche, quindi puoi essere più cauto online.
Usa le lenti da ufficio
Questa applicazione è ottima per prendere appunti sia che tu sia uno studente o un professionista. È piuttosto semplice: scatta una foto di un testo o di un foglio di carta e trasformalo in una nota digitale. Consente di risparmiare un'enorme quantità di tempo quando è necessario archiviare rapidamente alcune informazioni.
Questa tecnologia fa apprendimento più coinvolgente. Aiuta anche a tenere traccia di tutte le note e ad avere accesso digitale ad esse in ogni momento.
Archivia tutto in OneNote
Se hai molti appunti e li prendi spesso, OneNote è un ottimo software per tenerli tutti in un unico posto. Qui si può:
- Creare note;
- Scrivi elenchi di cose da fare;
- Organizza quaderni, pagine e sezioni;
- Evidenzia punti importanti;
- Condividi le note con gli altri;
- Disegna qualcosa;
- Aggiungi diversi file multimediali (audio, video o documenti);
- Salva le note sul tuo dispositivo.
È uno strumento organizzativo e di gestione del tempo eccezionale che torna utile per chiunque.
Richiama messaggi
Una delle caratteristiche interessanti di Outlook è l'opportunità di ricordare le lettere inviate che non sono state ancora lette. Ad esempio, quante volte hai dimenticato di aggiungere un file alla lettera e hai dovuto inviarne uno nuovo? Si lo stesso. L'unico aspetto negativo è che funziona solo se entrambi (tu e il destinatario) utilizzate Microsoft 365 o Exchange.
Basta scegliere la lettera, aprirla e scegliere la scheda "messaggio". Vedrai un elenco di "azioni" e un'opzione per "richiamare questo messaggio". Successivamente, elimina le copie non lette o opta per l'eliminazione delle copie non lette sostituendole con una nuova lettera.
Sharepoint è un'eccezionale soluzione basata su cloud per la gestione di tutti i tipi di documenti. È possibile creare viste personalizzate e inserire tutti i file importanti lì. Ora hai sempre accesso a loro, non importa dove ti trovi.
Puoi anche organizzarli in base a vari filtri dalle priorità alle posizioni. Questo aiuta a trovare quello giusto in pochi secondi. Si può anche accedere ai documenti per condividerli con altri o collaborare a un documento con i colleghi.
E con Share+, puoi aggiungere un documento sotto forma di link condivisibile alle tue e-mail invece di caricare allegati.
Accedi alle copie precedenti
Le cose accadono. A volte elimini erroneamente un file e poi dovrai fare tutto ripetutamente. In Microsoft 365, tuttavia, puoi recuperare le copie salvate in precedenza in SharePoint o OneDrive. Hai fino a 25 documenti da ripristinare, se necessario.
Aumenta la produttività con i modelli
Con lo strumento Templafy, puoi creare e condividere tutti i tipi di modelli per documenti e presentazioni. Questo è vantaggioso anche per le aziende e per i singoli imprenditori. Invece di disegnare qualcosa da zero, puoi semplicemente accedere ai tuoi modelli e risparmiare tempo.
Funziona con tutte le altre applicazioni Microsoft e offre formattazione e branding coerenti.
Altre funzioni utili
- Smart Lookup ti consente di conoscere tutto ciò di cui stai scrivendo. Con un clic, otterrai un risultato di ricerca Bing per qualsiasi parola o frase chiave di cui sei curioso;
- Puoi collaborare e diventare co-autori di documenti Word salvati in OneDrive o SharePoint;
- Si possono usare varie scorciatoie da tastiera per essere più efficienti;
- Puoi anche firmare tutti i tuoi documenti con un'app DocuSign;
- Aggiungi persone a gruppi specifici per una facile comunicazione.
In sintesi
Microsoft 365 è una potente suite che ha molte funzionalità che molti professionisti non conoscono. Con un approccio consapevole, puoi organizzare il tuo lavoro in modo molto più efficiente.
Fonte immagine in primo piano: https://unsplash.com/photos/mbLr6NEatMI
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